Aký je rozdiel medzi fakturovateľnými a nefakturovateľnými hodinami?
Hodina je fakturovateľná, ak ju môžete uviesť na faktúre. Nezáleží na tom, ako veľmi ste sa snažili, ale na tom, čo ste si s klientom dohodli. Napríklad kolo dizajnu v rámci zadania je fakturovateľné, príprava cenovej ponuky pre toho istého klienta zvyčajne nie.
Nefakturovateľné hodiny sú potrebné pre chod firmy, ale platíte ich z marže na fakturovateľných hodinách. Preto je dôležité vedieť, koľko ich je.
| Zvyčajne fakturovateľné | Zvyčajne nefakturovateľné |
|---|---|
| Realizácia v rámci zadania | Cenové ponuky a obchod |
| Stretnutia s klientom alebo pre klienta | Vaša administratíva a fakturácia |
| Výskum na žiadosť klienta | Interné porady a školenia |
| Cestovný čas, ak je dohodnutý | Opravy spôsobené vlastnou chybou |
Ako vypočítať vyťaženosť?
Vzorec je jednoduchý: fakturovateľné hodiny ÷ odpracované hodiny × 100 %. Počítajte skutočne odpracované hodiny, nie zmluvné – inak týždeň s nadčasmi vyzerá lepšie, než v skutočnosti bol. Dovolenky a PN do výpočtu nezahŕňajte.
Oplatí sa sledovať aj rozdiel medzi fakturovateľnými a skutočne fakturovanými hodinami. Hodiny, ktoré boli fakturovateľné, ale neúčtovali ste ich (napríklad kvôli prekročeniu rozpočtu), sú osobitný typ úniku.
- Príklad: za týždeň odpracujete 40 hodín.
- Z toho je podľa dohody 28 fakturovateľných.
- Vaša vyťaženosť je 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Fakturujete však len 25, pretože 3 hodiny navyše odpíšete. Takže 25 ÷ 28 ≈ 89 % fakturovateľných hodín ste skutočne fakturovali.
Ide o ilustračný príklad, nie o normu. Zdravý podiel závisí od odboru, pozície a podielu času na obchod a riadenie.
Kde vám uniká fakturovateľný čas?
Takmer nikdy nie vo veľkých blokoch. Deň na stavbe alebo popoludnie programovania si zapíšete. Straty vznikajú pri drobnej práci medzi tým, na ktorú si na konci týždňa už nespomeniete.
- Krátke hovory. Desať minút s klientom k otázke, trikrát denne, je pol hodiny, ktorá sa nikde neobjaví.
- E-maily. Podrobná odpoveď alebo kontrola dokumentu je práca pre klienta, ale často ju nevnímate ako „prácu na projekte“.
- Dohľadanie. Malá úprava po odovzdaní, otázka k faktúre, rýchla kontrola.
- Cestovanie. Ak ste sa dohodli, že cestovný čas sa účtuje, musíte ho aj evidovať.
- Prepínanie kontextu. Prácu, ktorú prerušíte a dokončíte neskôr, často zapíšete len raz.
Ako nastaviť sadzby: podľa činnosti, projektu, klienta alebo osoby?
Mnohé nástroje na evidenciu času používajú hierarchiu sadzieb: najkonkrétnejšia sadzba má prednosť. Sadzba za typ práce má prednosť pred sadzbou projektu, tá pred sadzbou klienta a nakoniec platí vaša základná sadzba.
Nemusíte tak vyberať sadzbu pri každom zápise. Nastavíte si základnú sadzbu a výnimky: klient so zľavou, projekt s pevnou hodinovou cenou alebo práca, ktorá má vždy vlastnú sadzbu.
| Úroveň | Kedy použiť |
|---|---|
| Typ práce (činnosť) | Práca s vlastnou cenou, napríklad poradenstvo vs. realizácia |
| Projekt | Ponuka s dohodnutou hodinovou sadzbou pre projekt |
| Klient | Rámcová zmluva alebo zľava na všetku prácu pre klienta |
| Osoba | Senior a junior s rôznymi sadzbami |
| Organizácia | Vaša základná sadzba, ak neplatí nič iné |
Ako sa s klientom dohodnúť, čo je fakturovateľné?
Dajte to písomne ešte pred začiatkom spolupráce – do ponuky alebo zmluvy. Spory o faktúry vznikajú takmer vždy pri práci, o ktorej klient nevedel, že sa bude účtovať.
Buďte konkrétni pri hraničných prípadoch. Účtuje sa cestovanie a v akej sadzbe? Zaokrúhľujete na 15 alebo 6 minút? Je interná diskusia tímu o projekte fakturovateľná? Účtujete opravy po odovzdaní?
Ku každému zápisu napíšte krátky popis, ktorý by si klient mohol prečítať. Špecifikácia na faktúre je potom vaším zdôvodnením. Viac v Fakturácia z hodín.
Ako to Half5 rieši
V Half5 rozhoduje o fakturovateľnosti činnosť: každá činnosť je nastavená ako „Fakturovateľná“ alebo „Nefakturovateľná“. Zápis bez činnosti sa počíta ako fakturovateľný. Projekty a klienti nemajú vlastné prepínače fakturovateľnosti, preto si na internú prácu vytvoríte nefakturovateľnú činnosť, napríklad ‘Administratíva’ alebo ‘Obchod’.
Sadzby sa určujú v poradí činnosť → projekt → klient → používateľ → organizácia. Činnosť môže mať vlastnú „Hodinovú sadzbu“, ktorá prepíše základnú sadzbu. Projekt zobrazuje evidované hodiny, rozpočet, čerpanie rozpočtu a fakturovateľnú sumu. V prehľadoch nájdete pohľad na prácu čakajúcu na fakturáciu a pohľad na ziskovosť – porovnanie sadzieb s nákladmi.
Pri drobnej práci, ktorá často uniká, vám pomôže desktopová aplikácia: časová os zobrazuje programy, v ktorých ste pracovali, udalosti z kalendára a súbory ako „Návrhy“ na zápis. Programy a súbory sú šifrované end-to-end a udalosti z kalendára vidíte len vy: váš manažér, administrátori ani Half5 do nich nevidia. Vaša organizácia vidí iba hodiny, ktoré sami zaevidujete. Viac v automatickej evidencii času.
Často kladené otázky
Aká je dobrá vyťaženosť?
Neexistuje pevný štandard. Závisí to od odboru a pozície – kto zároveň predáva alebo riadi, má prirodzene viac nefakturovateľných hodín. Porovnávajte najmä s vlastnými predchádzajúcimi mesiacmi.
Počítajú sa do vyťaženosti dovolenky a PN?
Zvyčajne nie. Fakturovateľné hodiny delíte odpracovanými hodinami a dovolenka nie je odpracovaný čas. Dohodnite si však v rámci firmy jednotnú definíciu, inak budete porovnávať neporovnateľné.
Mám vôbec evidovať nefakturovateľné hodiny?
Áno, ak chcete poznať skutočné náklady na svoj čas. Bez nich neuvidíte, koľko týždňa zaberie administratíva alebo obchod, a neviete si správne obhájiť sadzbu.
Je cestovný čas fakturovateľný?
Len ak ste sa na tom s klientom dohodli. Mnohé firmy účtujú cestovanie nižšou sadzbou alebo pevnou sumou za cestu – uveďte to v ponuke vopred.
Ako sa líši vyťaženosť od produktivity?
Vyťaženosť ukazuje, aký podiel hodín môžete účtovať. Produktivita sa často chápe širšie. Ako ju merať bez sledovania ľudí, nájdete v produktivitě bez kontroly.
