Koji su koraci između sati i računa?
Fakturiranje na temelju sati uglavnom slijedi fiksni redoslijed. Ako preskočite korak, možete fakturirati premalo, previše ili dvaput.
- Odaberite razdoblje, najčešće kalendarski mjesec, i neka svi dovrše unos.
- Odobrite sate ili ih sami pregledajte. Pogledajte odobravanje sati.
- Za svakog klijenta odaberite naplative sate iz tog razdoblja koji još nisu fakturirani.
- Pretvorite ih u nacrt računa, grupirano prema dogovoru s klijentom.
- Provjerite nacrt: satnice, iznose, opise i pregled sati.
- Pošaljite račun i označite sate kao fakturirane.
Kako grupirati sate na računu i koliko detalja prikazati?
Ne postoji strogo pravilo; ovisi o tome što klijent želi vidjeti i razini povjerenja. Stalni klijent na dugoročnom angažmanu često želi jednu stavku po projektu. Novi klijent ili onaj koji mora pravdati troškove interno, traži više detalja.
Praktična sredina: na samom računu jedna stavka po projektu ili aktivnosti s brojem sati i cijenom. Detalje po svakom unosu stavite u prilog.
| Razina detalja | Kada odgovara |
|---|---|
| Jedna stavka s ukupnim iznosom | Stalni klijent, isti tip posla, visoko povjerenje |
| Po projektu | Više projekata za istog klijenta |
| Po aktivnosti | Rad po različitim cijenama, npr. savjetovanje i isporuka |
| Po svakom unosu | Novi klijent, očekuje se rasprava ili klijent to traži |
Trebate li priložiti pregled sati?
Nije uvijek obavezno, ali sprječava većinu pitanja. Pregled prikazuje datum, osobu, opis i trajanje svakog unosa. Klijent vidi za što plaća, a vi ne morate dodatno objašnjavati.
Obratite pažnju na opise. Interni kratice, nazivi datoteka ili ‘razno’ ne pripadaju u dokument koji klijent čita. Što čini dobar opis, pročitajte u naplativim satima.
Koje sate ne fakturirate?
Nije sve što je evidentirano namijenjeno računu. Filtrirajte prije fakturiranja.
- Nenadebljivi sati, poput administracije, prodaje i internih sastanaka.
- Godišnji i bolovanja. Evidentirani su zbog obračuna plaće, ne za klijenta.
- Putovanja i vrijeme puta, osim ako nije drukčije dogovoreno, primjerice fiksni iznos po putovanju ili niža cijena za vrijeme puta.
- Već fakturirani sati, čak i ako su kasnije uređeni.
- Još neodobreni sati, ako koristite odobravanje.
Kako izbjeći dvostruko fakturiranje sati?
Svaki unos treba imati status fakturiranja: fakturirano ili ne. Taj status postavite prilikom izrade računa, a ne naknadno ručno. Za sljedeći račun odaberite samo sate bez tog statusa.
Pazite na sate koji su uređeni nakon fakturiranja ili naknadno uneseni u mjesec koji je već fakturiran. Takvi sati izlaze izvan odabranog razdoblja. Zato filtrirajte po ‘još nije fakturirano’, a ne samo po datumu.
Ako koristite knjigovodstveni softver, izradite nacrt računa i šaljite tek nakon provjere. Brisanje nacrta je jednostavnije nego izdavanje storno računa.
Kako postupati s budžetom, unaprijed plaćenim satima ili mjesečnom naknadom?
Kod budžeta u satima jednostavno evidentirate sate na projektu i pratite koliko je još preostalo. Klijenta upozorite prije nego što budžet bude potrošen, ne nakon. Sate iznad budžeta fakturirajte samo ako je tako dogovoreno.
Kod fiksne mjesečne naknade ili retainer-a fakturirate dogovoreni iznos bez obzira na broj sati. Sate svejedno evidentirajte: tako možete pratiti odgovara li cijena stvarnom utrošku.
Kako Half5 to radi
U izvještajima Half5, "Izradi nacrte računa iz izvještaja" priprema nacrte računa odjednom. Uključeni su samo unosi s naplativom aktivnošću (ili bez aktivnosti) koji još nisu fakturirani. Ako je uključeno "Odobri sate prije fakturiranja", samo odobreni sati. Putovanja i odsustva nikad ne postaju stavke računa. Troškovi putovanja po klijentu (fiksni iznos po putovanju, po km ili vrijeme puta) prikazani su u izvještajima, ali ih sami dodajete na račun. Pregled sati možete izvesti u CSV, Excel ili PDF; stupac sa statusom računa pokazuje što je već fakturirano.
Sam račun nalazi se u vašem knjigovodstvenom softveru, a integracije se razlikuju. Moneybird prima nacrt računa, može ga poslati e-poštom i sinkronizira kontakte i projekte. WeFact prima nacrt računa, šalje ga e-poštom, sinkronizira dužnike te može izraditi storno račune i označiti račune kao plaćene. Exact Online prima nacrt računa i sinkronizira konta; završnu obradu i slanje radite u Exactu. e-Boekhouden ne prima nacrt: Half5 tamo kreira račun tek kad ga finalizirate, a vi ga sami šaljete. Kontakti i konta se sinkroniziraju.
Projekti imaju budžet u satima, prikazuju iskorištenost i upozorenje kad se premaši. Fiksna mjesečna naknada ili unaprijed plaćeni paket nisu tip računa u Half5; njih fakturirate u knjigovodstvenom softveru.
Često postavljana pitanja
Koliko često treba fakturirati na temelju sati?
Mjesečno, početkom sljedećeg mjeseca, najčešća je praksa. Kod većih projekata, fakturiranje po etapi ili svaka dva tjedna može poboljšati likvidnost.
Moram li svaku stavku staviti na račun?
Ne. Jedna stavka po projektu ili aktivnosti na računu često je dovoljna. Detalje po unosima pošaljite kao pregled.
Što s satima koje sam zaboravio fakturirati?
Dodajte ih na sljedeći račun, s jasnim opisom razdoblja. Zato je filtriranje po ‘još nije fakturirano’ pouzdanije od filtriranja samo po datumu.
Mogu li troškove putovanja staviti na isti račun?
Da, ako ste se tako dogovorili s klijentom. Stavite ih na zasebnu stavku kako bi klijent razlikovao sate i troškove putovanja.
Što ako klijent ospori stavku?
Ispravite račun storno računom ili korekcijskom stavkom i zabilježite dogovor za ubuduće. Jasan opis svakog unosa sprječava većinu nesporazuma.
