Porque é difícil registar tempo numa sociedade de contabilidade?
O trabalho chega em muitos pequenos pedidos para vários clientes. Uma questão de IVA ao telefone, um email sobre as contas anuais, uma correção num ficheiro já ‘concluído’. Cada tarefa ocupa poucos minutos, e são precisamente esses minutos que menos se registam.
A carga de trabalho também é irregular. Em alturas de entregas fiscais, fecho de contas anuais ou de mês/trimestre, a agenda enche-se e a folha de registo fica vazia. Se só registar à sexta-feira, vai estimar — e as estimativas quase sempre ficam abaixo do tempo real.
A questão raramente é se regista tempo, mas sim se o aconselhamento breve também está incluído. Muitas vezes, é isso que distingue um serviço rentável de outro que não o é.
O que deve conter cada registo?
Mantenha cada linha simples para funcionar mesmo em semanas intensas. Um bom registo responde a quatro perguntas: para quem, para quê, quanto tempo e o quê exatamente.
- Cliente. Sempre, mesmo para uma questão de cinco minutos.
- Serviço (projeto). Contas anuais 2025, declarações de IVA, salários, questões de consultoria. Depois pode analisar onde foi gasto o tempo em cada serviço.
- Atividade. Uma lista curta e fixa: processamento, elaboração, revisão, consultoria, reuniões, interno.
- Duração. O tempo real, sem arredondar para a hora.
- Descrição. Uma linha que o cliente possa ler, como ‘resposta a questão sobre benefício de viatura da empresa’.
Como estruturar clientes, serviços e atividades?
Crie um projeto por serviço recorrente ou por ano para cada cliente. Um projeto por ano (‘Contas anuais 2025’) facilita a comparação entre anos. Agrupe questões pontuais num projeto ‘Consultoria’ por cliente, para não se perderem no meio dos restantes.
Use as atividades para o tipo de trabalho, não para o cliente. Cinco a oito atividades chegam. Demasiada escolha torna o registo lento e os relatórios difíceis de ler.
| Nível | Exemplo | Utilização |
|---|---|---|
| Cliente | De Vries Bakery Ltd | Faturação e análise por cliente |
| Projeto | Contas anuais 2025, IVA 2026, Consultoria | Orçamento e horas por serviço |
| Atividade | Elaboração, Revisão, Consultoria, Interno | Tarifa e faturável ou não |
Honorário fixo ou à hora: o que muda no registo de horas?
Muitas sociedades cobram um valor fixo por contas anuais ou contabilidade e um valor à hora para consultoria e trabalho extra. No trabalho a honorário fixo, regista as horas na mesma, mas não entram na fatura. Servem para avaliar se o valor acordado continua adequado.
No trabalho à hora, as horas registadas vão diretamente para a fatura. O desafio está na fronteira: quando é que uma questão está incluída no honorário fixo e quando é trabalho extra? Combine isso com o cliente logo na carta de compromisso e registe o trabalho extra numa atividade faturável própria. Mais sobre esta distinção em Horas faturáveis.
| Trabalho | Modelo | Registar horas como |
|---|---|---|
| Contas anuais, contabilidade | Honorário fixo | Atividade não faturável, para controlo posterior |
| Consultoria, trabalho extra | À hora | Atividade faturável |
| Reuniões internas, formação | Nenhum | Própria empresa como cliente, não faturável |
Aprovação e faturação no fecho do mês
Peça a um sócio ou responsável de equipa para rever as horas antes de seguirem para faturação. Assim deteta descrições em falta ou horas registadas no cliente errado antes que o cliente o faça.
Uma rotina fixa ajuda, mesmo nos meses mais intensos. Como configurar a aprovação está em Aprovação de horas.
- A equipa completa a semana, incluindo o aconselhamento breve.
- O aprovador revê cada semana e aprova, ou recusa com justificação.
- Gera um relatório das horas aprovadas ainda não faturadas.
- Transforma isso em faturas provisórias, que revê e envia a partir do software de faturação.
A que deve estar atento?
A maioria dos problemas não começa na faturação, mas sim no registo de tempo. Esteja atento a:
- Deixar para sexta-feira. Em semanas intensas, isso passa para sexta à noite e acaba por estimar. Registe diariamente. Uma linha cronológica capta o trabalho no computador e reuniões do calendário; chamadas telefónicas regista logo após terminar.
- Cliente genérico ‘Diversos’. Tudo o que fica aqui nunca será faturado ou analisado.
- Descrições só para si. ‘Trabalho diverso’ não diz nada ao cliente e gera dúvidas na fatura.
- Especificações de honorários. Siga as regras da sua ordem profissional e o que ficou definido na carta de compromisso sobre o que a fatura deve mostrar.
Como a Half5 faz
No Half5 cria clientes com um projeto por serviço, cada um com a sua tarifa horária e orçamento opcional em horas. As atividades podem ser ‘Faturável’ ou ‘Não faturável’ e ter tarifa própria. Assim, as horas de trabalho a honorário fixo vão numa atividade não faturável: contam nos relatórios mas nunca entram na fatura.
O Half5 regista o seu dia no seu próprio dispositivo (programas e janelas via app desktop, reuniões do Google ou Outlook calendar ligado) e prepara ‘Sugestões’ em ‘Por registar’. Os programas e janelas ficam cifrados de ponta a ponta nos seus dispositivos, só vê as suas reuniões de calendário, e as chamadas telefónicas regista manualmente. A sociedade só vê as horas que regista.
Com ‘Aprovar horas antes de faturar’ ativo, um administrador ou responsável de departamento aprova as horas primeiro. Depois usa ‘Criar faturas provisórias a partir do relatório’. O Moneybird, WeFact e Exact Online recebem uma fatura provisória. No e-Boekhouden revê o rascunho no Half5 e ‘Finalizar’ cria a fatura numerada no e-Boekhouden.
Perguntas frequentes
Devo registar horas também para clientes com honorário fixo?
Sim. Não entram na fatura, mas sem elas não sabe se o valor ainda é adequado. Registe numa atividade não faturável.
Como registo uma chamada telefónica de cinco minutos?
Como um registo normal no cliente e no projeto ‘Consultoria’, com uma descrição breve. Faça logo ou no final do dia; uma semana depois já não se lembrará.
Quantas atividades precisa uma sociedade?
Normalmente cinco a oito. Suficiente para separar tarifas e trabalho faturável, mas poucas para escolher rapidamente.
Quem aprova horas numa sociedade pequena?
Geralmente o proprietário ou um sócio. Se só houver um aprovador, definam quem revê as horas dele, ou aceitem que as verifica ele próprio.
Devemos registar também horas internas?
Sim, compensa. Adicione a sua própria empresa como cliente e registe trabalho interno numa atividade não faturável, para ver quanto tempo não é alocado a clientes.
