Waarom is urenregistratie op een accountantskantoor lastig?
Het werk bestaat uit veel kleine stukjes voor veel klanten. Een btw-vraag aan de telefoon, een mailtje over de jaarrekening, een correctie in een dossier dat al ‘af’ was. Elk stukje duurt een paar minuten, en precies die minuten worden het minst opgeschreven.
Daarnaast is de werkdruk ongelijk verdeeld. Rond aangifteperiodes, de jaarrekeningen en het einde van een maand of kwartaal is de agenda vol en de urenstaat leeg. Wie dan pas op vrijdag terugkijkt, schat. En schatten valt bijna altijd lager uit dan wat er echt gebeurd is.
De vraag is zelden of je uren registreert, maar of de korte adviezen tussendoor er ook in staan. Daar zit vaak het verschil tussen een opdracht die rendeert en een die dat niet doet.
Wat leg je vast per registratie?
Houd het per regel eenvoudig, zodat het ook in een drukke week lukt. Een goede registratie beantwoordt vier vragen: voor wie, waarvoor, hoe lang en wat precies.
- Klant. Altijd, ook voor een vraag van vijf minuten.
- Opdracht (project). Jaarrekening 2025, btw-aangiftes, loonadministratie, adviesvragen. Zo zie je later per opdracht waar de tijd ging.
- Activiteit. Een korte vaste lijst: verwerken, samenstellen, controleren, advies, overleg, intern.
- Duur. De werkelijke tijd, niet afgerond naar een uur.
- Omschrijving. Eén regel die de klant ook mag lezen, bijvoorbeeld ‘vraag over bijtelling auto van de zaak beantwoord’.
Hoe structureer je klanten, opdrachten en activiteiten?
Maak per klant een project per terugkerende opdracht of per jaar. Een project per jaar (‘Jaarrekening 2025’) maakt het makkelijk om jaren te vergelijken. Losse adviesvragen bundel je in één project ‘Advies’ per klant, zodat ze niet tussen de rest verdwijnen.
Gebruik activiteiten voor het soort werk, niet voor de klant. Een lijst van vijf tot acht activiteiten is genoeg. Te veel keuze maakt registreren traag en rapporten onleesbaar.
| Niveau | Voorbeeld | Waarvoor |
|---|---|---|
| Klant | Bakkerij De Vries BV | Facturatie en overzicht per klant |
| Project | Jaarrekening 2025, Btw 2026, Advies | Budget en uren per opdracht |
| Activiteit | Samenstellen, Controle, Advies, Intern | Tarief en declarabel of niet |
Vaste prijs of uurtarief: wat betekent dat voor je uren?
Veel kantoren werken met een vaste prijs voor de jaarrekening of de administratie, en met een uurtarief voor advies en extra werk. Bij een vaste prijs registreer je de uren nog steeds, maar ze worden geen factuurregels. Je gebruikt ze om te zien of de prijs nog klopt.
Bij uurtarief tellen de uren direct mee voor de factuur. Het lastige zit in de grens: wanneer valt een vraag binnen de vaste prijs en wanneer is het meerwerk? Spreek dat vooraf met de klant af in de opdrachtbevestiging, en registreer meerwerk dan op een eigen, declareerbare activiteit. Meer over dat onderscheid lees je in Declarabele uren.
| Werk | Model | Uren registreren als |
|---|---|---|
| Jaarrekening, administratie | Vaste prijs | Niet-declareerbare activiteit, voor nacalculatie |
| Adviesvragen, meerwerk | Uurtarief | Declareerbare activiteit |
| Interne overleggen, opleiding | Geen | Eigen kantoor als klant, niet-declareerbaar |
Goedkeuren en factureren aan het einde van de maand
Laat een partner of teamleider de uren nakijken voordat ze op een factuur komen. Dan zie je ontbrekende omschrijvingen en uren op de verkeerde klant voordat de klant ze ziet.
Een vaste volgorde helpt, ook in drukke maanden. Hoe je het goedkeuren zelf inricht, staat in Uren goedkeuren.
- Medewerkers vullen hun week aan, inclusief de korte adviezen.
- De goedkeurder kijkt per week na en keurt goed of wijst af met een reden.
- Je draait een rapport van de goedgekeurde, nog niet gefactureerde uren.
- Daar maak je conceptfacturen van, die je in je boekhouding controleert en verstuurt.
Waar moet je op letten?
De meeste problemen ontstaan niet bij het factureren maar eerder, bij het vastleggen. Let op deze punten:
- Uitstellen tot vrijdag. In drukke weken wordt het vrijdagavond, en dan schat je. Registreer liever dagelijks, of gebruik een hulpmiddel dat je dag voor je bijhoudt.
- Een verzamelklant ‘Diversen’. Alles wat daar belandt, kun je nooit meer factureren of nacalculeren.
- Omschrijvingen die alleen jij begrijpt. ‘Div. werkz.’ zegt de klant niets en levert vragen op bij de factuur.
- Specificaties. Volg de regels van je beroepsorganisatie en de afspraken in je opdrachtbevestiging over wat er op een factuur moet staan.
Zo doet Half5 het
In Half5 maak je klanten aan met projecten per opdracht, elk met een eigen uurtarief en eventueel een ‘Budget uren’. Activiteiten zet je op ‘Declareerbaar’ of ‘Niet declareerbaar’ en kunnen een eigen ‘Uurtarief (€)’ krijgen. Uren op vaste-prijswerk registreer je dus op een niet-declareerbare activiteit: ze tellen mee in de rapporten, maar worden geen factuurregel.
Half5 houdt je dag bij op je eigen apparaat (programma’s en vensters via de desktop-app, afspraken uit je gekoppelde Google- of Outlook-agenda) en zet ‘Suggesties’ klaar onder ‘Nog te registreren’. Die tijdlijn is end-to-end versleuteld en niet gedeeld met je organisatie; het kantoor ziet alleen de uren die je registreert.
Met ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan keurt een beheerder of afdelingsmanager de uren eerst goed. Daarna maak je vanuit het rapport ‘Maak conceptfacturen van rapport’. Moneybird, WeFact en Exact Online krijgen een conceptfactuur; bij e-Boekhouden rond je de factuur daar zelf af.
Veelgestelde vragen
Moet ik ook uren registreren voor klanten met een vaste prijs?
Ja. Ze komen niet op de factuur, maar zonder die uren weet je niet of de vaste prijs nog past. Registreer ze op een niet-declareerbare activiteit.
Hoe leg ik een telefoontje van vijf minuten vast?
Als gewone registratie op de klant en het project ‘Advies’, met een korte omschrijving. Doe het direct of aan het eind van de dag; een week later weet je het niet meer.
Hoeveel activiteiten heeft een kantoor nodig?
Meestal vijf tot acht. Genoeg om tarieven en declarabel werk te scheiden, weinig genoeg om snel te kiezen.
Wie keurt de uren goed op een klein kantoor?
Vaak de eigenaar of een partner. Is er maar één goedkeurder, spreek dan af wie diens eigen uren nakijkt, of accepteer dat die zelf controleert.
Kan ik interne uren ook registreren?
Ja, en dat is verstandig. Maak je eigen kantoor aan als klant en registreer intern werk op een niet-declareerbare activiteit, zodat je ziet hoeveel tijd er niet naar klanten gaat.
