Защо отчитането на време е трудно в счетоводна кантора?
Работата идва на много малки части за много клиенти. Въпрос по ДДС по телефона, имейл за годишния отчет, корекция на вече „приключен“ файл. Всяка задача отнема няколко минути, а именно тези минути най-често остават незаписани.
Натоварването също е неравномерно. Около данъчни срокове, годишни отчети и приключване на месец или тримесечие календарът е пълен, а отчетът на часовете – празен. Ако погледнете назад чак в петък, ще трябва да гадаете, а почти винаги подценявате реалното време.
Въпросът рядко е дали отчитате време, а дали и кратките консултации между другото са включени. Често именно това е разликата между печеливш и губещ проект.
Какво трябва да съдържа всеки запис?
Дръжте всеки ред прост, за да работи и в натоварена седмица. Един добър запис отговаря на четири въпроса: за кого, за какво, колко време и какво точно.
- Клиент. Винаги, дори за петминутен въпрос.
- Услуга (проект). Годишен отчет 2025, ДДС декларации, заплати, консултации. По-късно ще виждате по услуга къде е отишло времето.
- Дейност. Кратък фиксиран списък: обработка, съставяне, преглед, консултация, срещи, вътрешни.
- Продължителност. Реалното време, без закръгляне до час.
- Описание. Един ред, който клиентът може да прочете, например „отговор на въпрос за служебен автомобил“.
Как да структурирате клиенти, услуги и дейности?
Създайте проект за всяка повтаряща се услуга или за всяка година по клиент. Проект по година („Годишен отчет 2025“) улеснява сравненията между години. Съберете еднократните въпроси в един проект „Консултации“ по клиент, за да не се губят сред останалите.
Използвайте дейностите за типа работа, не за клиента. Пет до осем дейности са достатъчни. Прекалено много избор забавя въвеждането и затруднява отчетите.
| Ниво | Пример | Използва се за |
|---|---|---|
| Клиент | De Vries Bakery Ltd | Фактуриране и преглед по клиент |
| Проект | Годишен отчет 2025, ДДС 2026, Консултации | Бюджет и часове по услуга |
| Дейност | Съставяне, Преглед, Консултация, Вътрешни | Тарифа и дали е фактурируемо |
Фиксирана такса или почасово: какво означава за часовете Ви?
Много кантори работят с фиксирана такса за годишни отчети или счетоводство и с почасова тарифа за консултации и допълнителна работа. При фиксирана такса пак записвате часовете, но те не влизат във фактурата. Използвате ги, за да проверите дали таксата все още е подходяща.
При почасово фактуриране часовете директно влизат във фактурата. Трудното е границата: кога един въпрос е включен във фиксираната такса и кога е допълнителна работа? Уточнете това с клиента предварително в ангажиментното писмо и записвайте допълнителната работа като отделна фактурируема дейност. Повече за това разграничение в Фактурируеми часове.
| Работа | Модел | Записвайте часовете като |
|---|---|---|
| Годишни отчети, счетоводство | Фиксирана такса | Нефактурируема дейност, за анализ |
| Консултации, допълнителна работа | Почасово | Фактурируема дейност |
| Вътрешни срещи, обучения | Няма | Собствената фирма като клиент, нефактурируемо |
Одобрение и фактуриране в края на месеца
Нека партньор или ръководител на екип преглежда часовете преди да стигнат до фактурата. Така ще хванете липсващи описания и часове по грешен клиент, преди да ги види клиентът.
Фиксираната рутина помага, дори в натоварени месеци. Как да настроите самото одобрение ще намерите в Одобрение на часове.
- Служителите попълват седмицата си, включително кратките консултации.
- Одобряващият преглежда всяка седмица и одобрява или връща с причина.
- Извеждате отчет за одобрените, но нефактурирани часове.
- Генерирате проект-фактури, които проверявате и изпращате от счетоводния софтуер.
За какво да внимавате?
Повечето проблеми не започват при фактуриране, а още при записването на времето. Следете за следното:
- Оставяне за петък. В натоварени седмици това става петък вечер, а тогава се гадае. Записвайте ежедневно. Таймлайнът хваща работата на компютъра и срещите в календара; телефонните разговори ги въвеждате веднага след края им.
- Общ клиент „Разни“. Всичко, което попадне там, не може да се фактурира или анализира.
- Описания, които само Вие разбирате. „Разни дейности“ не казва нищо на клиента и води до въпроси по фактурата.
- Изисквания към фактурите. Следвайте правилата на професионалната си организация и условията в ангажиментното писмо за това какво трябва да съдържа фактурата.
Как Half5 го прави
В Half5 създавате клиенти с проект за всяка услуга, всеки с отделна почасова тарифа и по желание бюджет в часове. Дейностите се отбелязват като „Фактурируеми“ или „Нефактурируеми“ и могат да имат собствена тарифа. Така часовете по фиксирани такси се записват като нефактурируеми: влизат в отчетите, но никога не стават ред във фактурата.
Half5 следи деня Ви на Вашето устройство (програми и прозорци чрез десктоп приложението, срещи от свързан Google или Outlook календар) и подготвя „Предложения“ под „За регистриране“. Програмите и прозорците остават криптирани само на Вашите устройства, само Вие виждате срещите си, а телефонните разговори ги въвеждате сами. Фирмата вижда само регистрираните от Вас часове.
С включена опция „Одобрение на часове преди фактуриране“ администратор или ръководител на отдел първо одобрява часовете. След това използвате „Създай проект-фактури от отчет“. Moneybird, WeFact и Exact Online получават проект-фактура. При e-Boekhouden проверявате проекта в Half5, а „Финализирай“ създава номерирана фактура в e-Boekhouden.
Често задавани въпроси
Трябва ли да записвам часове и за клиенти с фиксирана такса?
Да. Те не влизат във фактурата, но без тях не можете да прецените дали таксата е адекватна. Записвайте ги като нефактурируема дейност.
Как да запиша петминутен телефонен разговор?
Като обикновен запис по клиента и проекта „Консултации“, с кратко описание. Направете го веднага или в края на деня – след седмица няма да го помните.
Колко дейности са нужни на една кантора?
Обикновено пет до осем. Достатъчно, за да разделите тарифите и фактурируемата работа, но малко, за да избирате бързо.
Кой одобрява часовете в малка кантора?
Често собственикът или партньор. Ако има само един одобряващ, уговорете кой ще преглежда неговите часове или приемете, че сам си ги проверява.
Трябва ли да отчитаме и вътрешните часове?
Да, заслужава си. Добавете собствената си фирма като клиент и записвайте вътрешната работа като нефактурируема дейност, за да виждате колко време не отива по клиенти.
