X’inhi d-differenza bejn sigħat fatturabbli u mhux fatturabbli?
Siegħa hija fatturabbli jekk tista’ tidher fuq fattura. Mhux kemm ħdimt iebes jagħmel differenza, imma x’ftehem mal-klijent. Eżempju: round ta’ disinn fil-ftehim huwa fatturabbli; kitba ta’ kwotazzjoni għall-istess klijent ġeneralment le.
Is-sigħat mhux fatturabbli jżommu n-negozju miexi, imma jitħallsu mill-marġni fuq is-sigħat fatturabbli. Għalhekk hu importanti tkun taf kemm huma.
| Normalment fatturabbli | Normalment mhux fatturabbli |
|---|---|
| Xogħol ta’ kunsinna fil-ftehim | Kwotazzjonijiet u bejgħ |
| Laqgħat mal-klijent jew għalih | Amministrazzjoni u fatturazzjoni tiegħek |
| Riċerka mitluba mill-klijent | Laqgħat interni u taħriġ |
| Ħin ta’ vjaġġar, jekk miftiehem | Xogħol mill-ġdid minħabba żbalji tiegħek |
Kif tikkalkula l-użu fatturabbli?
Il-formula hija sempliċi: sigħat fatturabbli ÷ sigħat imħaddma × 100%. Uża sigħat imħaddma, mhux sigħat fil-kuntratt, inkella ġimgħa b’overtime tidher aħjar milli kienet. Ħalli l-leave u l-mard barra.
Jgħin ukoll issegwi d-differenza bejn sigħat fatturabbli u dawk li verament fatturajt. Sigħat li kienu fatturabbli imma ma ċċarġjajtx, pereżempju għax xogħol dam iżjed, huma tip ieħor ta’ telf.
- Eżempju: taħdem 40 siegħa f’ġimgħa.
- 28 minnhom huma fatturabbli skont il-ftehim.
- L-użu tiegħek huwa 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Tfattura 25, għax tħassar 3 sigħat xogħol żejjed. Allura 25 ÷ 28 ≈ 89% tas-sigħat fatturabbli tiegħek ġew verament fatturati.
Dan hu eżempju prattiku, mhux benchmark. X’inhu sehem ‘sħiħ’ jiddependi fuq is-settur, ir-rwol u kemm jieħu ħin il-bejgħ u l-ġestjoni.
Fejn jintilfu s-sigħat fatturabbli?
Kważi qatt mhux fil-blokki kbar. Jum fuq il-post jew wara l-kompjuter jinkiteb. It-telf ikun fil-biċċiet żgħar bejn wieħed u ieħor, li sal-aħħar tal-ġimgħa tkun insejt bihom.
- Telefonati qosra. Għaxar minuti mal-klijent dwar mistoqsija, tliet darbiet kuljum, nofs siegħa li ma tidher imkien.
- Email. Tweġiba dettaljata jew tiċċekkja dokument huwa xogħol għal dak il-klijent, imma ma jħossokx ‘fuq il-proġett’.
- Follow-up. Tibdil żgħir wara kunsinna, mistoqsija dwar fattura, verifika rapida.
- Vjaġġar. Jekk il-ħin tal-vjaġġ jaqbel li jgħodd, trid tirreġistrah ukoll.
- Tibdil ta’ kuntest. Xogħol li twaqqaf u tkompli aktar tard spiss jiġi rreġistrat darba biss.
Kif tistabbilixxi r-rati: skont l-attività, proġett, klijent jew persuna?
Ħafna time trackers jużaw ordni ta’ rati: l-aktar speċifiku jirbaħ. Rata għal tip ta’ xogħol tieħu prijorità fuq dik tal-proġett, li tieħu fuq dik tal-klijent, u hekk sa r-rata default tiegħek.
B’hekk ma tagħżilx rata għal kull entry. Tissettja default u tirrekordja biss l-eċċezzjonijiet: klijent b’skont miftiehem, proġett b’rata fissa, jew xogħol li dejjem għandu rata tiegħu.
| Livell | Meta tużaha |
|---|---|
| Tip ta’ xogħol (attività) | Xogħol b’prezz tiegħu, bħal parir vs kunsinna |
| Proġett | Kwotazzjoni b’rata miftiehma għal dak il-proġett |
| Klijent | Ftehim qafas jew skont fuq kollox li tagħmel għalihom |
| Persuna | Staff senior u junior b’rati differenti |
| Organizzazzjoni | Ir-rata default tiegħek meta ma japplikax xejn ieħor |
Kif taqbel mal-klijenti x’huwa fatturabbli?
Ikteb kollox qabel tibda, fil-kwotazzjoni jew engagement letter. Kwistjonijiet fuq il-fattura kważi dejjem ikunu fuq xogħol li l-klijent ma kienx jaf li jgħodd.
Kun ċar fuq il-każijiet border. Il-vjaġġ jgħodd, u b’liema rata? Tirdoppja għal kwindici jew sitt minuti? Diskussjoni interna tat-tim tiegħek dwar il-proġett tagħhom hija fatturabbli? Tikkontabbilizza għal tiswijiet wara kunsinna?
Ikteb deskrizzjoni qasira fuq kull entry li l-klijent jista’ jaqra. Imbagħad l-ispeċifikazzjoni mal-fattura tiegħek hija l-ġustifikazzjoni tiegħek. Aktar f’Fatturazzjoni minn sigħat.
Kif jaħdem Half5
F’Half5 l-attività tiddeċiedi jekk siegħa hijiex fatturabbli: kull attività tiġi ssettjata bħala "Fatturabbli" jew "Mhux fatturabbli". Entry mingħajr attività jingħadd bħala fatturabbli. Il-proġetti u l-klijenti m’għandhomx switch tagħhom; għal xogħol intern toħloq attività mhux fatturabbli, bħal ‘Admin’ jew ‘Bejgħ’.
Ir-rati jiġu solvuti fl-ordni attività → proġett → klijent → utent → organizzazzjoni. Attività tista’ jkollha "Rata fis-siegħa" tagħha, li tieħu prijorità fuq ir-rata default tiegħek. Proġett juri sigħat irreġistrati, sigħat fil-baġit, baġit użat u l-ammont fatturabbli. Ir-rapporti jinkludu veduta ta’ xogħol għad-dieħel għall-fatturazzjoni u veduta tal-profittabbiltà li tqabbel ir-rati mal-ispejjeż.
Għall-biċċiet żgħar ta’ xogħol li jintilfu, l-app tad-desktop tista’ tgħin: it-timeline tiegħek juri l-programmi li ħdimt fihom, kalendarji u fajls bħala "Suggerimenti" x’jirreġistra. Il-programmi u l-fajls huma encrypted end-to-end u l-kalendarji jidhru biss lilek: il-manager tiegħek, admins u Half5 ma jistgħux jaqraw xejn. L-organizzazzjoni tiegħek tara biss is-sigħat li tirreġistra int. Ara reġistrazzjoni awtomatika tas-sigħat.
Mistoqsijiet ta’ spiss
X’inhu użu fatturabbli tajjeb?
M’hemmx standard fiss. Jiddependi fuq is-settur u r-rwol: min jagħmel ukoll bejgħ jew ġestjoni jkollu aktar sigħat mhux fatturabbli. Ikkumpara l-aktar max-xhur preċedenti tiegħek.
Il-leave u l-mard jgħoddu fl-użu?
Normalment le. Taqsam is-sigħat fatturabbli fuq sigħat imħaddma, u l-leave mhux sigħat imħaddma. Qabelu fuq definizzjoni waħda fil-kumpanija, inkella tkun qed tqabbel affarijiet differenti.
Għandi nirreġistra s-sigħat mhux fatturabbli?
Iva, jekk trid tkun taf x’jiswa l-ħin tiegħek. Mingħajrhom ma tara xejn kemm mill-ġimgħa tmur fuq admin jew bejgħ, u ma tistax tiġġustifika r-rata tiegħek sew.
Il-ħin tal-vjaġġ huwa fatturabbli?
Biss jekk miftiehem mal-klijent. Ħafna negozji jikkontabbilizzaw il-vjaġġ b’rata aktar baxxa jew ammont fiss għal kull vjaġġ; daħħalha fil-kwotazzjoni minn qabel.
X’inhi d-differenza bejn użu u produttività?
L-użu huwa dwar liema sehem tas-sigħat tiegħek tista’ tikkontabbilizza. Il-produttività ħafna drabi tintuża b’mod aktar wiesa’. Kif tkejjelha mingħajr sorveljanza hawn f’produttività mingħajr kontroll.
