Ποια η διαφορά χρεώσιμων και μη χρεώσιμων ωρών;
Μια ώρα είναι χρεώσιμη αν μπορείτε να τη συμπεριλάβετε σε τιμολόγιο. Δεν έχει σημασία πόσο δύσκολη ήταν η εργασία, αλλά τι έχετε συμφωνήσει με τον πελάτη. Ένας κύκλος σχεδιασμού εντός της συμφωνίας είναι χρεώσιμος· η σύνταξη προσφοράς για τον ίδιο πελάτη συνήθως όχι.
Οι μη χρεώσιμες ώρες κρατούν την επιχείρησή σας σε λειτουργία, αλλά πληρώνονται από το περιθώριο των χρεώσιμων ωρών. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να γνωρίζετε πόσες είναι.
| Συνήθως χρεώσιμες | Συνήθως μη χρεώσιμες |
|---|---|
| Παραδοτέα εντός της συμφωνίας | Προσφορές και πωλήσεις |
| Συναντήσεις με ή για τον πελάτη | Διοικητικά και τιμολόγηση δικά σας |
| Έρευνα που ζήτησε ο πελάτης | Εσωτερικές συναντήσεις και εκπαίδευση |
| Χρόνος μετακίνησης, αν έχει συμφωνηθεί | Επαναληπτική εργασία λόγω δικών σας λαθών |
Πώς υπολογίζετε τη χρεώσιμη χρήση;
Ο τύπος είναι απλός: χρεώσιμες ώρες ÷ ώρες εργασίας × 100%. Χρησιμοποιείτε τις πραγματικές ώρες εργασίας, όχι τις συμβατικές, αλλιώς μια εβδομάδα με υπερωρίες φαίνεται καλύτερη απ’ ό,τι ήταν. Αφήστε εκτός διακοπές και ασθένειες.
Είναι επίσης χρήσιμο να παρακολουθείτε τη διαφορά μεταξύ χρεώσιμων και πραγματικά τιμολογημένων ωρών. Ώρες που ήταν χρεώσιμες αλλά δεν τιμολογήθηκαν, π.χ. επειδή μια εργασία ξεπέρασε το χρόνο, είναι μια ξεχωριστή διαρροή.
- Παράδειγμα: εργάζεστε 40 ώρες σε μια εβδομάδα.
- Οι 28 από αυτές είναι χρεώσιμες σύμφωνα με τις συμφωνίες σας.
- Η χρήση σας είναι 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Τελικά τιμολογείτε 25, γιατί διαγράφετε 3 ώρες επιπλέον εργασίας. Άρα 25 ÷ 28 ≈ 89% των χρεώσιμων ωρών τιμολογήθηκαν πραγματικά.
Αυτό είναι ένα πρακτικό παράδειγμα, όχι σημείο αναφοράς. Το τι θεωρείται υγιές ποσοστό εξαρτάται από τον κλάδο, τον ρόλο σας και πόσο χρόνο απαιτούν οι πωλήσεις και η διαχείριση.
Πού χάνονται χρεώσιμες ώρες;
Σπάνια στα μεγάλα κομμάτια. Μια μέρα σε έργο ή ένα απόγευμα προγραμματισμού καταγράφονται. Η απώλεια είναι στις μικρές εργασίες ενδιάμεσα, που στο τέλος της εβδομάδας δεν θυμάστε καν.
- Σύντομες κλήσεις. Δέκα λεπτά με πελάτη για μια ερώτηση, τρεις φορές τη μέρα, είναι μισή ώρα που δεν καταγράφεται πουθενά.
- Email. Μια αναλυτική απάντηση ή ο έλεγχος ενός εγγράφου είναι εργασία για τον πελάτη, αλλά δεν το νιώθετε ως «δουλειά στο έργο».
- Follow-up. Μια μικρή αλλαγή μετά την παράδοση, μια ερώτηση για τιμολόγιο, ένας γρήγορος έλεγχος.
- Μετακινήσεις. Αν έχετε συμφωνήσει ότι μετράνε, πρέπει να τις καταγράφετε κι αυτές.
- Αλλαγές δραστηριότητας. Εργασία που διακόπτετε και συνεχίζετε αργότερα συχνά καταγράφεται μόνο μία φορά.
Πώς ορίζετε τιμές: ανά δραστηριότητα, έργο, πελάτη ή άτομο;
Πολλά συστήματα χρονομέτρησης χρησιμοποιούν ιεραρχία τιμών: η πιο συγκεκριμένη τιμή υπερισχύει. Τιμή για τύπο εργασίας υπερκαλύπτει την τιμή έργου, που υπερκαλύπτει την τιμή πελάτη, και ούτω καθεξής μέχρι την προεπιλεγμένη τιμή σας.
Έτσι δεν χρειάζεται να επιλέγετε τιμή κάθε φορά. Ορίζετε μια προεπιλεγμένη και καταγράφετε μόνο εξαιρέσεις: πελάτης με συμφωνημένη έκπτωση, έργο με σταθερή ωριαία τιμή ή εργασία που έχει πάντα δική της τιμή.
| Επίπεδο | Πότε το χρησιμοποιείτε |
|---|---|
| Τύπος εργασίας (δραστηριότητα) | Εργασία με δική της τιμή, π.χ. συμβουλευτική έναντι υλοποίησης |
| Έργο | Προσφορά με συμφωνημένη ωριαία τιμή για το έργο |
| Πελάτης | Συμφωνία-πλαίσιο ή έκπτωση για όλες τις εργασίες |
| Άτομο | Senior και junior με διαφορετικές τιμές |
| Οργάνωση | Η προεπιλεγμένη τιμή όταν δεν ισχύει κάτι άλλο |
Πώς συμφωνείτε με πελάτες τι είναι χρεώσιμο;
Καταγράψτε το γραπτώς πριν ξεκινήσετε, στην προσφορά ή στη σύμβαση. Οι διαφωνίες στα τιμολόγια σχεδόν πάντα αφορούν εργασία που ο πελάτης δεν ήξερε ότι θα χρεωθεί.
Να είστε συγκεκριμένοι στα όρια. Μετράει ο χρόνος μετακίνησης και με ποια τιμή; Στρογγυλοποιείτε σε δεκαπέντε ή έξι λεπτά; Οι εσωτερικές συζητήσεις της ομάδας για το έργο χρεώνονται; Χρεώνετε διορθώσεις μετά την παράδοση;
Γράφετε μια σύντομη περιγραφή σε κάθε καταχώριση, ώστε να μπορεί να τη διαβάσει ο πελάτης. Έτσι, η ανάλυση στο τιμολόγιο είναι και η αιτιολόγησή σας. Περισσότερα στο Τιμολόγηση από ώρες.
Έτσι λειτουργεί το Half5
Στο Half5 η δραστηριότητα καθορίζει αν μια ώρα είναι χρεώσιμη: κάθε δραστηριότητα ορίζεται ως «Χρεώσιμη» ή «Μη χρεώσιμη». Μια καταχώριση χωρίς δραστηριότητα θεωρείται χρεώσιμη. Τα έργα και οι πελάτες δεν έχουν δικό τους διακόπτη χρέωσης, οπότε για εσωτερική εργασία δημιουργείτε μια μη χρεώσιμη δραστηριότητα, όπως ‘Διοικητικά’ ή ‘Πωλήσεις’.
Οι τιμές εφαρμόζονται με σειρά προτεραιότητας: δραστηριότητα → έργο → πελάτης → χρήστης → οργάνωση. Μια δραστηριότητα μπορεί να έχει δική της «Ωριαία τιμή», που υπερισχύει της προεπιλεγμένης. Ένα έργο εμφανίζει καταγεγραμμένες ώρες, ώρες προϋπολογισμού, ποσοστό προϋπολογισμού που χρησιμοποιήθηκε και το χρεώσιμο ποσό. Οι αναφορές περιλαμβάνουν προβολή εργασιών προς τιμολόγηση και ανάλυση κερδοφορίας με σύγκριση τιμών και κόστους.
Για τις μικρές εργασίες που χάνονται, η εφαρμογή υπολογιστή βοηθά: το χρονολόγιό σας εμφανίζει προγράμματα που χρησιμοποιήσατε, συμβάντα ημερολογίου και αρχεία ως «Προτάσεις» για καταχώριση. Τα προγράμματα και τα αρχεία είναι πλήρως κρυπτογραφημένα και τα συμβάντα ημερολογίου ορατά μόνο σε εσάς: ο υπεύθυνος, οι διαχειριστές και το Half5 δεν έχουν πρόσβαση. Η οργάνωσή σας βλέπει μόνο τις ώρες που καταχωρείτε εσείς. Δείτε αυτόματη καταγραφή ωρών.
Συχνές ερωτήσεις
Τι θεωρείται καλή χρεώσιμη χρήση;
Δεν υπάρχει σταθερό πρότυπο. Εξαρτάται από τον κλάδο και τον ρόλο σας: όποιος ασχολείται και με πωλήσεις ή διαχείριση έχει φυσιολογικά περισσότερες μη χρεώσιμες ώρες. Συγκρίνετε κυρίως με τους δικούς σας προηγούμενους μήνες.
Μετράνε διακοπές και ασθένειες στη χρήση;
Συνήθως όχι. Διαιρείτε τις χρεώσιμες ώρες με τις ώρες εργασίας, και η άδεια δεν είναι ώρες εργασίας. Συμφωνήστε έναν ορισμό στην εταιρεία σας, αλλιώς θα συγκρίνετε ανόμοια πράγματα.
Πρέπει να καταγράφω και τις μη χρεώσιμες ώρες;
Ναι, αν θέλετε να γνωρίζετε το πραγματικό κόστος του χρόνου σας. Χωρίς αυτές δεν βλέπετε πόσο από την εβδομάδα σας πάει σε διοικητικά ή πωλήσεις, ούτε μπορείτε να αιτιολογήσετε σωστά την τιμή σας.
Είναι ο χρόνος μετακίνησης χρεώσιμος;
Μόνο αν το έχετε συμφωνήσει με τον πελάτη. Πολλές επιχειρήσεις χρεώνουν μετακινήσεις με χαμηλότερη τιμή ή σταθερό ποσό ανά διαδρομή· να το ορίζετε στην προσφορά από την αρχή.
Πώς διαφέρει η χρήση από την παραγωγικότητα;
Η χρήση αφορά το ποιο ποσοστό των ωρών σας μπορείτε να χρεώσετε. Η παραγωγικότητα χρησιμοποιείται συχνά πιο ευρέως. Πώς να τη μετρήσετε χωρίς παρακολούθηση προσωπικού θα βρείτε στο παραγωγικότητα χωρίς έλεγχο.
