Liema passi hemm bejn sigħat u fattura?
Il-fatturazzjoni minn sigħat hija kwistjoni ta’ ordni fiss. Jekk taqbeż pass, tiffattura jew inqas, iżżejjed jew darbtejn.
- Agħżel il-perjodu, normalment xahar kalendarju, u kun żgur li kulħadd jimlieh.
- Approvja s-sigħat jew irrevedihom int stess. Ara approvazzjoni ta’ timesheets.
- Għal kull klijent, agħżel is-sigħat li jistgħu jiġu ffatturati minn dak il-perjodu u li għadhom ma ġewx fatturati.
- Dawwarhom f’fattura draft, skont kif miftiehem mal-klijent.
- Iċċekkja d-draft: rati, total, deskrizzjonijiet u dettalji.
- Ibgħat il-fattura u kun żgur li s-sigħat jiġu mmarkati bħala ffatturati.
Kif torganizza s-sigħat fuq fattura, u kemm tagħti dettall?
M’hemmx regola waħda; jiddependi x’jixtieq jara l-klijent u kemm hemm fiduċja. Klijent regolari b’xogħol kontinwu spiss irid linja waħda għal kull proġett. Klijent ġdid, jew wieħed li jrid jiġġustifika l-ispejjeż internament, jistenna aktar dettall.
Soluzzjoni prattika: fuq il-fattura nnifisha, linja waħda għal kull proġett jew attività bin-numru ta’ sigħat u r-rata. Id-dettall għal kull entrata tpoġġih bħala attachment.
| Livell ta’ dettall | Meta tagħmel sens |
|---|---|
| Linji waħda b’total | Klijent regolari, xogħol simili, fiduċja għolja |
| Skont proġett | Diversi proġetti għall-istess klijent |
| Skont attività | Xogħol b’rati differenti, bħal pariri u konsenja |
| Skont entrata | Klijent ġdid, mistenni diskussjoni, jew il-klijent jitlobha |
Għandek iżżid dettalji tas-sigħat?
Mhux dejjem obbligatorju, imma jnaqqas ħafna mistoqsijiet. Breakdown juri d-data, min għamel ix-xogħol, deskrizzjoni u tul ta’ kull entrata. Il-klijent jara għal xiex qed iħallas, u inti ma jkollokx għalfejn tispjega.
Allura oqgħod attent bid-deskrizzjonijiet. Abbrevjazzjonijiet interni, ismijiet ta’ files jew ‘misc.’ m’għandhomx jidħlu f’dokument li jaqra l-klijent. X’jagħmel deskrizzjoni tajba tistgħu tarawh f’sigħat li jistgħu jiġu ffatturati.
Liema sigħat m’għandekx tiffattura?
Mhux kollox li jiġi irreġistrat għandu jidħol fil-fattura. Iffiltra qabel tiffattura.
- Sigħat mhux ffatturabbli, bħal amministrazzjoni, bejgħ u laqgħat interni.
- Leave u sick leave. Jinżammu għar-rekords tal-paga, mhux għall-klijent.
- Vjaġġi u ħin tal-ivvjaġġar, sakemm ma jkunx hemm ftehim ieħor mal-klijent, bħal ammont fiss għal kull vjaġġ jew rata aktar baxxa għall-ivvjaġġar.
- Sigħat diġà ffatturati, anke jekk ġew mibdula wara.
- Sigħat għadhom mhux approvati, jekk taħdem b’approvazzjoni.
Kif tevita li tiffattura sigħat darbtejn?
Agħti status ta’ fattura lil kull entrata: iffatturata jew le. Stabbilixxi dak l-istatus meta tinħoloq il-fattura, mhux aktar tard bl-idejn. Għall-fattura li jmiss, agħżel biss sigħat mingħajr dak l-istatus.
Oqgħod attent għal sigħat mibdula wara l-fatturazzjoni, jew irreġistrati tard f’xahar li diġà ffatturajt. Dawk jaqgħu barra mill-għażla tal-perjodu. Allura iffiltar fuq ‘għadhom mhux iffatturati’, mhux biss fuq data.
Jekk tuża software tal-kontabilità, oħloq fatturi draft u ibgħathom biss wara li tivverifika. Ħassar draft aktar faċli milli toħroġ nota ta’ kreditu.
Kif taħdem ma’ budget, sigħat prepaid jew tariffa fix-xahar?
B’budget ta’ sigħat, irreġistra s-sigħat fuq il-proġett u segwi kemm fadal. Avża lill-klijent qabel il-budget jintemm, mhux wara. Iffattura biss sigħat żejda jekk hemm ftehim.
B’tariffa fissa fix-xahar jew retainer, tiffattura l-ammont miftiehem irrispettivament mis-sigħat. Kompli irreġistra s-sigħat xorta: hekk tara jekk il-prezz għadu jirrifletti l-ispejjeż tax-xogħol.
Kif jaħdem Half5
Fir-rapporti ta’ Half5, "Oħloq fatturi draft mir-rapport" jipprepara fatturi draft f’daqqa. Jinkludu biss entrati ta’ xogħol b’attività ffatturabbli (jew bla attività) li għadhom ma ġewx iffatturati. B’"Approvazzjoni tas-sigħat qabel il-fatturazzjoni" mixgħula, biss sigħat approvati. Vjaġġi u leave qatt ma jsiru linji fuq il-fattura. Ħlasijiet għal vjaġġi (ammont fiss għal kull vjaġġ, kull km jew ħin tal-ivvjaġġar) jidhru fir-rapporti, imma żżidhom int fil-fattura. Tista’ tesporta d-dettalji għal CSV, Excel jew PDF; il-kolonna tal-istatus turi x’diġà ġie ffatturat.
Il-fattura nnifisha tgħix fis-software tal-kontabilità tiegħek, u l-integrazzjonijiet ivarjaw. Moneybird jirċievi fattura draft, jista’ jibgħatha bl-email u jissinkronizza kuntatti u proġetti. WeFact jirċievi fattura draft, jibgħat bl-email, jissinkronizza debitur u jista’ joħloq noti ta’ kreditu u jimmarka fatturi bħala mħallsa. Exact Online jirċievi fattura draft u jissinkronizza kontijiet; tiffinalizza u tibgħat fi Exact stess. e-Boekhouden ma jirċevix draft: Half5 joħloq il-fattura hemmhekk meta tiffinalizzaha, u tibgħatha int. Kuntatti u kontijiet jissinkronizzaw.
Il-proġetti għandhom budget ta’ sigħat, juru kemm intuża u jagħtu twissija jekk taqbeż. Tariffa fissa fix-xahar jew bundle prepaid mhix tip ta’ fattura f’Half5; dawk tiffatturhom fis-software tal-kontabilità tiegħek.
Mistoqsijiet ta’ spiss
Kemm-il darba għandek tiffattura minn sigħat?
Kull xahar, fil-bidu tax-xahar ta’ wara, hija l-aktar komuni. Għal proġetti kbar, fatturazzjoni skont milestone jew kull ġimagħtejn tgħin il-fluss tal-flus.
Għandi npoġġi kull entrata fuq il-fattura?
Le. Linja waħda għal kull proġett jew attività fuq il-fattura ħafna drabi biżżejjed. Ibgħat id-dettall għal kull entrata bħala breakdown.
X’nagħmel b’sigħat li nsejt inpoġġi fuq fattura?
Żidhom ma’ fattura aktar tard, b’deskrizzjoni ċara tal-perjodu. Għalhekk filtrar fuq ‘għadhom mhux iffatturati’ jaħdem aħjar minn filtrar fuq data biss.
Nista’ ninkludi l-ispejjeż tal-ivvjaġġar fuq l-istess fattura?
Iva, jekk hemm ftehim mal-klijent. Poġġihom fuq linja separata biex il-klijent jiddistingwi bejn sigħat u spejjeż tal-ivvjaġġar.
U jekk il-klijent jikkontesta entrata?
Ikkoreġi l-fattura b’nota ta’ kreditu jew linja ta’ korrezzjoni, u irreġistra l-ftehim għall-futur. Deskrizzjoni ċara għal kull entrata tevita ħafna diskussjonijiet.
