Jaký je rozdíl mezi fakturovatelnými a nefakturovatelnými hodinami?
Hodina je fakturovatelná, pokud ji můžete uvést na faktuře. Nezáleží na tom, jak moc jste se nadřeli, ale na tom, co máte s klientem dohodnuto. Kolo návrhů v rámci zakázky je fakturovatelné; příprava nabídky pro stejného klienta obvykle ne.
Nefakturovatelné hodiny jsou nutné pro chod firmy, ale platíte je z marže na fakturovatelných hodinách. Proto je důležité vědět, kolik jich máte.
| Obvykle fakturovatelné | Obvykle nefakturovatelné |
|---|---|
| Práce na zakázce dle smlouvy | Nabídky a obchod |
| Schůzky s klientem nebo pro klienta | Vlastní administrativa a fakturace |
| Výzkum na žádost klienta | Interní porady a školení |
| Cestovní čas, pokud je dohodnut | Opravy vlastních chyb |
Jak spočítat využití fakturovatelných hodin?
Vzorec je jednoduchý: fakturovatelné hodiny ÷ odpracované hodiny × 100 %. Počítejte skutečně odpracované hodiny, ne úvazek – jinak v týdnu s přesčasy číslo zkreslíte. Dovolenou a nemoc do výpočtu nezahrnujte.
Vyplatí se sledovat i rozdíl mezi fakturovatelnými a skutečně fakturovanými hodinami. Hodiny, které byly fakturovatelné, ale nevyúčtovali jste je (například kvůli překročení rozpočtu), jsou zvláštní typ úniku.
- Příklad: za týden odpracujete 40 hodin.
- Z toho je 28 hodin fakturovatelných podle smluv.
- Využití je 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Na faktuře skončí 25 hodin, protože 3 hodiny navíc odepisujete. Takže 25 ÷ 28 ≈ 89 % fakturovatelných hodin bylo skutečně vyúčtováno.
Jde o ukázkový příklad, ne o normu. Zdravý podíl závisí na oboru, roli a na tom, kolik času zabere obchod a řízení.
Kde fakturovatelný čas uniká?
Téměř nikdy ne v hlavních blocích. Den na stavbě nebo odpoledne programování si zapíšete. Ztráty jsou v drobné práci mezi tím, na kterou si už na konci týdne nevzpomenete.
- Krátké hovory. Deset minut s klientem ohledně dotazu, třikrát denně, je půlhodina, která nikde není.
- E-maily. Podrobná odpověď nebo korektura dokumentu je práce pro klienta, ale často ji nevnímáte jako „práci na projektu“.
- Doplnění. Malá úprava po předání, dotaz k faktuře, rychlá kontrola.
- Cesty. Pokud jste si dohodli, že cestovní čas počítáte, musíte ho také evidovat.
- Přepínání kontextu. Práci, kterou přerušíte a dokončíte později, často zapíšete jen jednou.
Jak nastavit sazby: podle činnosti, projektu, klienta nebo osoby?
Mnoho nástrojů na evidenci času používá hierarchii sazeb: platí ta nejkonkrétnější. Sazba za typ práce má přednost před sazbou projektu, ta zase před sazbou klienta, a tak dále až po výchozí sazbu.
Nemusíte tak vybírat sazbu u každého záznamu. Nastavíte výchozí a řešíte jen výjimky: klient s dohodnutou slevou, projekt s pevnou hodinovou sazbou nebo práce, která má vždy vlastní cenu.
| Úroveň | Kdy použít |
|---|---|
| Typ práce (činnost) | Práce s vlastní sazbou, např. poradenství vs. realizace |
| Projekt | Nabídka s dohodnutou sazbou pro daný projekt |
| Klient | Rámcová smlouva nebo sleva na vše, co pro klienta děláte |
| Osoba | Různé sazby pro seniorní a juniorní pracovníky |
| Organizace | Výchozí sazba, pokud neplatí nic jiného |
Jak se s klientem dohodnout, co je fakturovatelné?
Dejte to písemně ještě před zahájením práce – do nabídky nebo pověřovacího dopisu. Spory o faktury téměř vždy vznikají kvůli práci, o které klient nevěděl, že se bude účtovat.
Buďte konkrétní v hraničních případech. Počítá se cestovní čas a v jaké sazbě? Zaokrouhlujete na čtvrt nebo deset minut? Je interní diskuse vašeho týmu o projektu fakturovatelná? Účtujete opravy po předání?
Ke každému záznamu napište krátký popis, který by si klient mohl přečíst. Pak je specifikace na faktuře vaším vysvětlením. Více v Fakturace z hodin.
Jak to Half5 řeší
V Half5 rozhoduje o fakturovatelnosti činnost: každá činnost je nastavena jako „Fakturovatelná“ nebo „Nefakturovatelná“. Záznam bez činnosti se počítá jako fakturovatelný. Projekty a klienti nemají vlastní přepínač fakturovatelnosti, takže pro interní práci vytvoříte nefakturovatelnou činnost, například ‚Administrativa‘ nebo ‚Obchod‘.
Sazby se určují v pořadí činnost → projekt → klient → uživatel → organizace. Činnost může mít vlastní „Hodinovou sazbu“, která přepíše výchozí sazbu. Projekt ukazuje evidované hodiny, rozpočet, čerpání rozpočtu a fakturovatelnou částku. V reportech najdete přehled práce k fakturaci i pohled na ziskovost – porovnání sazeb a nákladů.
Na drobnou práci, která často uniká, pomůže desktopová aplikace: časová osa ukazuje programy, ve kterých jste pracovali, události z kalendáře a soubory jako „Návrhy“ k zápisu. Programy a soubory jsou šifrované end-to-end a události z kalendáře vidíte jen vy: váš manažer, administrátoři ani Half5 k nim nemají přístup. Vaše organizace vidí jen hodiny, které sami zapíšete. Více v automatická evidence času.
Často kladené dotazy
Jaké je dobré využití fakturovatelných hodin?
Pevná norma neexistuje. Záleží na oboru a roli: kdo zároveň prodává nebo řídí, má přirozeně více nefakturovatelných hodin. Porovnávejte hlavně se svými předchozími měsíci.
Počítají se do využití dovolené a nemoc?
Obvykle ne. Fakturovatelné hodiny dělíte odpracovanými hodinami a dovolená není odpracovaná. Dohodněte si ale v týmu jednotnou definici, jinak porovnáváte neporovnatelné.
Mám vůbec evidovat nefakturovatelné hodiny?
Ano, pokud chcete znát skutečné náklady svého času. Bez nich nevidíte, kolik týdně věnujete administrativě nebo obchodu, a nemůžete správně obhájit svou sazbu.
Je cestovní čas fakturovatelný?
Jen pokud jste se na tom s klientem dohodli. Mnoho firem účtuje cestu nižší sazbou nebo paušálem za cestu; uveďte to předem v nabídce.
Jaký je rozdíl mezi využitím a produktivitou?
Využití ukazuje, jakou část hodin můžete fakturovat. Produktivita se často chápe šířeji. Jak ji měřit bez kontroly lidí najdete v produktivita bez dohledu.
