Prečo je evidencia času v účtovnej firme náročná?
Práca prichádza v mnohých malých úlohách pre veľa klientov. Otázka k DPH po telefóne, e-mail k ročnej závierke, oprava v už uzavretom spise. Každá úloha zaberie pár minút – a práve tie sa najčastejšie nezapíšu.
Zaťaženie je navyše nerovnomerné. Okolo daňových termínov, uzávierok roka či mesiaca je kalendár plný, ale výkaz prázdny. Ak sa k zápisu dostanete až v piatok, len odhadujete – a odhady sú takmer vždy nižšie ako skutočnosť.
Otázka zvyčajne nie je, či čas evidujete, ale či tam máte aj krátke rady medzi tým. Práve tie často rozhodujú, či sa zákazka oplatí.
Čo by mal obsahovať každý zápis?
Každý riadok udržte jednoduchý, aby fungoval aj v rušnom týždni. Dobrý zápis odpovedá na štyri otázky: pre koho, na čo, ako dlho a čo presne.
- Klient. Vždy, aj pri päťminútovej otázke.
- Zákazka (projekt). Ročná závierka 2025, priznania k DPH, mzdy, poradenské otázky. Neskôr vidíte, kam čas na jednotlivé zákazky išiel.
- Činnosť. Krátky pevný zoznam: spracovanie, zostavenie, kontrola, poradenstvo, stretnutia, interné.
- Trvanie. Skutočný čas, nezaokrúhľujte na hodiny.
- Popis. Jedna veta, ktorú môže čítať aj klient, napríklad „odpoveď na otázku k firemnému autu“.
Ako štruktúrovať klientov, zákazky a činnosti?
Pre každého klienta vytvorte projekt na každú opakovanú zákazku alebo na každý rok. Projekt po rokoch („Ročná závierka 2025“) uľahčí porovnávanie rokov. Jednorazové otázky zaraďte do samostatného projektu „Poradenstvo“ pre každého klienta, aby sa nestratili medzi ostatnými.
Činnosti používajte podľa typu práce, nie podľa klienta. Päť až osem činností stačí. Príliš veľa možností spomaľuje zápis a komplikuje prehľady.
| Úroveň | Príklad | Použitie |
|---|---|---|
| Klient | De Vries Bakery s.r.o. | Fakturácia a prehľad podľa klienta |
| Projekt | Ročná závierka 2025, DPH 2026, Poradenstvo | Rozpočet a hodiny na zákazku |
| Činnosť | Zostavenie, Kontrola, Poradenstvo, Interné | Sadzba a fakturovateľnosť |
Fixný poplatok alebo hodinová sadzba: čo to znamená pre vaše hodiny?
Mnohé firmy účtujú za ročné závierky alebo účtovníctvo fixný poplatok a za poradenstvo či nadprácu hodinovú sadzbu. Pri práci za fixný poplatok si hodiny zapisujete, ale nejdú na faktúru. Slúžia na kontrolu, či sa poplatok stále oplatí.
Pri hodinovej fakturácii idú hodiny priamo na faktúru. Zložité je určiť hranicu: kedy je otázka ešte v rámci fixného poplatku a kedy už ide o nadprácu? Dohodnite si to s klientom v zmluve a nadprácu evidujte na samostatnú fakturovateľnú činnosť. Viac o tomto rozlíšení v Fakturovateľné hodiny.
| Práca | Model | Evidovať ako |
|---|---|---|
| Ročné závierky, účtovníctvo | Fixný poplatok | Nefakturovateľná činnosť, na vyhodnotenie |
| Poradenstvo, nadpráca | Hodinová sadzba | Fakturovateľná činnosť |
| Interné stretnutia, školenia | Žiadny | Vlastná firma ako klient, nefakturovateľné |
Schvaľovanie a fakturácia na konci mesiaca
Nechajte hodiny pred fakturáciou skontrolovať partnerom alebo vedúcim tímu. Tak zachytíte chýbajúce popisy či hodiny na nesprávnom klientovi skôr, než ich uvidí klient.
Pomáha pevná rutina, aj v rušných mesiacoch. Ako nastaviť samotné schvaľovanie, nájdete v Schvaľovanie hodín.
- Zamestnanci doplnia svoj týždeň, vrátane krátkeho poradenstva.
- Schvaľovateľ každý týždeň skontroluje a schváli, alebo zamietne s dôvodom.
- Vygenerujete prehľad schválených, ešte nefakturovaných hodín.
- Z týchto údajov pripravíte návrhy faktúr, ktoré skontrolujete a odošlete z účtovného softvéru.
Na čo si dať pozor?
Väčšina problémov nevzniká pri fakturácii, ale už pri zápise času. Dajte pozor na tieto situácie:
- Zápis až v piatok. V rušných týždňoch sa to posunie na piatkový večer a potom už len odhadujete. Zapisujte denne. Časová os zachytí prácu na počítači a stretnutia z kalendára; telefonát si zapíšte hneď po skončení.
- Univerzálny klient „Rôzne“. Čokoľvek, čo skončí tu, už nikdy nevyfakturujete ani nevyhodnotíte.
- Popisy, ktorým rozumiete len vy. „Rôzna práca“ klientovi nič nepovie a vedie k otázkam k faktúre.
- Špecifikácia poplatkov. Dodržujte pravidlá profesijnej komory a podmienky v zmluve, čo musí faktúra obsahovať.
Ako to Half5 rieši
V Half5 vytvoríte klientov s projektom na každú zákazku, každý s vlastnou hodinovou sadzbou a voliteľným rozpočtom v hodinách. Činnosti nastavíte ako „Fakturovateľné“ alebo „Nefakturovateľné“ a každá môže mať vlastnú sadzbu. Hodiny na prácach za fixný poplatok teda zapisujete na ne-fakturovateľnú činnosť: objavia sa v prehľadoch, ale nikdy nie na faktúre.
Half5 sleduje váš deň na vašom zariadení (programy a okná cez desktopovú aplikáciu, stretnutia z prepojeného Google alebo Outlook kalendára) a pripravuje „Návrhy“ pod „Ešte nezapísané“. Programy a okná zostávajú end-to-end šifrované len na vašich zariadeniach, kalendár vidíte len vy a telefonáty si zapisujete sami. Firma vidí len hodiny, ktoré zaevidujete.
So zapnutou funkciou „Schvaľovať hodiny pred fakturáciou“ najprv hodiny schváli administrátor alebo vedúci oddelenia. Potom použijete „Vytvoriť návrhy faktúr z prehľadu“. Moneybird, WeFact a Exact Online dostanú návrh faktúry. Pri e-Boekhouden skontrolujete návrh v Half5 a „Uzavrieť“ vytvorí očíslovanú faktúru v e-Boekhouden.
Často kladené otázky
Mám zapisovať hodiny aj pri klientoch s fixným poplatkom?
Áno. Nejdú na faktúru, ale bez nich neviete, či sa poplatok stále oplatí. Zapisujte ich na ne-fakturovateľnú činnosť.
Ako zapíšem päťminútový telefonát?
Ako bežný zápis na klienta a jeho projekt „Poradenstvo“, s krátkym popisom. Urobte to hneď alebo na konci dňa; o týždeň si už nespomeniete.
Koľko činností firma potrebuje?
Zvyčajne päť až osem. Stačí na rozlíšenie sadzieb a fakturovateľnosti, ale stále si vyberiete rýchlo.
Kto schvaľuje hodiny v malej firme?
Často majiteľ alebo partner. Ak je len jeden schvaľovateľ, dohodnite sa, kto kontroluje jeho hodiny, alebo akceptujte, že si ich kontroluje sám.
Máme evidovať aj interné hodiny?
Áno, oplatí sa to. Pridajte si vlastnú firmu ako klienta a internú prácu zapisujte na ne-fakturovateľnú činnosť, aby ste videli, koľko času nejde na klientov.
