Jaké kroky vedou od hodin k faktuře?
Fakturace z hodin je hlavně otázkou pevného postupu. Vynecháte krok a fakturujete málo, moc nebo dvakrát.
- Zvolte období, obvykle kalendářní měsíc, a nechte všechny, aby jej uzavřeli.
- Schvalte hodiny nebo je sami zkontrolujte. Viz schvalování výkazů.
- U každého klienta vyberte fakturovatelné hodiny z daného období, které ještě nebyly fakturovány.
- Převraťte je do návrhu faktury, seskupeného podle dohody s klientem.
- Zkontrolujte návrh: sazby, součty, popisy a rozpis.
- Odešlete fakturu a ujistěte se, že hodiny jsou označeny jako fakturované.
Jak seskupit hodiny na faktuře a kolik detailů uvést?
Pevné pravidlo neexistuje; záleží na tom, co chce klient vidět a jaká je vzájemná důvěra. Pravidelný klient s dlouhodobou spoluprací často chce jeden řádek na projekt. Nový klient, nebo ten, kdo musí náklady obhajovat interně, požaduje více detailů.
Praktický kompromis: na faktuře jeden řádek na projekt nebo činnost s počtem hodin a sazbou. Detailní rozpis jednotlivých položek přiložte jako přílohu.
| Úroveň detailu | Kdy použít |
|---|---|
| Jeden řádek s celkem | Stálý klient, stejný typ práce, vysoká důvěra |
| Podle projektu | Více projektů pro jednoho klienta |
| Podle činnosti | Práce za různé sazby, např. poradenství a realizace |
| Podle položky | Nový klient, očekávaná diskuse nebo klient požaduje detail |
Máte přikládat rozpis hodin?
Není to vždy povinné, ale předejdete tím většině dotazů. Rozpis ukazuje datum, osobu, popis a délku každé položky. Klient vidí, za co platí, a vy nemusíte nic vysvětlovat.
Dejte si proto pozor na popisy. Interní zkratky, názvy souborů nebo „různé“ nepatří do dokumentu pro klienta. Co je dobrý popis, najdete v fakturovatelné hodiny.
Které hodiny nefakturujete?
Ne vše, co je evidováno, patří na fakturu. Před fakturací filtrujte.
- Nefakturovatelné hodiny, například administrativa, obchod a interní schůzky.
- Dovolená a nemoc. Jsou ve vašich záznamech pro mzdy, ne pro klienta.
- Cesty a cestovní čas, pokud jste se s klientem nedohodli jinak, například na pevné částce za cestu nebo nižší sazbě za cestování.
- Již fakturované hodiny, i když byly později upraveny.
- Ještě neschválené hodiny, pokud pracujete se schvalováním.
Jak předejdete dvojí fakturaci hodin?
Každé položce nastavte stav fakturace: fakturováno nebo ne. Stav nastavte při vytvoření faktury, ne později ručně. Pro další fakturaci vybírejte jen hodiny bez tohoto stavu.
Pozor na hodiny upravené po fakturaci nebo zapsané zpětně do měsíce, který už byl fakturován. Ty spadají mimo vaše období. Proto filtrujte na „ještě nefakturováno“, ne jen podle data.
Používáte-li účetní software, vytvářejte nejdříve návrhy faktur a odesílejte až po kontrole. Smazat návrh je snazší než vystavovat dobropis.
Jak to funguje s rozpočtem, předplacenými hodinami nebo měsíčním paušálem?
U hodinového rozpočtu jednoduše evidujete hodiny na projekt a sledujete, kolik zbývá. Klienta upozorněte dříve, než rozpočet vyčerpáte, ne až potom. Hodiny nad rozpočet fakturujte jen pokud je to dohodnuto.
Při pevné měsíční částce nebo paušálu fakturujete dohodnutou částku bez ohledu na počet hodin. Hodiny ale evidujte dál: uvidíte tak, zda cena odpovídá skutečné práci.
Jak to Half5 řeší
V reportech Half5 funkce „Vytvořit návrhy faktur z reportu“ připraví návrhy faktur najednou. Zahrnou pouze položky s fakturovatelnou činností (nebo bez činnosti), které ještě nebyly fakturovány. Pokud je zapnuto „Schvalovat hodiny před fakturací“, jen schválené hodiny. Cesty a dovolená se nikdy nestanou fakturačními řádky. Paušální poplatky za cesty (pevná částka za cestu, za km nebo cestovní čas) se zobrazují v reportech, ale do faktury je přidáváte sami. Rozpis lze exportovat do CSV, Excelu nebo PDF; sloupec se stavem fakturace ukazuje, co už bylo fakturováno.
Samotná faktura vzniká ve vašem účetním softwaru a integrace se liší. Moneybird přijímá návrh faktury, může ji odeslat e-mailem a synchronizuje kontakty a projekty. WeFact přijímá návrh faktury, odesílá e-mailem, synchronizuje odběratele a umožňuje vystavit dobropisy a označit faktury jako zaplacené. Exact Online přijímá návrh faktury a synchronizuje účty; finální fakturu vystavíte a odešlete přímo v Exactu. e-Boekhouden návrhy nepřijímá: Half5 vytvoří fakturu až při finalizaci a odesíláte ji sami. Kontakty a účty se synchronizují.
Projekty mají rozpočet v hodinách, ukazují čerpání a upozorní při překročení. Pevná měsíční částka nebo předplacený balíček není v Half5 typem faktury; tyto fakturujete přímo v účetním softwaru.
Často kladené dotazy
Jak často fakturovat z hodin?
Obvykle měsíčně, na začátku dalšího měsíce. U větších projektů může pomoci fakturace po milnících nebo každé dva týdny pro lepší cash flow.
Musím uvádět každou položku na faktuře?
Ne. Jeden řádek na projekt nebo činnost na faktuře většinou stačí. Detailní rozpis pošlete jako přílohu.
Co s hodinami, které jsem zapomněl vyfakturovat?
Přidejte je do další faktury s jasným popisem období. Proto je lepší filtrovat na „ještě nefakturováno“ než jen podle data.
Mohu na stejnou fakturu přidat cestovní náklady?
Ano, pokud jste se na tom s klientem dohodli. Uveďte je na samostatný řádek, aby klient rozlišil hodiny a cestovní náklady.
Co když klient zpochybní položku?
Opravte fakturu dobropisem nebo opravnou položkou a dohodu si poznamenejte pro příště. Jasný popis u každé položky většině sporů předejde.
