Zašto je evidencija sati izazovna u računovodstvu?
Posao dolazi u mnogo malih dijelova za puno klijenata. Pitanje o PDV-u telefonom, e-mail o godišnjem obračunu, ispravak već ‘završene’ dokumentacije. Svaki dio traje nekoliko minuta, a upravo se ti minuti najčešće ne zabilježe.
Opterećenje nije ravnomjerno. Oko poreznih rokova, godišnjih obračuna i završetka mjeseca ili kvartala, kalendar je pun, a evidencija prazna. Ako sate upisujete tek u petak, procjenjujete, a procjene su gotovo uvijek niže od stvarnog utroška.
Pitanje nije vodite li sate, nego jesu li unutra i kratka savjetovanja između. To je često razlika između isplativog i neisplativog angažmana.
Što treba sadržavati svaki unos?
Neka svaki redak bude jednostavan, kako bi funkcionirao i u najzaposlenijem tjednu. Dobar unos odgovara na četiri pitanja: za koga, za što, koliko dugo i što točno.
- Klijent. Uvijek, čak i za pitanje od pet minuta.
- Angažman (projekt). Godišnji obračun 2025., PDV prijave, obračun plaća, savjetovanja. Kasnije možete vidjeti po angažmanu gdje je otišlo vrijeme.
- Aktivnost. Kratki fiksni popis: obrada, sastavljanje, pregled, savjetovanje, sastanci, interno.
- Trajanje. Stvarno vrijeme, bez zaokruživanja na sat.
- Opis. Jedan redak koji klijent može pročitati, primjerice ‘odgovor na pitanje o korištenju službenog vozila’.
Kako strukturirati klijente, angažmane i aktivnosti?
Za svakog klijenta otvorite projekt za svaki ponavljajući angažman ili za svaku godinu. Projekt po godini (‘Godišnji obračun 2025.’) olakšava usporedbu godina. Povremena pitanja grupirajte u jedan projekt ‘Savjetovanja’ po klijentu, kako se ne bi izgubila među ostalim poslovima.
Aktivnosti koristite za vrstu posla, ne za klijenta. Pet do osam aktivnosti je dovoljno. Previše izbora usporava unos i otežava izvještaje.
| Razina | Primjer | Koristi se za |
|---|---|---|
| Klijent | De Vries Pekara d.o.o. | Fakturiranje i pregled po klijentu |
| Projekt | Godišnji obračun 2025., PDV 2026., Savjetovanja | Budžet i sati po angažmanu |
| Aktivnost | Sastavljanje, Pregled, Savjetovanje, Interno | Cijena i obračunljivost |
Fiksna naknada ili satnica: što to znači za vaše sate?
Mnogi uredi naplaćuju godišnje obračune ili knjigovodstvo po fiksnoj naknadi, a savjetovanja i dodatni rad po satu. I na poslovima s fiksnom naknadom bilježite sate, ali oni ne ulaze u fakturu. Služe vam da provjerite isplativost naknade.
Kod satnice sati idu izravno na fakturu. Granica je često nejasna: kada je pitanje uključeno u fiksnu naknadu, a kada je dodatni rad? Dogovorite to unaprijed s klijentom u ugovoru o suradnji, a dodatni rad vodite kao posebnu obračunljivu aktivnost. Više o toj razlici u Obračunljivi sati.
| Posao | Model | Evidentirati kao |
|---|---|---|
| Godišnji obračun, knjigovodstvo | Fiksna naknada | Neobračunljiva aktivnost, za naknadnu analizu |
| Savjetovanja, dodatni rad | Satnica | Obračunljiva aktivnost |
| Interni sastanci, edukacije | Nema | Vlastita firma kao klijent, neobračunljivo |
Odobravanje i fakturiranje na kraju mjeseca
Neka partner ili voditelj tima pregleda sate prije nego što uđu u fakturu. Tako ćete na vrijeme uočiti nedostajuće opise i sate na pogrešnom klijentu – prije nego što to vidi klijent.
Fiksna rutina pomaže, čak i u najzaposlenijim mjesecima. Kako postaviti samo odobravanje opisano je u Odobravanje sati.
- Zaposlenici dovršavaju tjedan, uključujući kratka savjetovanja.
- Odobravatelj pregledava svaki tjedan i odobrava ili odbija uz obrazloženje.
- Izvlačite izvještaj o odobrenim, a još nefakturiranim satima.
- Od toga izrađujete nacrte faktura, koje provjeravate i šaljete iz računovodstvenog softvera.
Na što treba paziti?
Većina problema ne nastaje kod fakturiranja, nego ranije – kod bilježenja sati. Obratite pažnju na sljedeće:
- Ostavljanje za petak. U udarnim tjednima to postaje petak navečer, a tada procjenjujete. Bilježite svaki dan. Vremenska crta hvata rad na računalu i sastanke iz kalendara; telefonski poziv zabilježite odmah nakon završetka.
- Zbirni klijent ‘Ostalo’. Sve što završi tamo ne može se fakturirati ni analizirati.
- Opisi koje razumijete samo vi. ‘Ostali poslovi’ klijentu ništa ne govore i izazivaju dodatna pitanja oko fakture.
- Specifikacije naknade. Pridržavajte se pravila strukovne organizacije i uvjeta iz ugovora o suradnji o tome što faktura mora sadržavati.
Kako Half5 to radi
U Half5 kreirate klijente s projektom za svaki angažman, svaki s vlastitom satnicom i opcionalnim budžetom u satima. Aktivnosti postavljate kao ‘Obračunljive’ ili ‘Neobračunljive’ i svaka može imati svoju cijenu po satu. Tako sati na poslovima s fiksnom naknadom idu na neobračunljivu aktivnost: ulaze u izvještaje, ali nikad ne postaju stavka na fakturi.
Half5 prati vaš radni dan na vašem uređaju (programe i prozore putem desktop aplikacije, sastanke iz povezanog Google ili Outlook kalendara) i priprema ‘Prijedloge’ pod ‘Još za evidentirati’. Programi i prozori ostaju potpuno šifrirani na vašim uređajima, samo vi vidite svoje sastanke iz kalendara, a telefonske pozive bilježite sami. Ured vidi samo sate koje evidentirate.
Kad uključite ‘Odobri sate prije fakturiranja’, administrator ili voditelj odjela prvo odobrava sate. Zatim koristite ‘Izradi nacrte faktura iz izvještaja’. Moneybird, WeFact i Exact Online dobivaju nacrt fakture. S e-Boekhouden nacrt provjeravate u Half5, a ‘Finaliziraj’ kreira numeriranu fakturu u e-Boekhouden.
Često postavljana pitanja
Trebam li voditi sate i za klijente s fiksnom naknadom?
Da. Ne ulaze u fakturu, ali bez njih ne možete znati isplati li se naknada. Bilježite ih na neobračunljivu aktivnost.
Kako zabilježiti telefonski poziv od pet minuta?
Kao redovan unos na klijentu i njegovom projektu ‘Savjetovanja’, s kratkim opisom. Zabilježite odmah ili na kraju dana; tjedan kasnije nećete se sjetiti.
Koliko aktivnosti treba ured?
Obično pet do osam. Dovoljno za razdvojiti cijene i obračunljive poslove, a malo da se brzo bira.
Tko odobrava sate u malom uredu?
Često vlasnik ili partner. Ako je samo jedan odobravatelj, dogovorite tko provjerava njihove sate ili prihvatite da ih sami kontroliraju.
Treba li voditi i interne sate?
Da, isplati se. Dodajte vlastitu firmu kao klijenta i interne poslove bilježite na neobračunljivu aktivnost, kako biste vidjeli koliko vremena ne ide na klijente.
