Varför är tidrapportering svårt på en redovisningsbyrå?
Arbetet består av många små delar för många olika kunder. Ett momsärende på telefon, ett mejl om årsredovisningen, en rättning i ett redan ‘klart’ material. Varje del tar bara några minuter – och just de minuterna är lättast att missa i tidrapporteringen.
Arbetsbelastningen är också ojämn. Runt deklarationer, bokslut och månads- eller kvartalsavslut är kalendern full men tidrapporten tom. Om du bara tittar bakåt på fredagen får du gissa – och gissningar blir nästan alltid för låga.
Frågan är sällan om du rapporterar tid, utan om de korta råden mellan varven också kommer med. Ofta är det skillnaden mellan ett lönsamt och ett olönsamt uppdrag.
Vad ska varje rad innehålla?
Håll varje rad enkel, så det funkar även när det är stressigt. En bra rad svarar på fyra frågor: för vem, för vad, hur länge och vad exakt.
- Kund. Alltid, även för en femminutersfråga.
- Uppdrag (projekt). Årsredovisning 2025, momsdeklarationer, löner, rådgivningsfrågor. Sen kan du se per uppdrag var tiden gick.
- Aktivitet. En kort fast lista: hantering, upprättande, granskning, rådgivning, möten, internt.
- Tid. Den faktiska tiden, inte avrundat till en hel timme.
- Beskrivning. En rad som kunden kan läsa, till exempel ‘svarade på fråga om bilförmån’.
Hur strukturerar du kunder, uppdrag och aktiviteter?
Skapa ett projekt per återkommande uppdrag eller per år för varje kund. Ett projekt per år (‘Årsredovisning 2025’) gör det lätt att jämföra år. Samla löpande frågor i ett ‘Rådgivning’-projekt per kund, så de inte försvinner bland annat arbete.
Använd aktiviteter för typ av arbete, inte för kund. Fem till åtta aktiviteter räcker. För många val gör det långsamt att logga och svårt att läsa rapporter.
| Nivå | Exempel | Används till |
|---|---|---|
| Kund | De Vries Bageri AB | Fakturering och översikt per kund |
| Projekt | Årsredovisning 2025, Moms 2026, Rådgivning | Budget och timmar per uppdrag |
| Aktivitet | Upprättande, Granskning, Rådgivning, Internt | Timpris och debiterbar/icke-debiterbar |
Fast arvode eller timdebitering: vad betyder det för dina timmar?
Många byråer tar fast arvode för årsredovisning eller löpande bokföring och timpris för rådgivning och extraarbete. På fasta arvoden registrerar du ändå timmarna, men de blir inte fakturarader. Du använder dem för att se om arvodet fortfarande håller.
Vid timdebitering går timmarna direkt till fakturan. Det svåra är gränsen: när ingår en fråga i det fasta arvodet och när är det extraarbete? Kom överens om det med kunden redan i uppdragsbrevet, och logga extraarbete på en egen debiterbar aktivitet. Mer om den skillnaden i Debiterbara timmar.
| Arbete | Modell | Registrera timmar som |
|---|---|---|
| Årsredovisning, bokföring | Fast arvode | Icke-debiterbar aktivitet, för efterkalkyl |
| Rådgivningsfrågor, extraarbete | Timpris | Debiterbar aktivitet |
| Interna möten, utbildning | Ingen | Eget bolag som kund, icke-debiterbar |
Godkännande och fakturering vid månadsslut
Låt en partner eller teamledare granska timmarna innan de blir faktura. Då fångar du saknade beskrivningar och timmar på fel kund innan kunden gör det.
En fast rutin hjälper, även under stressiga månader. Hur du sätter upp själva godkännandet finns i Godkänna timmar.
- Medarbetarna fyller i veckan, inklusive korta råd.
- Godkännaren granskar varje vecka och godkänner, eller avslår med motivering.
- Du tar ut en rapport på godkända timmar som ännu inte är fakturerade.
- Du skapar utkastfakturor av det, som du granskar och skickar från bokföringssystemet.
Vad ska du se upp med?
De flesta problem börjar inte vid faktureringen utan tidigare, när tiden registreras. Håll koll på detta:
- Att vänta till fredag. Under intensiva veckor blir det ofta fredag kväll, och då gissar du. Logga dagligen. En tidslinje fångar arbete på datorn och möten i kalendern; ett telefonsamtal loggar du själv direkt efteråt.
- En samlingskund ‘Övrigt’. Allt som hamnar där kan varken faktureras eller analyseras.
- Beskrivningar bara du förstår. ‘Diverse arbete’ säger inget till kunden och leder till frågor om fakturan.
- Specifikation av arvoden. Följ branschregler och det som står i uppdragsbrevet om vad fakturan ska visa.
Så gör Half5
I Half5 skapar du kunder med ett projekt per uppdrag, varje med eget timpris och valfri budget i timmar. Aktiviteter sätts som ‘Debiterbar’ eller ‘Icke-debiterbar’ och kan ha eget timpris. Timmar på fasta arvoden loggas på en icke-debiterbar aktivitet: de syns i rapporter men blir aldrig fakturarader.
Half5 håller koll på din dag på din egen enhet (program och fönster via desktop-appen, möten från din kopplade Google- eller Outlook-kalender) och förbereder ‘Förslag’ under ‘Att registrera’. Program och fönster är alltid krypterade på din enhet, bara du ser dina kalenderhändelser, och telefonsamtal loggar du själv. Byrån ser bara de timmar du registrerar.
Med ‘Godkänn timmar innan fakturering’ aktiverat godkänner en admin eller avdelningschef timmarna först. Sedan använder du ‘Skapa utkastfakturor från rapport’. Moneybird, WeFact och Exact Online får ett utkast. Med e-Boekhouden granskar du utkastet i Half5, och ‘Slutför’ skapar den numrerade fakturan i e-Boekhouden.
Vanliga frågor
Ska jag registrera timmar även för fasta arvoden?
Ja. De hamnar inte på fakturan, men utan dem ser du inte om arvodet fortfarande är rimligt. Registrera dem på en icke-debiterbar aktivitet.
Hur loggar jag ett femminuters telefonsamtal?
Som en vanlig rad på kunden och dess ‘Rådgivning’-projekt, med en kort beskrivning. Gör det direkt eller i slutet av dagen – en vecka senare minns du det inte.
Hur många aktiviteter behöver en byrå?
Oftast fem till åtta. Det räcker för att skilja på priser och debiterbart arbete, men är snabbt att välja mellan.
Vem godkänner timmar på en liten byrå?
Ofta ägaren eller en partner. Om det bara finns en godkännare – bestäm vem som granskar deras timmar, eller acceptera att de granskar sig själva.
Ska vi logga interna timmar också?
Ja, det är värt det. Lägg upp ditt eget bolag som kund och logga internt arbete på en icke-debiterbar aktivitet, så ser du hur mycket tid som inte går till kunder.
