Care e diferența dintre orele facturabile și cele nefacturabile?
O oră este facturabilă dacă o poți trece pe factură. Nu contează cât de greu ai muncit, ci ce ai stabilit cu clientul. O rundă de design în cadrul proiectului este facturabilă; redactarea unei oferte pentru același client, de obicei, nu.
Orele nefacturabile țin afacerea în mișcare, dar sunt plătite din marja pe care o ai la orele facturabile. De aceea e important să știi câte sunt.
| De obicei facturabil | De obicei nefacturabil |
|---|---|
| Munca de livrare în cadrul proiectului | Oferte și vânzări |
| Ședințe cu sau pentru client | Administrare și facturare proprie |
| Cercetare solicitată de client | Ședințe și traininguri interne |
| Timp de deplasare, dacă e agreat | Refaceri din cauza greșelilor proprii |
Cum calculezi gradul de utilizare facturabilă?
Formula e simplă: ore facturabile ÷ ore lucrate × 100%. Folosește orele efectiv lucrate, nu cele din contract, altfel o săptămână cu ore suplimentare pare mai bună decât a fost. Concediile și zilele de boală nu se includ.
E util să urmărești și diferența dintre orele facturabile și cele efectiv facturate. Orele care ar fi putut fi facturate, dar nu au fost (de exemplu, pentru că un proiect a depășit bugetul), sunt un alt tip de pierdere.
- Exemplu: lucrezi 40 de ore într-o săptămână.
- 28 dintre ele sunt facturabile conform acordului cu clientul.
- Gradul tău de utilizare este 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Ajungi să facturezi 25, pentru că anulezi 3 ore de muncă suplimentară. Deci 25 ÷ 28 ≈ 89% din orele facturabile au fost efectiv facturate.
Acesta este doar un exemplu, nu un reper. Ce înseamnă un procent sănătos depinde de domeniul tău, de rol și de cât timp aloci vânzărilor sau managementului.
Unde se pierd orele facturabile?
Aproape niciodată în blocurile mari de timp. O zi pe teren sau o după-amiază de programare se notează. Pierderile apar la lucrurile mici dintre ele, pe care nu le mai ții minte la final de săptămână.
- Apeluri scurte. Zece minute cu un client pentru o întrebare, de trei ori pe zi, înseamnă jumătate de oră care nu apare nicăieri.
- Email. Un răspuns detaliat sau corectura unui document e muncă pentru client, dar nu pare „muncă pe proiect”.
- Follow-up. O mică modificare după livrare, o întrebare despre factură, o verificare rapidă.
- Deplasări. Dacă ai agreat că timpul de drum se facturează, trebuie să-l și înregistrezi.
- Schimbări de context. Munca întreruptă și reluată ulterior e adesea notată o singură dată.
Cum stabilești tarifele: pe activitate, proiect, client sau persoană?
Multe aplicații de pontaj folosesc o ordine a tarifelor: cel mai specific tarif are prioritate. Un tarif pentru un tip de activitate bate tariful proiectului, care bate tariful clientului, și tot așa până la tariful standard.
Așa nu alegi tariful la fiecare înregistrare. Setezi un tarif standard și notezi doar excepțiile: un client cu discount agreat, un proiect cu preț fix pe oră sau o activitate cu tarif propriu.
| Nivel | Când îl folosești |
|---|---|
| Tip de activitate | Muncă cu preț separat, de exemplu consultanță vs. execuție |
| Proiect | Ofertă cu tarif orar agreat pentru acel proiect |
| Client | Acord-cadru sau discount pentru tot ce faci pentru client |
| Persoană | Tarife diferite pentru seniori și juniori |
| Organizație | Tariful standard, când nu se aplică altceva |
Cum stabilești cu clientul ce e facturabil?
Scrie totul înainte să începi, în ofertă sau în scrisoarea de angajament. Disputele la facturare apar aproape mereu din munca pe care clientul nu știa că o va plăti.
Fii clar la situațiile de graniță. Se facturează deplasările și la ce tarif? Rotunjești la 15 sau 6 minute? Discuțiile interne despre proiectul clientului sunt facturabile? Facturezi remedierile după livrare?
Scrie o scurtă descriere la fiecare înregistrare, ca și cum ar citi-o clientul. Astfel, detaliile de pe factură sunt justificarea ta. Mai multe în Facturarea din ore.
Cum face Half5
În Half5, activitatea decide dacă o oră e facturabilă: fiecare activitate e setată ca „Facturabilă” sau „Nefacturabilă”. O înregistrare fără activitate e considerată facturabilă. Proiectele și clienții nu au propriul comutator de facturabil, așa că pentru munca internă creezi o activitate nefacturabilă, de exemplu „Administrare” sau „Vânzări”.
Tarifele se stabilesc în ordinea activitate → proiect → client → utilizator → organizație. O activitate poate avea propriul „Tarif orar”, care îl suprascrie pe cel standard. Un proiect arată orele înregistrate, orele bugetate, bugetul consumat și suma facturabilă. Rapoartele includ o vedere cu orele rămase de facturat și o analiză de profitabilitate care compară tarifele cu costurile.
Pentru munca măruntă care se pierde, aplicația desktop te ajută: timeline-ul îți arată programele folosite, evenimentele din calendar și fișierele ca „Sugestii” de înregistrare. Programele și fișierele sunt criptate cap-coadă, iar evenimentele din calendar sunt vizibile doar pentru tine: managerul, administratorii și Half5 nu pot citi nimic. Organizația ta vede doar orele pe care le înregistrezi tu. Vezi pontaj automat.
Întrebări frecvente
Ce înseamnă un grad de utilizare facturabilă bun?
Nu există un standard fix. Depinde de domeniu și de rol: cine face și vânzări sau management are, firesc, mai multe ore nefacturabile. Compară mai ales cu lunile tale anterioare.
Concediile și zilele de boală se includ la gradul de utilizare?
De obicei nu. Împarți orele facturabile la orele lucrate, iar concediul nu e timp lucrat. E important să aveți o definiție clară în firmă, altfel comparați lucruri diferite.
Are rost să înregistrez și orele nefacturabile?
Da, dacă vrei să știi cât te costă timpul tău. Fără ele nu vezi cât din săptămână merge pe administrare sau vânzări și nu poți justifica corect tariful.
Timpul de deplasare e facturabil?
Doar dacă ai agreat asta cu clientul. Multe firme facturează deplasarea la un tarif mai mic sau o sumă fixă pe drum; pune totul în ofertă de la început.
Cu ce diferă gradul de utilizare de productivitate?
Gradul de utilizare arată ce parte din orele tale poți factura. Productivitatea e folosită mai larg. Cum o măsori fără să monitorizezi oamenii, găsești în productivitate fără control.
