Proč je evidence práce v účetní firmě složitá?
Práce přichází po malých částech od mnoha klientů. Dotaz na DPH po telefonu, e-mail k účetní závěrce, oprava v již uzavřeném spisu. Každá část zabere pár minut – a právě tyto minuty se nejčastěji nezapíšou.
Zátěž je navíc nerovnoměrná. Kolem daňových termínů, účetních závěrek a uzávěrek měsíců nebo čtvrtletí je kalendář plný, ale výkaz prázdný. Když se ohlédnete až v pátek, jen odhadujete – a odhady jsou téměř vždy nižší než skutečnost.
Otázka většinou není, zda evidujete čas, ale zda tam jsou i krátká poradenství mezi tím. Právě to často rozhoduje, jestli je zakázka zisková.
Co má obsahovat každý záznam?
Každý řádek udržte jednoduchý, aby fungoval i v náročném týdnu. Správný záznam odpoví na čtyři otázky: pro koho, na co, jak dlouho a co přesně.
- Klient. Vždy, i u pětiminutového dotazu.
- Zakázka (projekt). Účetní závěrka 2025, přiznání k DPH, mzdy, poradenství. Později uvidíte, kam šel čas v rámci každé zakázky.
- Činnost. Krátký pevný seznam: zpracování, sestavení, kontrola, poradenství, schůzky, interní.
- Doba trvání. Skutečný čas, nezaokrouhlovat na hodiny.
- Popis. Jedna věta, kterou může číst i klient, například „zodpovězení dotazu k firemnímu autu“.
Jak strukturovat klienty, zakázky a činnosti?
Pro každého klienta založte projekt na opakující se zakázku nebo na každý rok zvlášť. Projekt po letech („Účetní závěrka 2025“) umožní snadné srovnání let. Jednorázové dotazy spojte do jednoho projektu „Poradenství“ u každého klienta, aby nezapadly mezi ostatními.
Činnosti používejte podle typu práce, ne podle klienta. Pět až osm činností stačí. Příliš mnoho voleb zpomaluje zápis a ztěžuje přehled ve výstupech.
| Úroveň | Příklad | Použití |
|---|---|---|
| Klient | De Vries Bakery s.r.o. | Fakturace a přehled po klientech |
| Projekt | Účetní závěrka 2025, DPH 2026, Poradenství | Rozpočet a hodiny na zakázku |
| Činnost | Sestavení, Kontrola, Poradenství, Interní | Sazba a fakturovatelnost |
Fixní odměna nebo hodinovka: co to znamená pro evidenci hodin?
Mnoho firem účtuje za účetní závěrku nebo vedení účetnictví fixní odměnu a za poradenství či nadstandard hodinovou sazbu. I u fixních odměn evidujte hodiny, ale ty se nepromítnou do faktury. Slouží k ověření, zda je odměna stále přiměřená.
U hodinové sazby jdou hodiny přímo do fakturace. Složitější je hranice: kdy je dotaz ještě v rámci fixní odměny a kdy už jde o extra práci? Dohodněte si to s klientem předem ve smlouvě o zakázce a extra práci evidujte na samostatné fakturovatelné činnosti. Více k tomu v Fakturovatelné hodiny.
| Práce | Model | Evidovat jako |
|---|---|---|
| Účetní závěrky, vedení účetnictví | Fixní odměna | Nefakturovatelná činnost, pro zpětnou kontrolu |
| Poradenství, nadstandard | Hodinová sazba | Fakturovatelná činnost |
| Interní schůzky, školení | Žádný | Vlastní firma jako klient, nefakturovatelné |
Schvalování a fakturace na konci měsíce
Nechte hodiny před fakturací zkontrolovat partnerem nebo vedoucím týmu. Díky tomu zachytíte chybějící popisy nebo špatně přiřazené hodiny dříve, než je uvidí klient.
Pomáhá pevná rutina, i v náročných měsících. Jak nastavit samotné schvalování, najdete v Schvalování hodin.
- Zaměstnanci uzavřou svůj týden včetně krátkých poradenství.
- Schvalovatel zkontroluje každý týden a schválí, nebo zamítne s odůvodněním.
- Vytvoříte přehled schválených, dosud nefakturovaných hodin.
- Z těchto hodin připravíte návrhy faktur, které zkontrolujete a odešlete z účetního systému.
Na co si dát pozor?
Většina problémů nevzniká až při fakturaci, ale už při zápisu hodin. Sledujte zejména:
- Zápis až v pátek. V náročných týdnech se to posune na páteční večer a pak už jen odhadujete. Zapisujte denně. Časová osa zachytí práci na počítači i schůzky v kalendáři; telefonát si zapište hned po skončení.
- Univerzální klient „Různé“. Co skončí zde, nikdy už nefakturujete ani nevyhodnotíte.
- Popisy, kterým rozumíte jen vy. „Různá práce“ klientovi nic neřekne a vede k dotazům na fakturu.
- Specifikace odměn. Dodržujte pravidla profesní komory a podmínky ve smlouvě o zakázce, co musí faktura obsahovat.
Jak to Half5 řeší
V Half5 vytvoříte klienty s projektem pro každou zakázku, každý s vlastní hodinovou sazbou a volitelným rozpočtem v hodinách. Činnosti nastavíte jako „Fakturovatelné“ nebo „Nefakturovatelné“ a každá může mít vlastní sazbu. Hodiny na fixní odměny tedy zapisujete na nefakturovatelnou činnost: objeví se ve výstupech, ale nikdy se nestanou položkou faktury.
Half5 sleduje váš den na vašem zařízení (programy a okna přes desktopovou aplikaci, schůzky z propojeného Google nebo Outlook kalendáře) a připravuje „Návrhy“ pod „Ještě k zapsání“. Programy a okna zůstávají end-to-end šifrované pouze na vašich zařízeních, schůzky v kalendáři vidíte jen vy a telefonáty si zapisujete sami. Firma vidí jen hodiny, které sami zaevidujete.
S funkcí „Schvalovat hodiny před fakturací“ nejprve hodiny schvaluje administrátor nebo vedoucí oddělení. Poté použijete „Vytvořit návrhy faktur z výstupu“. Moneybird, WeFact a Exact Online dostanou návrh faktury. U e-Boekhouden zkontrolujete návrh v Half5 a „Uzavřít“ vytvoří očíslovanou fakturu v e-Boekhouden.
Často kladené dotazy
Mám evidovat hodiny i u klientů s fixní odměnou?
Ano. Na fakturu se nedostanou, ale bez nich nepoznáte, zda je odměna stále přiměřená. Zapisujte je na nefakturovatelnou činnost.
Jak zapsat pětiminutový telefonát?
Jako běžný záznam na klienta a jeho projekt „Poradenství“, s krátkým popisem. Zapište hned nebo na konci dne; za týden už si nevzpomenete.
Kolik činností firma potřebuje?
Obvykle pět až osm. Stačí na rozlišení sazeb a fakturovatelnosti, ale stále se vybírají rychle.
Kdo schvaluje hodiny v malé firmě?
Často majitel nebo partner. Pokud je schvalovatel jen jeden, dohodněte se, kdo kontroluje jeho hodiny, nebo akceptujte, že si je schvaluje sám.
Máme evidovat i interní hodiny?
Ano, vyplatí se to. Přidejte vlastní firmu jako klienta a interní práci evidujte na nefakturovatelnou činnost, abyste viděli, kolik času nejde na klienty.
