Kakšna je razlika med obračunljivimi in neobračunljivimi urami?
Ura je obračunljiva, če jo lahko vključite na račun. To ni odvisno od tega, kako zahtevno je bilo delo, ampak od dogovora z naročnikom. Krog oblikovanja v okviru projekta je obračunljiv; priprava ponudbe za istega naročnika običajno ni.
Neobračunljive ure omogočajo, da vaše podjetje sploh deluje, a jih pokrijete iz razlike, ki jo ustvarite z obračunljivimi urami. Zato je pomembno, da veste, koliko jih je.
| Običajno obračunljivo | Običajno neobračunljivo |
|---|---|
| Izvedba del v okviru dogovora | Ponudbe in prodaja |
| Sestanki z naročnikom ali zanj | Vaša administracija in izdajanje računov |
| Raziskave na zahtevo naročnika | Interni sestanki in izobraževanja |
| Čas na poti, če je dogovorjeno | Popravki zaradi lastnih napak |
Kako izračunate izkoriščenost obračunljivih ur?
Formula je preprosta: obračunljive ure ÷ opravljene ure × 100 %. Uporabite dejansko opravljene ure, ne pogodbene, sicer bo teden z nadurami videti boljši, kot je bil. Dopuste in bolniške iz izračuna izpustite.
Koristno je spremljati tudi razliko med obračunljivimi in dejansko zaračunanimi urami. Ure, ki so bile sicer obračunljive, a jih niste zaračunali – na primer, ker je projekt presegel dogovorjeno – so posebna oblika odtekanja časa.
- Primer: v enem tednu opravite 40 ur.
- Od tega je po dogovoru obračunljivih 28 ur.
- Vaša izkoriščenost je 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Na koncu zaračunate 25 ur, ker 3 ure dodatnega dela odpišete. Torej je 25 ÷ 28 ≈ 89 % obračunljivih ur dejansko zaračunanih.
To je zgolj primer izračuna, ne merilo. Kaj je zdrav delež, je odvisno od vaše dejavnosti, vloge in koliko časa porabite za prodajo ali vodenje.
Kje vam obračunljiv čas odteka?
Redko pri večjih nalogah. Dan na terenu ali popoldne programiranja vedno zabeležite. Izgube so v drobnih opravilih vmes, ki jih do konca tedna pozabite.
- Kratki klici. Deset minut z naročnikom glede vprašanja, trikrat na dan, je pol ure, ki je nikjer ne zabeležite.
- E-pošta. Podroben odgovor ali lektura dokumenta je delo za naročnika, a se ne zdi kot »delo na projektu«.
- Nadaljnje aktivnosti. Majhna sprememba po predaji, vprašanje glede računa, hiter pregled.
- Potovanja. Če ste se dogovorili, da štejejo, jih morate tudi zabeležiti.
- Preklapljanje med nalogami. Delo, ki ga prekinete in dokončate kasneje, pogosto zabeležite le enkrat.
Kako določite cene: po aktivnosti, projektu, naročniku ali osebi?
Veliko orodij za beleženje časa uporablja hierarhijo cen: najbolj specifična cena prevlada. Cena za vrsto dela preglasi ceno projekta, ta pa ceno naročnika in tako naprej do privzete cene.
Tako vam ni treba izbirati cene pri vsakem vnosu. Nastavite privzeto ceno in beležite le izjeme: naročnika s popustom, projekt s fiksno urno postavko ali delo, ki ima vedno svojo ceno.
| Nivo | Kdaj uporabiti |
|---|---|
| Vrsta dela (aktivnost) | Delo z lastno ceno, na primer svetovanje ali izvedba |
| Projekt | Ponudba z dogovorjeno urno postavko za ta projekt |
| Naročnik | Okvirni dogovor ali popust za vsa vaša dela zanj |
| Oseba | Različne cene za seniorje in juniorje |
| Organizacija | Vaša privzeta cena, če ni določeno drugače |
Kako se z naročniki dogovorite, kaj je obračunljivo?
Dogovor zapišite še pred začetkom, v ponudbi ali pismu o sodelovanju. Spori glede računov so skoraj vedno zaradi dela, za katerega naročnik ni vedel, da ga boste zaračunali.
Bodite natančni pri mejnih primerih. Ali potovanja štejejo in po kakšni ceni? Zaokrožujete na petnajst ali šest minut? Ali je interni pogovor vaše ekipe o projektu obračunljiv? Zaračunate popravke po predaji?
Pri vsakem vnosu napišite kratek opis, ki ga lahko naročnik prebere. Tako je specifikacija na računu tudi vaša utemeljitev. Več v Izdajanje računov iz ur.
Tako to reši Half5
V Half5 o tem, ali je ura obračunljiva, odloča aktivnost: vsaka aktivnost je nastavljena na »Obračunljivo« ali »Neobračunljivo«. Vnos brez aktivnosti šteje kot obračunljiv. Projekti in naročniki nimajo lastnega stikala za obračunljivost, zato za interno delo ustvarite neobračunljivo aktivnost, na primer »Administracija« ali »Prodaja«.
Cene se določajo po vrstnem redu aktivnost → projekt → naročnik → uporabnik → organizacija. Aktivnost ima lahko svojo »urno postavko«, ki preglasi privzeto ceno. Projekt prikazuje zabeležene ure, proračunske ure, porabo proračuna in obračunani znesek. Poročila vključujejo pregled še nezaračunanih ur in donosnosti (primerjava cen in stroškov).
Za drobna opravila, ki hitro uidejo, vam pomaga namizna aplikacija: časovnica prikazuje programe, v katerih ste delali, dogodke iz koledarja in datoteke kot »Predloge« za vnos. Programi in datoteke so šifrirani od začetka do konca, dogodki iz koledarja so vidni le vam: vaš vodja, administratorji in Half5 do teh podatkov nimajo dostopa. Vaša organizacija vidi le ure, ki jih sami zabeležite. Več v samodejno beleženje ur.
Pogosta vprašanja
Kaj je dobra izkoriščenost obračunljivih ur?
Enotnega standarda ni. Odvisno je od dejavnosti in vloge: kdor se ukvarja tudi s prodajo ali vodenjem, ima naravno več neobračunljivih ur. Primerjajte predvsem s svojimi preteklimi meseci.
Ali dopust in bolniška štejeta v izkoriščenost?
Običajno ne. Obračunljive ure delite z opravljenimi urami, dopust pa ni opravljena ura. Dogovorite se za enotno definicijo v podjetju, sicer boste primerjali neprimerljivo.
Ali moram sploh beležiti neobračunljive ure?
Da, če želite vedeti, koliko vas čas stane. Brez tega ne vidite, koliko tedna gre za administracijo ali prodajo, in tudi cene ne morete utemeljiti.
Ali je čas na poti obračunljiv?
Le če ste se tako dogovorili z naročnikom. Mnoga podjetja potovanja zaračunajo po nižji ceni ali s fiksnim zneskom na pot; vključite to že v ponudbo.
Kako se izkoriščenost razlikuje od produktivnosti?
Izkoriščenost pomeni, kolikšen delež ur lahko zaračunate. Produktivnost je pogosto širši pojem. Kako jo meriti brez nadzora nad ljudmi, preberite v produktivnost brez nadzora.
