Miért nehéz az időnyilvántartás egy könyvelőirodában?
A munka sok apró részletből áll, sok ügyfélnek. Egy áfás kérdés telefonon, egy e-mail az éves beszámolóról, egy javítás egy már „lezárt” anyagon. Ezek pár percet vesznek igénybe, és pont ezek a percek maradnak le leggyakrabban a listáról.
A terhelés sem egyenletes. Adóbevallási határidők, évzárás, hónap- vagy negyedév vége körül tele a naptár, de üres a jelenléti ív. Ha csak pénteken nézed vissza, becsülsz – és a becslés szinte mindig kevesebb, mint a valóság.
A kérdés ritkán az, hogy vezetsz-e időt, inkább az, hogy a rövid tanácsok is benne vannak-e. Ez sokszor eldönti, hogy egy megbízás megéri-e vagy sem.
Mit tartalmazzon egy bejegyzés?
Tartsd egyszerűen, hogy a hajtós hetekben is működjön. Egy jó bejegyzés négy kérdésre válaszol: kinek, mire, mennyi időt és pontosan mit.
- Ügyfél. Mindig, még egy ötperces kérdésnél is.
- Megbízás (projekt). Éves beszámoló 2025, áfabevallás, bérszámfejtés, tanácsadás. Később látod, mire ment el az idő.
- Tevékenység. Rövid, fix lista: feldolgozás, összeállítás, ellenőrzés, tanácsadás, megbeszélés, belső.
- Időtartam. A tényleges idő, ne kerekítsd órára.
- Leírás. Egy sor, amit az ügyfél is olvashat, pl. „cégautó adózása kérdésre válasz”.
Hogyan érdemes felépíteni az ügyfeleket, projekteket és tevékenységeket?
Ügyfelenként minden visszatérő megbízásra vagy évre hozz létre külön projektet. Az évenkénti projekt („Éves beszámoló 2025”) segít az évek összehasonlításában. Az ad-hoc kérdéseket egy „Tanácsadás” projektbe gyűjtsd ügyfelenként, így nem vesznek el a többi között.
A tevékenység a munka típusát jelentse, ne az ügyfelet. Öt-nyolc tevékenység elég. Ha túl sok a választási lehetőség, lassú lesz a rögzítés és átláthatatlan a kimutatás.
| Szint | Példa | Mire jó |
|---|---|---|
| Ügyfél | De Vries Pékség Kft. | Számlázás és áttekintés ügyfelenként |
| Projekt | Éves beszámoló 2025, ÁFA 2026, Tanácsadás | Keret és órák megbízásonként |
| Tevékenység | Összeállítás, Ellenőrzés, Tanácsadás, Belső | Díj és számlázhatóság |
Fix díj vagy óradíj: mit jelent ez az órák szempontjából?
Sok iroda az éves beszámolót vagy könyvelést fix díjért, a tanácsadást és extra munkát óradíjért számlázza. A fix díjas munkáknál is rögzítsd az órákat, de ezekből nem lesz számlasor. Ezek alapján tudod utólag ellenőrizni, hogy még megéri-e a díj.
Óradíjas számlázásnál az órák közvetlenül a számlára kerülnek. A határ a nehéz: mikor tartozik egy kérdés a fix díjba, és mikor extra munka? Ezt előre egyeztessétek az ügyféllel a megbízási szerződésben, és az extra munkát külön, számlázható tevékenységként vezesd. Erről részletesebben itt: Számlázható órák.
| Munka | Elszámolás | Órák rögzítése |
|---|---|---|
| Éves beszámoló, könyvelés | Fix díj | Nem számlázható tevékenység, utókalkulációhoz |
| Tanácsadás, extra munka | Óradíj | Számlázható tevékenység |
| Belső meeting, képzés | Nincs | Saját cég mint ügyfél, nem számlázható |
Jóváhagyás és számlázás hónap végén
A számlázás előtt egy partner vagy csoportvezető nézze át az órákat. Így még időben kiszűrheted a hiányzó leírásokat vagy a rossz ügyfélhez rögzített órákat – mielőtt az ügyfél szólna.
Egy fix rutin sokat segít, még a hajtós hónapokban is. A jóváhagyás beállításáról itt olvashatsz: Órák jóváhagyása.
- A munkatársak lezárják a hetüket, beleértve a rövid tanácsokat is.
- A jóváhagyó átnézi a hetet, majd jóváhagyja vagy indoklással visszautasítja.
- Lekérdezed a jóváhagyott, de még nem számlázott órákat.
- Ebből készülnek a piszkozatszámlák, amiket ellenőrzöl és a könyvelőprogramból küldesz el.
Mire figyelj oda?
A legtöbb gond nem a számlázásnál, hanem már az időrögzítésnél kezdődik. Ezekre figyelj:
- Ha péntekre hagyod. Hajtós héten ez péntek estére csúszik, ilyenkor csak becsülsz. Rögzíts naponta! Az idővonal segít a számítógépes munkát és a naptárban lévő meetingeket visszakeresni; a telefonhívást magadnak kell beírni, közvetlenül utána.
- „Egyéb” ügyfél. Ami ide kerül, azt sosem tudod számlázni vagy elemezni.
- Csak neked érthető leírások. Az „egyéb munka” az ügyfélnek semmit nem mond, és kérdéseket szül a számlánál.
- Díjmegbontás. Kövesd a szakmai szervezet szabályait és a megbízási szerződésben rögzített feltételeket, hogy mit kell a számlán feltüntetni.
Így csinálja a Half5
A Half5-ben ügyfeleket hozol létre, minden megbízásra külön projektet, saját óradíjjal és opcionális órakerettel. A tevékenységek „Számlázható” vagy „Nem számlázható” státuszt kapnak, és lehet saját óradíjuk is. Így a fix díjas munkák órái nem számlázható tevékenységre kerülnek: megjelennek a kimutatásokban, de nem lesz belőlük számlasor.
A Half5 a napodat a saját eszközödön követi (programok és ablakok a desktop appból, meetingek a csatlakoztatott Google vagy Outlook naptárból), és „Javaslatokat” készít a „Még rögzítendő” alatt. A programok és ablakok végponttól végpontig titkosítva maradnak a saját eszközeiden, csak te látod a naptári meetingeket, a telefonhívásokat magadnak kell rögzíteni. Az iroda csak a rögzített órákat látja.
Ha bekapcsolod a „Jóváhagyás számlázás előtt” funkciót, admin vagy részlegvezető hagyja jóvá az órákat. Ezután a „Piszkozatszámlák készítése kimutatásból” opcióval tudsz számlázni. A Moneybird, WeFact és Exact Online rendszerekbe piszkozatszámla kerül. Az e-Boekhouden esetén a piszkozatot a Half5-ben ellenőrzöd, majd a „Véglegesítés” készíti el a sorszámozott számlát az e-Boekhouden-ben.
Gyakori kérdések
A fix díjas ügyfeleknél is rögzítsek órát?
Igen. Ezekből nem lesz számlasor, de nélkülük nem látod, mennyire éri meg még a díj. Nem számlázható tevékenységre vezesd őket.
Hogyan rögzítsek egy ötperces telefonhívást?
Ugyanúgy, mint bármelyik bejegyzést: az ügyfélhez és a „Tanácsadás” projekthez, rövid leírással. Azonnal vagy nap végén írd be – egy hét múlva már nem fogsz emlékezni.
Hány tevékenység kell egy irodának?
Általában öt-nyolc elég. Így szét tudod választani a díjakat és a számlázható munkát, de gyorsan tudsz választani.
Ki hagyja jóvá az órákat egy kis irodában?
Gyakran a tulajdonos vagy egy partner. Ha csak egy jóváhagyó van, egyezzetek meg, ki nézi át az ő óráit – vagy fogadjátok el, hogy ő maga ellenőrzi.
A belső órákat is érdemes vezetni?
Igen, megéri. Add hozzá a saját cégedet ügyfélként, és a belső munkát nem számlázható tevékenységre vezesd – így látod, mennyi idő nem megy ügyfelekre.
