Kāda ir atšķirība starp apmaksājamām un neapmaksājamām stundām?
Stunda ir apmaksājama, ja to varat iekļaut rēķinā. Tas nav atkarīgs no tā, cik smagi strādājāt, bet gan no tā, ko esat saskaņojuši ar klientu. Dizaina korekcija projekta ietvaros būs apmaksājama; piedāvājuma sagatavošana tam pašam klientam parasti nav.
Neapmaksājamās stundas uztur jūsu uzņēmumu, taču tās tiek segtas no peļņas, ko gūstat ar apmaksājamām stundām. Tāpēc ir svarīgi zināt, cik daudz tādu ir.
| Parasti apmaksājamas | Parasti neapmaksājamas |
|---|---|
| Darbs projekta ietvaros | Piedāvājumi un pārdošana |
| Sapulces ar vai klienta labā | Jūsu administrācija un rēķinu izrakstīšana |
| Pētījumi pēc klienta lūguma | Iekšējās sapulces un apmācības |
| Ceļā pavadītais laiks, ja tas ir saskaņots | Pārstrāde kļūdu dēļ pēc savas vainas |
Kā aprēķināt apmaksājamo noslodzi?
Formula ir vienkārša: apmaksājamās stundas ÷ nostrādātās stundas × 100%. Izmantojiet faktiski nostrādātās stundas, nevis līgumā noteiktās, citādi nedēļa ar virsstundām izskatīsies labāka, nekā bija patiesībā. Atvaļinājuma un slimības dienas neiekļaujiet aprēķinā.
Ir vērts sekot arī starpībai starp apmaksājamām un faktiski izrakstītām stundām. Stundas, kas bija apmaksājamas, bet netika iekļautas rēķinā, piemēram, ja darbs ieilga, ir atsevišķs zudumu veids.
- Piemērs: nedēļā nostrādājat 40 stundas.
- No tām 28 ir apmaksājamas pēc jūsu vienošanās.
- Jūsu noslodze ir 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Rēķinā iekļaujat 25, jo 3 stundas norakstāt kā papildu darbu. Tātad 25 ÷ 28 ≈ 89% no apmaksājamām stundām faktiski tika izrakstītas rēķinā.
Šis ir piemērs, nevis standarts. Veselīga attiecība atkarīga no jūsu nozares, amata un tā, cik daudz laika aizņem pārdošana un vadība.
Kur pazūd apmaksājamais laiks?
Lielās darba daļās tas gandrīz nenotiek. Dienu objektā vai pēcpusdienu programmējot parasti pieraksta. Zudumi rodas sīkos darbos starplaikos, kurus nedēļas beigās vairs neatceraties.
- Īsi zvani. Desmit minūtes ar klientu par jautājumu trīs reizes dienā – pusstunda, kas nekur nav uzskaitīta.
- E-pasti. Detalizēta atbilde vai dokumenta pārbaude ir darbs šim klientam, bet nešķiet kā “projekta darbs”.
- Pēcpārbaude. Nelielas izmaiņas pēc nodošanas, jautājums par rēķinu, ātra pārbaude.
- Ceļš. Ja esat vienojušies, ka ceļā pavadītais laiks ir apmaksājams, tas arī jāuzskaita.
- Pārslēgšanās starp darbiem. Darbs, ko pārtraucat un pabeidzat vēlāk, bieži tiek pierakstīts tikai vienreiz.
Kā noteikt likmes: pēc aktivitātes, projekta, klienta vai cilvēka?
Daudzi laika uzskaites rīki izmanto likmju prioritāti: viskonkrētākā likme ir noteicošā. Likme aktivitātei ir svarīgāka par projekta likmi, kas ir svarīgāka par klienta likmi, un tā tālāk līdz noklusētajai likmei.
Tādējādi jums nav jāizvēlas likme katram ierakstam. Iestatiet noklusēto likmi un reģistrējiet tikai izņēmumus: klientam ar atlaidi, projektam ar fiksētu stundu likmi vai darbam, kam vienmēr ir sava likme.
| Līmenis | Kad izmantot |
|---|---|
| Darba veids (aktivitāte) | Darbs ar savu cenu, piemēram, konsultācijas pret izpildi |
| Projekts | Piedāvājums ar noteiktu stundu likmi konkrētam projektam |
| Klients | Ietvarlīgums vai atlaide visam, ko darāt šim klientam |
| Persona | Senioru un junioru atšķirīgas likmes |
| Organizācija | Jūsu noklusētā likme, ja nekas cits nav noteikts |
Kā vienoties ar klientu par to, kas ir apmaksājams?
Vienojieties rakstiski pirms darba uzsākšanas – piedāvājumā vai sadarbības līgumā. Strīdi par rēķiniem gandrīz vienmēr rodas par darbiem, par kuriem klients nezināja, ka tie tiks iekļauti.
Norādiet precīzi arī robežgadījumus. Vai ceļš ir apmaksājams un ar kādu likmi? Vai noapaļojat līdz 15 vai 6 minūtēm? Vai jūsu komandas iekšējās diskusijas par projektu ir apmaksājamas? Vai iekasējat par labojumiem pēc nodošanas?
Katram ierakstam pierakstiet īsu aprakstu, ko klients varētu izlasīt. Tad specifikācija kopā ar rēķinu ir jūsu pamatojums. Vairāk sadaļā Rēķinu izrakstīšana no stundu uzskaites.
Kā to dara Half5
Half5 aktivitāte nosaka, vai stunda ir apmaksājama: katrai aktivitātei var norādīt "Apmaksājama" vai "Neapmaksājama". Ieraksts bez aktivitātes tiek uzskatīts par apmaksājamu. Projektam un klientam nav savas apmaksājamības iestatījuma, tāpēc iekšējam darbam izveidojiet neapmaksājamu aktivitāti, piemēram, ‘Administrācija’ vai ‘Pārdošana’.
Likmes tiek noteiktas secībā: aktivitāte → projekts → klients → lietotājs → organizācija. Aktivitātei var piešķirt savu "Stundas likmi", kas pārraksta noklusēto likmi. Projektā redzamas reģistrētās stundas, budžeta stundas, izmantotais budžets un apmaksājamā summa. Pārskatos ir skats uz vēl neizrakstītajām stundām un rentabilitātes pārskats, kur salīdzina likmes ar izmaksām.
Lai nepazustu sīkie darbi, palīdzēs Half5 datora lietotne: jūsu laika līnijā redzami izmantotie programmu logi, kalendāra notikumi un faili kā "Ieteikumi" reģistrācijai. Programmas un faili ir pilnībā šifrēti, un kalendāra notikumus redzat tikai jūs: jūsu vadītājs, administratori un Half5 tiem nepiekļūst. Organizācija redz tikai tās stundas, ko reģistrējat pats. Skatiet vairāk par automātisko stundu uzskaiti.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kāda ir laba apmaksājamā noslodze?
Nav vienas normas. Tas atkarīgs no nozares un amata: ja arī pārdodat vai vadāt, neapmaksājamo stundu būs vairāk. Salīdziniet galvenokārt ar saviem iepriekšējiem mēnešiem.
Vai atvaļinājums un slimības dienas jāiekļauj noslodzē?
Parasti nē. Apmaksājamās stundas daliet ar nostrādātajām, un atvaļinājums nav nostrādātas stundas. Vienojieties uzņēmumā par vienotu definīciju, lai salīdzinātu līdzīgas lietas.
Vai vispār jāuzskaita neapmaksājamās stundas?
Jā, ja vēlaties zināt sava laika izmaksas. Bez tām nevarat redzēt, cik daudz laika aiziet administrācijai vai pārdošanai, un nevarat pamatot savu likmi.
Vai ceļā pavadītais laiks ir apmaksājams?
Tikai, ja tas ir saskaņots ar klientu. Daudzi uzņēmumi par ceļu piemēro zemāku likmi vai fiksētu maksu par braucienu; norādiet to piedāvājumā jau sākumā.
Kā noslodze atšķiras no produktivitātes?
Noslodze rāda, cik lielu daļu savu stundu varat izrakstīt rēķinā. Produktivitāte bieži tiek skatīta plašāk. Kā to mērīt bez uzraudzības – lasiet sadaļā produktivitāte bez kontroles.
