Hvorfor er tidsregistrering svært i et revisionsfirma?
Arbejdet kommer i mange små bidder for mange kunder. Et moms-spørgsmål på telefonen, en mail om årsregnskabet, en rettelse til en sag der egentlig var ‘færdig’. Hver opgave tager få minutter – og netop de minutter bliver sjældent skrevet ned.
Arbejdsbyrden er også ujævn. Omkring deadlines for skat, årsafslutning og månedsluk er kalenderen fuld og timesedlen tom. Hvis du først ser tilbage fredag, gætter du – og gæt er næsten altid lavere end det reelle tidsforbrug.
Spørgsmålet er sjældent om du registrerer tid, men om de korte råd undervejs også kommer med. Det er ofte forskellen på en opgave der betaler sig, og en der ikke gør.
Hvad skal hver registrering indeholde?
Hold hver linje enkel, så det også fungerer i travle uger. En god registrering svarer på fire spørgsmål: for hvem, til hvad, hvor længe og hvad præcist.
- Kunde. Altid – også ved et fem-minutters spørgsmål.
- Opgave (projekt). Årsregnskab 2025, momsangivelse, løn, rådgivning. Senere kan du se pr. opgave hvor tiden gik.
- Aktivitet. En kort fast liste: behandling, opstilling, gennemgang, rådgivning, møder, internt.
- Varighed. Den faktiske tid, ikke rundet op til en time.
- Beskrivelse. Én linje kunden kan læse, fx ‘besvaret spørgsmål om firmabil’.
Hvordan strukturerer du kunder, opgaver og aktiviteter?
Opret et projekt pr. tilbagevendende opgave eller pr. år for hver kunde. Et projekt pr. år (‘Årsregnskab 2025’) gør det let at sammenligne år. Saml ad hoc-spørgsmål i ét ‘Rådgivning’-projekt pr. kunde, så de ikke forsvinder i mængden.
Brug aktiviteter til typen af arbejde, ikke til kunden. Fem til otte aktiviteter er nok. For mange valg gør det langsomt at registrere og svært at læse rapporter.
| Niveau | Eksempel | Bruges til |
|---|---|---|
| Kunde | De Vries Bageri ApS | Fakturering og overblik pr. kunde |
| Projekt | Årsregnskab 2025, Moms 2026, Rådgivning | Budget og timer pr. opgave |
| Aktivitet | Opstilling, Gennemgang, Rådgivning, Internt | Sats og fakturerbar/ikke-fakturerbar |
Fast pris eller timepris: hvad betyder det for dine timer?
Mange firmaer tager fast pris for årsregnskab eller bogføring og timepris for rådgivning og ekstraarbejde. På fastpris-opgaver registrerer du stadig timerne, men de bliver ikke til fakturalinjer. Du bruger dem til at se om prisen stadig passer.
Ved timefakturering går timerne direkte på fakturaen. Det svære er grænsen: hvornår er et spørgsmål dækket af fast pris, og hvornår er det ekstraarbejde? Aftal det med kunden på forhånd i opgaveaftalen, og registrér ekstraarbejde på en særskilt fakturerbar aktivitet. Mere om det i Fakturerbare timer.
| Arbejdet | Model | Registrér timer som |
|---|---|---|
| Årsregnskab, bogføring | Fast pris | Ikke-fakturerbar aktivitet, til efterkalkulation |
| Rådgivning, ekstraarbejde | Timepris | Fakturerbar aktivitet |
| Interne møder, kurser | Ingen | Eget firma som kunde, ikke-fakturerbar |
Godkendelse og fakturering ved månedslut
Lad en partner eller teamleder gennemgå timerne før de bliver til en faktura. Så fanger du manglende beskrivelser og timer på forkert kunde, før kunden gør.
En fast rutine hjælper – også i travle måneder. Hvordan du sætter selve godkendelsen op, står i Godkend timer.
- Medarbejderne færdiggør ugen, inkl. de korte råd.
- Godkenderen gennemgår hver uge og godkender – eller afviser med begrundelse.
- Du kører en rapport over godkendte timer, der endnu ikke er faktureret.
- Du laver kladde-fakturaer af dem, som du tjekker og sender fra dit regnskabsprogram.
Hvad skal du være opmærksom på?
De fleste problemer starter ikke ved faktureringen, men tidligere – når timerne registreres. Hold øje med:
- At vente til fredag. I travle uger bliver det fredag aften – og så gætter du. Registrér dagligt. En tidslinje fanger arbejde på computeren og møder i kalenderen; et telefonopkald logger du selv, lige efter det slutter.
- En opsamlingskunde ‘Diverse’. Alt der ender der, kan hverken faktureres eller analyseres.
- Beskrivelser kun du forstår. ‘Diverse arbejde’ siger ikke kunden noget og giver spørgsmål til fakturaen.
- Specifikation af honorar. Følg din brancheforenings regler og det aftalte i opgavebrevet om, hvad en faktura skal vise.
Sådan gør Half5
I Half5 opretter du kunder med et projekt pr. opgave, hver med egen timepris og evt. budget i timer. Aktiviteter sættes til ‘Fakturerbar’ eller ‘Ikke-fakturerbar’ og kan have egen timepris. Timer på fastpris-opgaver føres på en ikke-fakturerbar aktivitet: de tæller i rapporter, men bliver aldrig til en fakturalinje.
Half5 holder styr på din dag på din egen enhed (programmer og vinduer via desktop-appen, møder fra din Google- eller Outlook-kalender) og foreslår ‘Forslag’ under ‘Mangler at registrere’. Programmer og vinduer er ende-til-ende-krypteret på dine egne enheder, kun du ser dine kalenderaftaler, og telefonopkald logger du selv. Firmaet ser kun de timer du registrerer.
Med ‘Godkend timer før fakturering’ slået til, godkender en admin eller afdelingsleder timerne først. Derefter bruger du ‘Opret kladde-faktura fra rapport’. Moneybird, WeFact og Exact Online får en kladde-faktura. Med e-Boekhouden tjekker du kladden i Half5, og ‘Færdiggør’ opretter den nummererede faktura i e-Boekhouden.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg også registrere timer for faste priser?
Ja. De kommer ikke på fakturaen, men uden dem kan du ikke se om prisen stadig passer. Registrér dem på en ikke-fakturerbar aktivitet.
Hvordan registrerer jeg et fem-minutters opkald?
Som en almindelig registrering på kunden og dens ‘Rådgivning’-projekt, med en kort beskrivelse. Gør det med det samme eller sidst på dagen – en uge senere husker du det ikke.
Hvor mange aktiviteter har et firma brug for?
Typisk fem til otte. Nok til at skille satser og fakturerbart arbejde, få nok til at vælge hurtigt.
Hvem godkender timer i et lille firma?
Ofte ejeren eller en partner. Hvis der kun er én godkender, så aftal hvem der tjekker deres timer – eller accepter at de tjekker sig selv.
Bør vi også registrere interne timer?
Ja, det kan betale sig. Tilføj dit eget firma som kunde og registrér internt arbejde på en ikke-fakturerbar aktivitet, så du kan se hvor meget tid der ikke går til kunder.
