Kuo skiriasi apmokestinamos ir neapmokestinamos valandos?
Valanda yra apmokestinama, jei ją galite įtraukti į sąskaitą. Tai priklauso ne nuo darbo sudėtingumo, o nuo to, ką sutarėte su klientu. Dizaino korekcijos pagal sutartį – apmokestinamos; pasiūlymo rašymas tam pačiam klientui dažniausiai – ne.
Neapmokestinamos valandos būtinos verslui, tačiau jos apmokamos iš apmokestinamų valandų pelno. Todėl svarbu žinoti, kiek jų susidaro.
| Dažniausiai apmokestinama | Dažniausiai neapmokestinama |
|---|---|
| Darbai pagal sutartą apimtį | Pasiūlymai ir pardavimai |
| Susitikimai su klientu ar dėl kliento | Jūsų administravimas ir sąskaitų išrašymas |
| Kliento užsakytas tyrimas | Vidiniai susitikimai ir mokymai |
| Kelionės laikas, jei sutarta | Pakartotinis darbas dėl savo klaidų |
Kaip apskaičiuoti apmokestinamą užimtumą?
Formulė paprasta: apmokestinamos valandos ÷ dirbtos valandos × 100 %. Naudokite faktiškai dirbtas valandas, o ne sutartines, nes savaitė su viršvalandžiais kitaip atrodys geresnė nei buvo iš tiesų. Atostogų ir ligos dienų į skaičiavimą neįtraukite.
Taip pat verta sekti skirtumą tarp apmokestinamų ir faktiškai išrašytų valandų. Valandos, kurios buvo apmokestinamos, bet neįtrauktos į sąskaitą, pavyzdžiui, dėl viršyto darbo laiko, yra atskiras nuostolio tipas.
- Pavyzdys: per savaitę dirbate 40 valandų.
- Iš jų 28 pagal susitarimus yra apmokestinamos.
- Jūsų užimtumas: 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Išrašote sąskaitą už 25 valandas, nes 3 valandas nurašote kaip papildomą darbą. Taigi 25 ÷ 28 ≈ 89 % apmokestinamų valandų buvo faktiškai apmokėtos.
Tai – pavyzdinis skaičiavimas, o ne norma. Sveikas santykis priklauso nuo srities, pareigų ir kiek laiko skiriate pardavimams ar valdymui.
Kur dingsta apmokestinamas laikas?
Dideliuose darbuose laikas beveik neprarandamas. Dieną objekte ar kelias valandas programuojant užfiksuojate. Nuostoliai atsiranda smulkiuose tarpiniuose darbuose, kurių savaitės pabaigoje jau nebeprisiminsite.
- Trumpi skambučiai. Dešimt minučių su klientu dėl klausimo, tris kartus per dieną – pusvalandis, kurio niekur neužfiksavote.
- El. laiškai. Išsamus atsakymas ar dokumento peržiūra – tai darbas klientui, bet dažnai nejaučiate, kad „dirbate prie projekto“.
- Papildomi veiksmai. Nedidelis pakeitimas po pristatymo, klausimas dėl sąskaitos, greita patikra.
- Kelionės. Jei sutarta, kad kelionės laikas apmokestinamas, jį taip pat reikia fiksuoti.
- Konteksto keitimas. Darbai, kuriuos nutraukiate ir baigiate vėliau, dažnai užfiksuojami tik kartą.
Kaip nustatyti įkainius: pagal veiklą, projektą, klientą ar asmenį?
Daugelyje laiko apskaitos sistemų įkainiai taikomi pagal prioritetą: laimi konkretiausias. Veiklos įkainis yra svarbesnis už projekto, projekto – už kliento, ir taip toliau iki numatytojo.
Taip nereikia kiekvieną kartą rinktis įkainio. Nustatote numatytąjį ir fiksuojate tik išimtis: klientą su sutarta nuolaida, projektą su fiksuotu valandiniu įkainiu ar darbą, kuris visada turi savo tarifą.
| Lygmuo | Kada taikyti |
|---|---|
| Veiklos tipas | Darbas su atskiru įkainiu, pvz., konsultacijos ir vykdymas |
| Projektas | Pasiūlymas su sutartu valandiniu įkainiu tam projektui |
| Klientas | Bendradarbiavimo sutartis ar nuolaida visiems darbams |
| Asmuo | Skirtingi įkainiai vyresniems ir jaunesniems darbuotojams |
| Organizacija | Numatytasis įkainis, kai niekas kitas netaikomas |
Kaip susitarti su klientu, kas yra apmokestinama?
Visada iš anksto užfiksuokite raštu – pasiūlyme ar sutarties laiške. Dauguma ginčų dėl sąskaitų kyla dėl darbų, apie kuriuos klientas nežinojo.
Aiškiai aptarkite ribines situacijas. Ar kelionės laikas apmokestinamas ir kokiu tarifu? Ar apvalinate iki penkiolikos ar šešių minučių? Ar jūsų komandos vidiniai aptarimai dėl projekto yra apmokestinami? Ar skaičiuojate laiką už pataisymus po pristatymo?
Kiekvienam įrašui parašykite trumpą aprašymą, kurį galėtų perskaityti klientas. Tuomet sąskaitos specifikacija bus jūsų pagrindimas. Plačiau – Sąskaitų išrašymas pagal valandas.
Kaip tai daro Half5
Half5 sistemoje veikla nurodo, ar valanda apmokestinama: kiekvienai veiklai priskiriama „Apmokestinama“ arba „Neapmokestinama“. Įrašas be veiklos laikomas apmokestinamu. Projektai ir klientai neturi atskiro apmokestinimo nustatymo, todėl vidiniams darbams sukurkite neapmokestinamą veiklą, pvz., „Administravimas“ ar „Pardavimai“.
Įkainiai taikomi tokia tvarka: veikla → projektas → klientas → naudotojas → organizacija. Veikla gali turėti savo „Valandinį įkainį“, kuris pakeičia numatytąjį. Projekte matysite užregistruotas valandas, biudžeto valandas, panaudotą biudžetą ir apmokestinamą sumą. Ataskaitose rasite dar neišrašytų valandų ir pelningumo rodiklius, lyginančius įkainius su sąnaudomis.
Smulkiems darbams, kurie dažnai lieka nefiksuoti, padeda darbalaukio programa: jūsų laiko juostoje matysite naudotas programas, kalendoriaus įvykius ir failus kaip „Pasiūlymus“ registruoti. Programos ir failai yra pilnai užšifruoti, o kalendoriaus įvykius matote tik jūs: vadovas, administratoriai ir Half5 jų nemato. Organizacija mato tik jūsų pačių užregistruotas valandas. Plačiau – automatinis laiko fiksavimas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Koks apmokestinamo užimtumo rodiklis yra geras?
Nėra vieno standarto. Viskas priklauso nuo srities ir pareigų: jei dalį laiko skiriate pardavimams ar valdymui, natūraliai turėsite daugiau neapmokestinamų valandų. Lyginkite pirmiausia su savo ankstesniais mėnesiais.
Ar atostogos ir ligos dienos įtraukiamos į užimtumą?
Dažniausiai ne. Apmokestinamas valandas dalijate iš dirbtų valandų, o atostogos – ne dirbtas laikas. Svarbu susitarti dėl vienos apibrėžties įmonėje, kad visi lygintumėte tą patį.
Ar verta fiksuoti neapmokestinamas valandas?
Taip, jei norite žinoti, kiek kainuoja jūsų laikas. Be jų nematysite, kiek savaitės skiriate administravimui ar pardavimams, ir negalėsite pagrįsti savo įkainio.
Ar kelionės laikas apmokestinamas?
Tik jei taip sutarta su klientu. Daugelis įmonių kelionėms taiko mažesnį įkainį arba fiksuotą sumą už kelionę; tai įtraukite į pasiūlymą iš anksto.
Kuo užimtumas skiriasi nuo produktyvumo?
Užimtumas rodo, kokią dalį valandų galite apmokestinti. Produktyvumas dažnai suprantamas plačiau. Kaip jį matuoti be darbuotojų stebėjimo – produktyvumas be kontrolės.
