Kādi soļi jāveic no stundu uzskaites līdz rēķinam?
Rēķinu izrakstīšana no stundām ir process ar noteiktu secību. Ja kādu soli izlaidīsiet, varat izrakstīt pārāk maz, pārāk daudz vai pat divreiz.
- Izvēlieties periodu, parasti kalendāra mēnesi, un pārliecinieties, ka visi to ir aizpildījuši.
- Apstipriniet stundas vai pārskatiet tās pats. Skatiet darba laika apstiprināšana.
- Katram klientam atlasiet apmaksājamās stundas šajā periodā, kurām vēl nav izrakstīts rēķins.
- Pārvērtiet tās rēķina melnrakstā, grupējot tā, kā esat vienojušies ar klientu.
- Pārbaudiet melnrakstu: likmes, summas, aprakstus un izklāstu.
- Nosūtiet rēķinu un pārliecinieties, ka stundas ir atzīmētas kā izrakstītas.
Kā grupēt stundas rēķinā un cik detalizēti norādīt informāciju?
Nav vienas pareizas formulas – viss atkarīgs no klienta vēlmēm un savstarpējās uzticības. Pastāvīgam klientam ar ilgtermiņa sadarbību bieži pietiek ar vienu rindu par projektu. Ja klients ir jauns vai viņam jāatskaitās iekšēji, būs nepieciešama lielāka detalizācija.
Praktisks vidusceļš: pašā rēķinā viena rinda par projektu vai aktivitāti ar stundu skaitu un likmi. Detalizētu uzskaiti pievienojiet kā pielikumu.
| Detalizācijas līmenis | Kad piemērot |
|---|---|
| Viena rinda ar kopsummu | Pastāvīgs klients, vienveidīgs darbs, augsta uzticība |
| Pa projektu | Vairāki projekti vienam klientam |
| Pa aktivitāti | Darbs ar dažādām likmēm, piemēram, konsultācijas un izpilde |
| Pa ierakstu | Jauns klients, gaidāmas diskusijas vai klients to pieprasa |
Vai pievienot darba laika izklāstu?
Ne vienmēr tas ir obligāti, bet tas novērš lielāko daļu jautājumu. Izklāsts rāda katra ieraksta datumu, darbinieku, aprakstu un ilgumu. Klients redz, par ko maksā, un jums nav jāsniedz papildu skaidrojumi.
Tāpēc pievērsiet uzmanību aprakstiem. Iekšējās saīsinājumi, failu nosaukumi vai ‘dažādi’ nav piemēroti dokumentam, ko lasa klients. Par to, kas ir labs apraksts, lasiet sadaļā apmaksājamās stundas.
Kuras stundas nav jāiekļauj rēķinā?
Ne viss, kas uzskaitīts, ir jāiekļauj rēķinā. Atlasiet tikai nepieciešamo pirms rēķina izrakstīšanas.
- Neapmaksājamās stundas, piemēram, administrācija, pārdošana un iekšējās sapulces.
- Atvaļinājuma un slimības dienas. Tās ir uzskaitē algu aprēķinam, nevis klientam.
- Braucieni un ceļā pavadītais laiks, ja vien ar klientu nav panākta cita vienošanās, piemēram, fiksēta maksa par braucienu vai zemāka likme par ceļošanu.
- Jau izrakstītās stundas, pat ja tās vēlāk labotas.
- Vēl neapstiprinātās stundas, ja izmantojat apstiprināšanas procesu.
Kā izvairīties no dubultas stundu izrakstīšanas?
Katram ierakstam piešķiriet rēķina statusu: izrakstīts vai neizrakstīts. Šo statusu iestatiet rēķina izveides brīdī, nevis vēlāk manuāli. Nākamajam rēķinam atlasiet tikai tās stundas, kurām šī statusa vēl nav.
Uzmanieties ar stundām, kas labotas pēc rēķina izrakstīšanas vai pievienotas atpakaļejoši jau izrakstītā mēnesī. Tās neiekļūs perioda atlasē. Tāpēc filtrējiet pēc ‘vēl nav izrakstīts’, ne tikai pēc datuma.
Ja izmantojat grāmatvedības programmu, veidojiet rēķinu melnrakstus un sūtiet tikai pēc pārbaudes. Dzēst melnrakstu ir vieglāk nekā izrakstīt kredītrēķinu.
Kā rīkoties ar budžetu, priekšapmaksu vai ikmēneša maksu?
Ja projektam ir stundu budžets, vienkārši uzskaitiet stundas un sekojiet atlikumam. Brīdiniet klientu pirms budžeta izsmelšanas, nevis pēc tam. Papildu stundas virs budžeta rēķiniet tikai tad, ja tas ir saskaņots.
Ja ir fiksēta ikmēneša maksa vai abonements, rēķiniet saskaņoto summu neatkarīgi no stundu skaita. Tomēr turpiniet uzskaitīt stundas – tā varēsiet novērtēt, vai cena atbilst paveiktajam darbam.
Kā to dara Half5
Half5 atskaitēs funkcija "Izveidot rēķinu melnrakstus no atskaites" ļauj sagatavot melnrakstus vienā solī. Tajos iekļauti tikai tie darba ieraksti ar apmaksājamu aktivitāti (vai bez aktivitātes), kuri vēl nav izrakstīti. Ja ieslēgta opcija "Apstiprināt stundas pirms rēķina izrakstīšanas", iekļautas tikai apstiprinātās stundas. Braucieni un atvaļinājumi nekļūst par rēķina rindām. Klienta braucienu maksas (fiksēta maksa par braucienu, par km vai ceļā pavadīto laiku) redzamas atskaitēs, bet rēķinā tās jāievada pašiem. Izklāstu var eksportēt uz CSV, Excel vai PDF; kolonnā ar rēķina statusu redzams, kas jau izrakstīts.
Pats rēķins tiek glabāts jūsu grāmatvedības programmā, un integrācijas atšķiras. Moneybird saņem rēķina melnrakstu, var to nosūtīt e-pastā un sinhronizē kontaktus un projektus. WeFact saņem melnrakstu, nosūta e-pastā, sinhronizē debitorus, var izveidot kredītrēķinus un atzīmēt rēķinus kā apmaksātus. Exact Online saņem melnrakstu un sinhronizē kontus; galīgo rēķinu izveidojat un nosūtāt Exact sistēmā. e-Boekhouden nesaņem melnrakstu: Half5 izveido rēķinu tikai pēc apstiprināšanas, un nosūtīšana jāveic pašiem. Sinhronizējas kontakti un kontu plāns.
Projektiem var iestatīt stundu budžetu, redzēt izlietoto budžetu un saņemt brīdinājumu, ja tas tiek pārsniegts. Fiksēta ikmēneša maksa vai priekšapmaksas paketes nav atsevišķs rēķina tips Half5 – šos rēķinus izrakstiet savā grāmatvedības programmā.
Biežāk uzdotie jautājumi
Cik bieži jāizraksta rēķini par stundām?
Visbiežāk – reizi mēnesī, nākamā mēneša sākumā. Lielākiem projektiem naudas plūsmai var palīdzēt rēķinu izrakstīšana pa posmiem vai ik pēc divām nedēļām.
Vai katrs ieraksts jāiekļauj rēķinā?
Nē. Bieži pietiek ar vienu rindu par projektu vai aktivitāti. Detalizētu uzskaiti nosūtiet kā izklāstu.
Ko darīt ar stundām, kuras aizmirsu izrakstīt?
Pievienojiet tās nākamajam rēķinam, skaidri norādot periodu. Tāpēc filtrēšana pēc ‘vēl nav izrakstīts’ ir drošāka nekā tikai pēc datuma.
Vai ceļa izdevumus var iekļaut tajā pašā rēķinā?
Jā, ja ar klientu tā ir vienošanās. Norādiet tos atsevišķā rindā, lai klients var atšķirt stundas no ceļa izdevumiem.
Ko darīt, ja klients apstrīd ierakstu?
Labojiet rēķinu ar kredītrēķinu vai korekcijas rindu un pierakstiet vienošanos nākotnei. Skaidrs apraksts katrā ierakstā novērš lielāko daļu strīdu.
