Af hverju er tímaskráning flókin hjá bókhaldsfyrirtæki?
Verkin eru mörg og smá fyrir marga viðskiptavini. Símtal um VSK, tölvupóstur um ársreikning, leiðrétting á gögnum sem voru „búin“. Hvert verk tekur oftast bara nokkrar mínútur – og það eru einmitt þessar mínútur sem gleymast helst að skrá.
Álagið dreifist líka ójafnt. Í kringum skattaskil, ársuppgjör og mánaðar- eða ársfresti er dagatalið fullt en tímaskráin tóm. Ef þú lítur bara til baka á föstudegi ertu að giska – og gisk er næstum alltaf of lágt.
Spurningin er sjaldan hvort þú skráir tíma, heldur hvort stutta ráðgjöfin á milli sé líka inni. Það er oft munurinn á verkefni sem borgar sig og því sem gerir það ekki.
Hvað á hver færsla að innihalda?
Haltu hverri línu einfaldri svo hún virki líka þegar mikið er að gera. Góð færsla svarar fjórum spurningum: fyrir hvern, fyrir hvað, hversu lengi og hvað nákvæmlega.
- Viðskiptavinur. Alltaf, líka fyrir fimm mínútna spurningu.
- Verkefni. Ársreikningur 2025, VSK-skýrslur, launavinnsla, ráðgjöf. Síðar geturðu séð hvar tíminn fór á hverju verkefni.
- Aðgerð. Stuttur fastur listi: úrvinnsla, samantekt, yfirferð, ráðgjöf, fundir, innanhúss.
- Tímalengd. Rauntími, ekki hækkað upp í klukkutíma.
- Lýsing. Ein lína sem viðskiptavinurinn má lesa, t.d. ‘Svaraði spurningu um bílahlunnindi’.
Hvernig raðarðu viðskiptavinum, verkefnum og aðgerðum?
Búðu til verkefni fyrir hvert endurtekið verk eða hvert ár hjá viðskiptavini. Eitt verkefni á ári (‘Ársreikningur 2025’) gerir samanburð milli ára auðveldan. Settu ad-hoc spurningar í eitt ‘Ráðgjöf’-verkefni á hvern viðskiptavin svo þær týnist ekki.
Notaðu aðgerðir fyrir tegund vinnu, ekki fyrir viðskiptavin. Fimm til átta aðgerðir duga. Of mikið val hægir á skráningu og gerir skýrslur óljósar.
| Stig | Dæmi | Notað fyrir |
|---|---|---|
| Viðskiptavinur | De Vries Bakery ehf. | Reikninga og yfirlit á hvern viðskiptavin |
| Verkefni | Ársreikningur 2025, VSK 2026, Ráðgjöf | Áætlun og tímar á hvert verk |
| Aðgerð | Samantekt, yfirferð, ráðgjöf, innanhúss | Gjaldskrá og hvort sé faktúreranlegt |
Föst verð eða tímagjald: hvað þýðir það fyrir tímaskráningu?
Margir rukka fast verð fyrir ársreikninga eða bókhald og tímagjald fyrir ráðgjöf og aukaverk. Á föstum verkefnum skráirðu samt tímana, en þeir verða ekki að reikningslínu. Þeir nýtast til að meta hvort verðið standist enn.
Með tímagjaldi fara tímarnir beint á reikninginn. Flókið getur verið að greina hvar mörkin liggja: hvenær er spurning innifalin í föstu verði og hvenær er hún aukavinna? Sammælist um það fyrirfram í samningi og skráðu aukavinnu á sér faktúreranlega aðgerð. Meira um það í Faktúreranlegir tímar.
| Verk | Líkan | Skrá tímana sem |
|---|---|---|
| Ársreikningar, bókhald | Fast verð | Ófaktúreranleg aðgerð, til eftiráútreiknings |
| Ráðgjöf, aukaverk | Tímagjald | Faktúreranleg aðgerð |
| Innanhússfundir, þjálfun | Ekkert | Eigin fyrirtæki sem viðskiptavinur, ófaktúreranlegt |
Samþykkt og útgáfa reikninga í lok mánaðar
Láttu félaga eða teymisstjóra yfirfara tímana áður en þeir fara á reikning. Þannig grípurðu vantar lýsingar og tíma á rangan viðskiptavin áður en viðskiptavinurinn gerir það.
Fast verklag hjálpar, líka þegar mikið er að gera. Hvernig þú setur upp samþykktina sjálfa er í Samþykkt tíma.
- Starfsfólk klárar vikuna, þar með talið stutta ráðgjöf.
- Samþykkjandi fer yfir hverja viku og samþykkir eða hafnar með ástæðu.
- Þú keyrir skýrslu yfir samþykkta tíma sem eru ekki komnir á reikning.
- Þú býrð til drög að reikningum úr því, skoðar og sendir úr bókhaldskerfinu þínu.
Hvað þarftu að passa þig á?
Flest vandamál byrja ekki við reikningagerð heldur fyrr, þegar tímarnir eru skráðir. Passaðu sérstaklega upp á þetta:
- Að geyma allt fram á föstudag. Þegar mikið er að gera verður það oft föstudagskvöld – og þá ertu að giska. Skráðu daglega. Tímalína grípur vinnu í tölvunni og fundi í dagatalinu; símtal skráirðu sjálfur strax eftir það.
- Samansafnsviðskiptavinurinn ‘Ýmislegt’. Það sem endar þar verður hvorki faktúreranlegt né hægt að greina.
- Lýsingar sem bara þú skilur. ‘Ýmis vinna’ segir viðskiptavininum ekkert og veldur spurningum um reikninginn.
- Upplýsingar um gjaldskrá. Fylgdu reglum fagfélagsins þíns og ákvæðum í samningi um hvað á að koma fram á reikningi.
Svona gerir Half5 þetta
Í Half5 býrð þú til viðskiptavini með verkefni fyrir hvert verk, hvert með sinni tímagjalddskrá og valfrjálsu tímamarki. Aðgerðir eru merktar ‘Faktúreranlegt’ eða ‘Ófaktúreranlegt’ og geta haft sitt eigið tímagjald. Þannig fara tímar á föstum verkum á ófaktúreranlega aðgerð: þeir teljast í skýrslum en verða aldrei að reikningslínu.
Half5 heldur utan um daginn þinn á þínum eigin tölvu (forrit og gluggar í skjáborðsappinu, fundir úr Google eða Outlook dagatalinu þínu) og undirbýr ‘Tillögur’ undir ‘Eftir að skrá’. Forrit og gluggar eru dulkóðuð frá enda til enda á þínum tækjum, aðeins þú sérð fundi úr dagatalinu þínu og símtöl skráir þú sjálfur. Fyrirtækið sér aðeins tímana sem þú skráir.
Með ‘Samþykkja tíma fyrir reikningagerð’ virkt, samþykkir stjórnandi eða deildarstjóri tímana fyrst. Síðan notarðu ‘Búa til drög að reikningum úr skýrslu’. Moneybird, WeFact og Exact Online fá drög að reikningi. Með e-Boekhouden skoðarðu drögin í Half5 og ‘Ljúka’ býr til númeraðan reikning í e-Boekhouden.
Algengar spurningar
Á ég að skrá tíma fyrir viðskiptavini með föstu verði líka?
Já. Þeir fara ekki á reikninginn, en án þeirra veistu ekki hvort verðið standist enn. Skráðu þá á ófaktúreranlega aðgerð.
Hvernig skrái ég fimm mínútna símtal?
Sem venjulega færslu á viðskiptavininn og ‘Ráðgjöf’-verkefnið hans, með stuttri lýsingu. Gerðu það strax eða í lok dags – eftir viku manstu það ekki.
Hversu margar aðgerðir þarf fyrirtæki?
Yfirleitt fimm til átta. Nóg til að aðgreina gjaldskrá og faktúreranlega vinnu, en fáar svo það sé fljótlegt að velja.
Hver samþykkir tíma hjá litlu fyrirtæki?
Oft eigandinn eða félagi. Ef aðeins einn samþykkjandi er, sammælist um hver fer yfir tímana hans, eða sættist á að hann skoði sína eigin.
Eigum við að skrá innanhússtíma líka?
Já, það er þess virði. Bættu þínu eigin fyrirtæki við sem viðskiptavin og skráðu innanhúsvinnu á ófaktúreranlega aðgerð, svo þú sjáir hversu mikill tími fer ekki í viðskiptavini.
