Hvorfor er timeregistrering krevende på regnskapskontor?
Arbeidet kommer i mange små deler for mange kunder. Et mva-spørsmål på telefon, en e-post om årsregnskapet, en rettelse i en sak som egentlig var «ferdig». Hver del tar noen minutter, og det er nettopp de minuttene som oftest ikke blir ført.
Arbeidsmengden er også ujevn. Rundt frister for skatt, årsoppgjør og måneds- eller kvartalsavslutning er kalenderen full, men timelisten tom. Ser du bare tilbake på fredag, blir det anslag – og anslag er nesten alltid lavere enn det som faktisk ble gjort.
Spørsmålet er sjelden om du fører timer, men om de korte rådene innimellom også er med. Det er ofte forskjellen på et lønnsomt og et ulønnsomt oppdrag.
Hva bør hver registrering inneholde?
Hold hver linje enkel, så det fungerer også i travle uker. En god registrering svarer på fire spørsmål: for hvem, for hva, hvor lenge og hva konkret.
- Kunde. Alltid, også for et femminutters spørsmål.
- Oppdrag (prosjekt). Årsregnskap 2025, mva-meldinger, lønn, rådgivningsspørsmål. Senere kan du se hvor tiden gikk per oppdrag.
- Aktivitet. En kort fast liste: føring, avstemming, kontroll, rådgivning, møter, internt.
- Varighet. Faktisk tid, ikke rundet opp til en time.
- Beskrivelse. Én linje kunden kan lese, for eksempel «besvart spørsmål om firmabilfordel».
Hvordan strukturere kunder, oppdrag og aktiviteter?
Lag ett prosjekt per gjentakende oppdrag eller per år for hver kunde. Ett prosjekt per år («Årsregnskap 2025») gjør det lett å sammenligne år. Samle ad hoc-spørsmål i ett «Rådgivning»-prosjekt per kunde, så de ikke forsvinner blant resten.
Bruk aktiviteter for type arbeid, ikke for kunden. Fem til åtte aktiviteter holder. For mange valg gjør føringen treg og rapportene uoversiktlige.
| Nivå | Eksempel | Brukes til |
|---|---|---|
| Kunde | De Vries Bakeri AS | Fakturering og oversikt per kunde |
| Prosjekt | Årsregnskap 2025, MVA 2026, Rådgivning | Budsjett og timer per oppdrag |
| Aktivitet | Avstemming, Kontroll, Rådgivning, Internt | Sats og fakturerbar/ikke-fakturerbar |
Fastpris eller timepris: hva betyr det for timene dine?
Mange kontorer tar fastpris for årsregnskap eller bokføring, og timepris for rådgivning og tillegg. På fastprisarbeid fører du fortsatt timer, men de blir ikke fakturalinjer. Du bruker dem for å sjekke om prisen fortsatt stemmer.
Ved timepris går timene rett til fakturaen. Det vanskelige er grensen: når er et spørsmål dekket av fastprisen, og når er det tillegg? Avtal det på forhånd med kunden i oppdragsbrevet, og før tillegg på egen fakturerbar aktivitet. Mer om skillet i Fakturerbare timer.
| Arbeid | Modell | Før timer som |
|---|---|---|
| Årsregnskap, bokføring | Fastpris | Ikke-fakturerbar aktivitet, til etterkalkyle |
| Rådgivningsspørsmål, tillegg | Timepris | Fakturerbar aktivitet |
| Interne møter, opplæring | Ingen | Eget firma som kunde, ikke-fakturerbar |
Godkjenning og fakturering ved månedsslutt
La en partner eller teamleder gå gjennom timene før de blir til faktura. Da fanger du opp manglende beskrivelser og timer på feil kunde før kunden gjør det.
En fast rutine hjelper, også i travle måneder. Hvordan du setter opp selve godkjenningen finner du i Godkjenning av timer.
- Ansatte fullfører uken, inkludert korte råd.
- Godkjenneren ser gjennom hver uke og godkjenner, eller avviser med begrunnelse.
- Du henter ut en rapport over godkjente timer som ikke er fakturert ennå.
- Du lager utkast til fakturaer, som du sjekker og sender fra regnskapssystemet.
Hva bør du passe på?
De fleste problemer starter ikke ved fakturering, men tidligere – når timene føres. Se opp for dette:
- Å vente til fredag. I travle uker blir det fredag kveld, og da blir det anslag. Før daglig. En tidslinje fanger opp arbeid på PC-en og møter i kalenderen; en telefonsamtale fører du selv, rett etterpå.
- En samleklient «Diverse». Alt som havner der kan aldri faktureres eller analyseres.
- Beskrivelser bare du forstår. «Diverse arbeid» sier kunden ingenting og gir spørsmål om fakturaen.
- Spesifikasjon av honorar. Følg reglene fra din bransjeorganisasjon og det som står i oppdragsbrevet om hva fakturaen skal vise.
Slik gjør Half5 det
I Half5 lager du kunder med ett prosjekt per oppdrag, hver med egen timesats og eventuelt budsjett i timer. Aktiviteter settes som «Fakturerbar» eller «Ikke-fakturerbar» og kan ha egen timesats. Timer på fastprisarbeid føres på en ikke-fakturerbar aktivitet: de teller i rapporter, men blir aldri en fakturalinje.
Half5 holder styr på dagen din på din egen enhet (programmer og vinduer via skrivebordsappen, møter fra tilkoblet Google- eller Outlook-kalender) og foreslår «Forslag» under «Gjenstår å registrere». Programmer og vinduer er ende-til-ende-kryptert på dine enheter, bare du ser kalender-møtene dine, og telefonsamtaler fører du selv. Firmaet ser kun timene du registrerer.
Med «Godkjenn timer før fakturering» aktivert, godkjenner en admin eller avdelingsleder timene først. Deretter bruker du «Lag utkast til faktura fra rapport». Moneybird, WeFact og Exact Online får et fakturautkast. Med e-Boekhouden sjekker du utkastet i Half5, og «Ferdigstill» lager nummerert faktura i e-Boekhouden.
Ofte stilte spørsmål
Bør jeg føre timer for fastpriskunder også?
Ja. De kommer ikke på fakturaen, men uten dem ser du ikke om prisen fortsatt stemmer. Før dem på en ikke-fakturerbar aktivitet.
Hvordan fører jeg en femminutters telefonsamtale?
Som en vanlig registrering på kunden og «Rådgivning»-prosjektet, med en kort beskrivelse. Gjør det med en gang eller ved dagens slutt – en uke senere husker du det ikke.
Hvor mange aktiviteter trenger et kontor?
Som regel fem til åtte. Nok til å skille satser og fakturerbart arbeid, få nok til at det går raskt å velge.
Hvem godkjenner timer på et lite kontor?
Ofte eier eller partner. Hvis det bare er én godkjenner, avtal hvem som ser over deres timer – eller aksepter at de sjekker sine egne.
Bør vi føre interne timer også?
Ja, det lønner seg. Legg inn eget firma som kunde og før internt arbeid på en ikke-fakturerbar aktivitet, så ser du hvor mye tid som ikke går til kunder.
