¿Por qué es difícil registrar horas en una asesoría contable?
El trabajo llega en muchas tareas pequeñas para muchos clientes. Una consulta de IVA por teléfono, un email sobre las cuentas anuales, una corrección en un expediente ya ‘cerrado’. Cada cosa lleva unos minutos, y justo esos minutos suelen ser los que menos se apuntan.
La carga de trabajo tampoco es regular. En plazos fiscales, cierres de año o de mes, la agenda está llena y la hoja de horas vacía. Si solo revisas el viernes, acabas estimando, y casi siempre apuntas menos de lo que realmente has hecho.
La cuestión no suele ser si apuntas las horas, sino si los asesoramientos breves también están incluidos. Muchas veces, ahí está la diferencia entre un encargo rentable y uno que no lo es.
¿Qué debe incluir cada registro?
Haz cada línea sencilla para que funcione incluso en semanas de mucho trabajo. Un buen registro responde a cuatro preguntas: para quién, para qué, cuánto tiempo y qué exactamente.
- Cliente. Siempre, aunque sea una consulta de cinco minutos.
- Encargo (proyecto). Cuentas anuales 2025, declaraciones de IVA, nóminas, consultas de asesoría. Así luego puedes ver en qué se fue el tiempo por encargo.
- Actividad. Una lista corta y fija: procesamiento, elaboración, revisión, asesoramiento, reuniones, interno.
- Duración. El tiempo real, sin redondear a la hora.
- Descripción. Una línea que el cliente pueda leer, como ‘resuelta consulta sobre retribución en especie de coche de empresa’.
¿Cómo organizar clientes, encargos y actividades?
Crea un proyecto por encargo recurrente o por año para cada cliente. Un proyecto por año (‘Cuentas anuales 2025’) facilita comparar ejercicios. Agrupa las consultas puntuales en un proyecto ‘Asesoramiento’ por cliente, así no se pierden entre el resto.
Usa las actividades para el tipo de trabajo, no para el cliente. Con cinco a ocho actividades es suficiente. Si hay demasiadas opciones, registrar es lento y los informes se complican.
| Nivel | Ejemplo | ¿Para qué se usa? |
|---|---|---|
| Cliente | De Vries Bakery Ltd | Facturación y control por cliente |
| Proyecto | Cuentas anuales 2025, IVA 2026, Asesoramiento | Presupuesto y horas por encargo |
| Actividad | Elaboración, Revisión, Asesoramiento, Interno | Tarifa y si es facturable o no |
Honorario fijo u horas: ¿cómo afecta a tus registros?
Muchas asesorías cobran un precio fijo por cuentas anuales o contabilidad y una tarifa por hora para asesoramiento y extras. En los trabajos con tarifa fija también apuntas las horas, pero no se facturan. Sirven para comprobar si el precio sigue siendo adecuado.
En los trabajos por horas, las horas van directas a la factura. Lo complicado es el límite: ¿cuándo una consulta entra en el fijo y cuándo es extra? Acuerda eso con el cliente en la carta de encargo, y registra los extras en una actividad facturable aparte. Más sobre esa diferencia en Horas facturables.
| Trabajo | Modelo | Registrar horas como |
|---|---|---|
| Cuentas anuales, contabilidad | Honorario fijo | Actividad no facturable, para control interno |
| Consultas, trabajos extra | Por horas | Actividad facturable |
| Reuniones internas, formación | Ninguno | Tu propia empresa como cliente, no facturable |
Aprobación y facturación a fin de mes
Haz que un socio o responsable revise las horas antes de que lleguen a la factura. Así detectas descripciones incompletas o horas en el cliente equivocado antes de que lo vea el cliente.
Una rutina fija ayuda, incluso en meses de mucho trabajo. Cómo configurar la aprobación lo tienes en Aprobación de horas.
- El equipo completa su semana, incluyendo los asesoramientos breves.
- La persona que aprueba revisa cada semana y aprueba, o rechaza indicando el motivo.
- Sacas un informe de horas aprobadas que aún no se han facturado.
- Eso lo conviertes en borradores de factura, que revisas y envías desde tu programa de contabilidad.
¿En qué debes fijarte?
La mayoría de problemas no aparecen al facturar, sino antes, al registrar el tiempo. Vigila estos puntos:
- Dejarlo para el viernes. En semanas de mucho trabajo, eso se convierte en viernes por la noche, y acabas estimando. Registra cada día. Una línea de tiempo recoge el trabajo en tu ordenador y las reuniones del calendario; una llamada la apuntas tú mismo, justo al terminar.
- Un cliente cajón de sastre ‘Varios’. Todo lo que va ahí nunca se podrá facturar ni analizar.
- Descripciones solo para ti. ‘Trabajo varios’ no le dice nada al cliente y genera dudas en la factura.
- Especificaciones de honorarios. Sigue las normas de tu colegio profesional y lo pactado en la carta de encargo sobre lo que debe mostrar la factura.
Así lo hace Half5
En Half5 creas clientes con un proyecto por encargo, cada uno con su tarifa y presupuesto opcional en horas. Las actividades pueden ser ‘Facturable’ o ‘No facturable’ y tener su propia tarifa. Así, las horas de trabajos con tarifa fija van en una actividad no facturable: cuentan en los informes pero nunca se facturan.
Half5 registra tu jornada en tu propio dispositivo (programas y ventanas con la app de escritorio, reuniones desde tu calendario Google u Outlook conectado) y prepara ‘Sugerencias’ bajo ‘Pendiente de registrar’. Los programas y ventanas permanecen cifrados de extremo a extremo en tus dispositivos, solo tú ves tus reuniones de calendario, y las llamadas las apuntas tú. La empresa solo ve las horas que registras.
Con ‘Aprobar horas antes de facturar’ activado, un administrador o responsable de departamento revisa primero las horas. Luego usas ‘Crear borradores de factura desde informe’. Moneybird, WeFact y Exact Online reciben un borrador de factura. Con e-Boekhouden revisas el borrador en Half5 y ‘Finalizar’ crea la factura numerada en e-Boekhouden.
Preguntas frecuentes
¿Debo registrar horas también para clientes con tarifa fija?
Sí. No se facturan, pero sin ellas no puedes saber si el precio sigue siendo adecuado. Regístralas en una actividad no facturable.
¿Cómo registro una llamada de cinco minutos?
Como un registro normal en el cliente y su proyecto ‘Asesoramiento’, con una breve descripción. Hazlo en el momento o al final del día; una semana después no lo recordarás.
¿Cuántas actividades necesita una asesoría?
Normalmente entre cinco y ocho. Suficientes para separar tarifas y trabajos facturables, pero pocas para elegir rápido.
¿Quién aprueba las horas en una asesoría pequeña?
Suele ser el propietario o un socio. Si solo hay una persona que aprueba, acordad quién revisa sus horas, o asumid que se revisa a sí mismo.
¿Debemos registrar también las horas internas?
Sí, merece la pena. Añade tu propia empresa como cliente y apunta el trabajo interno en una actividad no facturable, así ves cuánto tiempo no va a clientes.
