Каква е разликата между платими и неплатими часове?
Един час е платим, ако може да бъде включен във фактура. Това не зависи от усилието, а от договорката с клиента. Кръг по дизайн в рамките на заданието е платим; изготвяне на оферта за същия клиент обикновено не е.
Неплатимите часове поддържат бизнеса Ви, но се покриват от маржа на платимите. Затова е важно да знаете колко са те.
| Обикновено платими | Обикновено неплатими |
|---|---|
| Изпълнение в рамките на заданието | Оферти и продажби |
| Срещи с/за клиента | Собствена администрация и фактуриране |
| Проучване, поискано от клиента | Вътрешни срещи и обучения |
| Време за пътуване, ако е договорено | Поправки поради собствени грешки |
Как се изчислява използваемостта на платимите часове?
Формулата е проста: платими часове ÷ отработени часове × 100%. Използвайте реално отработените часове, не договорените по трудов договор – иначе седмица с извънреден труд ще изглежда по-добре, отколкото е. Почивни и болнични не се включват.
Добре е да следите и разликата между платими и реално фактурирани часове. Часове, които са били платими, но не сте ги начислили – например при надвишаване на бюджета – са отделен вид загуба.
- Пример: работите 40 часа за седмица.
- 28 от тях са платими според договорките.
- Използваемостта Ви е 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Фактурирате 25, защото отписвате 3 часа допълнителна работа. Значи 25 ÷ 28 ≈ 89% от платимите часове са фактурирани реално.
Това е пример, не е стандарт. Здравословният дял зависи от сектора, ролята и времето за продажби и управление.
Къде изтича платимото време?
Почти никога не е в големите блокове. Ден на обект или следобед програмиране се записват. Загубата е в дребните задачи между тях, които до края на седмицата вече не помните.
- Кратки обаждания. Десет минути с клиент по въпрос, три пъти на ден, са половин час, който не фигурира никъде.
- Имейли. Подробен отговор или редакция на документ е работа за клиента, но не се усеща като „работа по проекта“.
- Проследяване. Малка промяна след предаване, въпрос за фактура, бърза проверка.
- Пътуване. Ако сте договорили, че времето за пътуване се брои, трябва и да го записвате.
- Смяна на контекст. Работа, която прекъсвате и довършвате по-късно, често се записва само веднъж.
Как да определите тарифи: по дейност, проект, клиент или човек?
Много системи за отчитане на време използват йерархия на тарифите: най-конкретната има предимство. Тариф за вид дейност измества тарифата на проекта, която измества тарифата на клиента и т.н. до основната тарифа.
Така не избирате тарифата при всяко въвеждане. Задавате основна и отбелязвате само изключенията: клиент с договорена отстъпка, проект с фиксирана часова ставка или дейност с отделна тарифа.
| Ниво | Кога се използва |
|---|---|
| Вид дейност (активност) | Дейност със собствена цена, напр. консултация спрямо изпълнение |
| Проект | Оферта с договорена часова ставка за проекта |
| Клиент | Рамково споразумение или отстъпка за всичко, което правите за тях |
| Човек | Старши и младши служители с различни ставки |
| Организация | Основната Ви тарифа, когато няма друга |
Как да се договорите с клиентите кое е платимо?
Уточнете писмено преди началото – в офертата или ангажиментното писмо. Почти всички спорове по фактури са за работа, която клиентът не е знаел, че ще се таксува.
Бъдете конкретни за граничните случаи. Брои ли се пътуването и на каква ставка? Закръгляте ли на 15 или 6 минути? Вътрешните обсъждания на екипа за техния проект платими ли са? Таксувате ли корекции след предаване?
Добавяйте кратко описание към всяко вписване, така че клиентът да може да го прочете. Така спецификацията към фактурата е и Вашето обяснение. Още в Фактуриране по часове.
Как Half5 го прави
В Half5 дейността определя дали часът е платим: всяка дейност е с настройка „Платими“ или „Неплатими“. Вписване без дейност се счита за платимо. Проектите и клиентите нямат собствена настройка за платимост, затова за вътрешна работа създавате неплатима дейност, например „Администрация“ или „Продажби“.
Тарифите се определят по реда дейност → проект → клиент → потребител → организация. Дейността може да има собствена „Часова ставка“, която измества основната. Проектът показва отчетени часове, бюджетни часове, използван бюджет и платима сума. В отчетите има изглед за работа, която предстои да се фактурира, и изглед за рентабилност – сравнява тарифи и разходи.
За дребната работа, която се губи, настолното приложение помага: времевата линия показва програмите, в които сте работили, събития от календара и файлове като „Предложения“ за вписване. Програмите и файловете са криптирани от край до край, а събитията от календара са видими само за Вас: мениджърът, администраторите и Half5 нямат достъп. Организацията вижда само часовете, които Вие сами регистрирате. Вижте автоматично отчитане на време.
Често задавани въпроси
Каква е добра използваемост на платимите часове?
Няма фиксиран стандарт. Зависи от сектора и ролята: ако продавате или управлявате, естествено имате повече неплатими часове. Сравнявайте основно със собствените си предходни месеци.
Включват ли се отпуски и болнични в използваемостта?
Обикновено не. Делите платимите часове на отработените, а отпускът не е отработено време. Важно е да имате еднаква дефиниция в екипа, иначе сравнявате различни неща.
Трябва ли изобщо да записвам неплатимите часове?
Да, ако искате да знаете реалната цена на времето си. Без тях не виждате колко от седмицата отива за администрация или продажби и не можете да обосновете ставката си.
Платимо ли е времето за пътуване?
Само ако сте го договорили с клиента. Много фирми таксуват пътуването на по-ниска ставка или фиксирана сума на курс – уточнете го предварително в офертата.
С какво използваемостта се различава от продуктивността?
Използваемостта показва какъв дял от часовете Ви са платими. Продуктивността често се разглежда по-широко. Как да я измервате без наблюдение – в продуктивност без контрол.
