Кои стъпки стоят между отчетените часове и фактурата?
Фактурирането на база часове е въпрос на последователност. Ако пропуснете стъпка, рискувате да фактурирате твърде малко, твърде много или по два пъти.
- Изберете периода, обикновено календарен месец, и нека всички го попълнят.
- Одобрете часовете или ги прегледайте лично. Вижте одобряване на отчети.
- За всеки клиент изберете фактурируемите часове от този период, които още не са фактурирани.
- Превърнете ги в проект на фактура, групирани според договорката с клиента.
- Проверете проекта: ставки, суми, описания и разбивка.
- Изпратете фактурата и се уверете, че часовете са отбелязани като фактурирани.
Как се групират часовете във фактурата и колко детайл да дадете?
Няма универсално правило; зависи какво иска да вижда клиентът и какво доверие има. Редовен клиент с дългосрочен договор често предпочита един ред на проект. Нов клиент или такъв, който трябва да обоснове разходите си, иска повече подробности.
Практичен компромис: във фактурата – по един ред на проект или дейност с брой часове и ставка. Детайлите по всяка записана дейност – в приложение.
| Ниво на детайл | Кога е подходящо |
|---|---|
| Един ред с обща сума | Редовен клиент, еднотипна работа, високо доверие |
| По проект | Няколко проекта за един клиент |
| По дейност | Работа на различни ставки, напр. консултация и изпълнение |
| По запис | Нов клиент, очакват се въпроси или клиентът го изисква |
Трябва ли да прикачите разбивка на часовете?
Не винаги е задължително, но спестява повечето въпроси. Разбивката показва дата, човек, описание и продължителност на всеки запис. Клиентът вижда за какво плаща и не се налага да обяснявате.
Внимавайте с описанията. Вътрешни съкращения, имена на файлове или „разни“ не са за документи, които чете клиентът. Какво прави едно описание добро, вижте в фактурируеми часове.
Кои часове не се фактурират?
Не всичко отчетено влиза във фактурата. Филтрирайте преди да фактурирате.
- Нефактурируеми часове, като администрация, продажби и вътрешни срещи.
- Отпуски и болнични. Те са в отчетите Ви за заплати, не за клиента.
- Пътувания и време за път, освен ако не сте се договорили другояче – например фиксирана сума на пътуване или по-ниска ставка за път.
- Вече фактурирани часове, дори ако са редактирани по-късно.
- Неодобрени часове, ако работите с одобрение.
Как се избягва двойно фактуриране на часове?
Всеки запис трябва да има статус: фактуриран или не. Задайте този статус при създаване на фактурата, не ръчно по-късно. За следваща фактура избирайте само часовете без този статус.
Внимавайте с часове, редактирани след фактуриране, или добавени със задна дата в месец, който вече сте фактурирали. Те остават извън избрания период. Затова филтрирайте по „нефактурирани“, не само по дата.
Ако използвате счетоводен софтуер, създавайте проект-фактури и изпращайте след проверка. Изтриването на проект е по-лесно от издаване на кредитно известие.
Как става с бюджет, предплатени часове или месечна такса?
При бюджет в часове просто отчитате часове по проекта и следите оставащото. Уведомете клиента преди да изчерпите бюджета, не след това. Фактурирайте часове над бюджета само ако е договорено.
При фиксирана месечна такса или абонамент фактурирате договорената сума, независимо от часовете. Въпреки това продължавайте да отчитате часовете – така виждате дали цената отговаря на реалната работа.
Как Half5 го прави
В отчетите на Half5, „Създаване на проект-фактури от отчет“ подготвя проект-фактури наведнъж. Включват се само записи с фактурируема дейност (или без дейност), които още не са фактурирани. Ако е включено „Одобряване на часове преди фактуриране“, само одобрените часове. Пътувания и отпуски никога не стават фактурни редове. Таксите за пътуване по клиент (фиксирана сума на пътуване, на км или време за път) се виждат в отчетите, но ги добавяте във фактурата ръчно. Разбивката се експортира в CSV, Excel или PDF; колоната за статус показва кои часове вече са фактурирани.
Самата фактура се създава във Вашия счетоводен софтуер, а интеграциите са различни. Moneybird получава проект-фактура, може да я изпрати по имейл и синхронизира контакти и проекти. WeFact получава проект-фактура, изпраща по имейл, синхронизира длъжници и може да създава кредитни фактури и да отбелязва плащания. Exact Online получава проект-фактура и синхронизира сметки; финализирате и изпращате във Exact. e-Boekhouden не получава проект: Half5 създава фактурата там едва при финализиране и я изпращате сами. Контактите и счетоводните сметки се синхронизират.
Проектите имат бюджет в часове, показва се използваният бюджет и предупреждение при надвишаване. Фиксирана месечна такса или предплатен пакет не са тип фактура в Half5; тези фактури се издават във Вашия счетоводен софтуер.
Често задавани въпроси
Колко често да фактурирате на база часове?
Обичайно е веднъж месечно, в началото на следващия месец. За големи проекти, фактуриране по етапи или на две седмици може да помогне за паричния поток.
Трябва ли всеки запис да е във фактурата?
Не. Един ред на проект или дейност във фактурата често е достатъчен. Изпратете детайлите по записите като разбивка.
Какво да правя с часове, които съм пропуснал да фактурирам?
Добавете ги в следваща фактура с ясно описание на периода. Затова филтрирането по „нефактурирани“ работи по-добре от филтриране само по дати.
Мога ли да включа пътни разходи във фактурата?
Да, ако сте се договорили с клиента. Посочете ги на отделен ред, за да се вижда разликата между часове и пътни разходи.
Какво ако клиентът оспори запис?
Коригирайте фактурата с кредитно известие или корекционен ред и запишете договорката за следващ път. Ясното описание на всеки запис предотвратява повечето спорове.
