Ce pași sunt între ore și factură?
Facturarea din ore ține în mare parte de o ordine clară. Dacă sari un pas, riști să facturezi prea puțin, prea mult sau de două ori.
- Alegi perioada, de obicei o lună calendaristică, și te asiguri că toată lumea a completat-o.
- Aprobi orele sau le verifici tu. Vezi aprobarea pontajelor.
- Pentru fiecare client, selectezi orele facturabile din acea perioadă care nu au fost încă facturate.
- Le transformi într-o factură de draft, grupate așa cum ai agreat cu clientul.
- Verifici draftul: tarife, totaluri, descrieri și detalierea.
- Trimiți factura și te asiguri că orele sunt marcate ca facturate.
Cum grupezi orele pe factură și cât de detaliat prezinți?
Nu există o regulă fixă; depinde de ce vrea clientul să vadă și de nivelul de încredere. Un client recurent, cu colaborare continuă, vrea de obicei o linie pe proiect. Un client nou sau unul care trebuie să justifice costurile intern va cere mai multă detaliere.
O variantă de mijloc: pe factură, o linie pe proiect sau activitate, cu numărul de ore și tariful. Detalierea pe fiecare pontaj o atașezi separat.
| Nivel de detaliere | Când se potrivește |
|---|---|
| O singură linie cu totalul | Client recurent, același tip de muncă, încredere mare |
| Pe proiect | Mai multe proiecte pentru același client |
| Pe activitate | Lucru la tarife diferite, de exemplu consultanță și execuție |
| Pe fiecare pontaj | Client nou, se așteaptă discuții sau clientul cere detaliere |
E nevoie să atașezi detalierea timpului?
Nu e mereu obligatoriu, dar previne majoritatea întrebărilor. O detaliere arată data, persoana, descrierea și durata fiecărui pontaj. Clientul vede exact pentru ce plătește și nu mai trebuie să explici suplimentar.
Atenție la descrieri. Prescurtările interne, numele de fișiere sau ‘diverse’ nu au ce căuta într-un document citit de client. Ce înseamnă o descriere bună găsești la ore facturabile.
Ce ore nu se facturează?
Nu tot ce e pontat ajunge pe factură. Filtrează înainte să facturezi.
- Ore nefacturabile, cum ar fi administrativ, vânzări sau ședințe interne.
- Concedii și zile de boală. Sunt în evidența ta pentru salarii, nu pentru client.
- Deplasări și timp de drum, cu excepția cazului în care ai agreat altfel cu clientul, de exemplu o sumă fixă pe deplasare sau un tarif mai mic pentru drum.
- Ore deja facturate, chiar dacă au fost modificate ulterior.
- Ore neaprobate încă, dacă lucrezi cu aprobare.
Cum eviți să facturezi aceleași ore de două ori?
Fiecare pontaj are un status de facturare: facturat sau nu. Pune acest status când creezi factura, nu ulterior manual. La următoarea factură, selectezi doar orele fără acest status.
Atenție la orele modificate după facturare sau la cele pontate ulterior într-o lună deja facturată. Acestea nu intră în selecția de perioadă. Deci filtrează după ‘nefacturat’, nu doar după interval de date.
Dacă folosești un program de contabilitate, creează facturi de draft și trimite-le doar după verificare. E mai simplu să ștergi un draft decât să emiți o factură de stornare.
Cum funcționează cu buget, ore preplătite sau abonament lunar?
Cu un buget de ore, pur și simplu pontajezi orele pe proiect și urmărești cât a mai rămas. Anunță clientul înainte să se termine bugetul, nu după. Facturezi orele peste buget doar dacă ați agreat asta.
Cu un abonament lunar fix sau retainer, facturezi suma agreată indiferent de ore. Totuși, pontajează orele: așa vezi dacă prețul mai reflectă munca depusă.
Cum face Half5
În rapoartele Half5, "Creează facturi de draft din raport" pregătește dintr-o dată facturile de draft. Sunt incluse doar pontajele cu activitate facturabilă (sau fără activitate) care nu au fost încă facturate. Cu "Aprobă orele înainte de facturare" activat, doar orele aprobate. Deplasările și concediile nu devin niciodată linii pe factură. Taxele de deplasare pe client (sumă fixă pe drum, pe km sau timp de drum) apar în rapoarte, dar le adaugi tu pe factură. Poți exporta detalierea în CSV, Excel sau PDF; coloana cu statusul arată ce a fost deja facturat.
Factura propriu-zisă e în programul tău de contabilitate, iar integrările diferă. Moneybird primește o factură de draft, o poate trimite pe email și sincronizează contactele și proiectele. WeFact primește o factură de draft, trimite pe email, sincronizează debitorii și poate crea facturi de stornare și marca facturile ca plătite. Exact Online primește o factură de draft și sincronizează conturile; finalizezi și trimiți factura direct din Exact. e-Boekhouden nu primește draft: Half5 creează factura acolo doar când o finalizezi, iar tu o trimiți manual. Contactele și conturile contabile se sincronizează.
Proiectele au buget în ore, vezi cât s-a consumat și primești avertizare când depășești. Un abonament lunar fix sau pachet preplătit nu e tip de factură în Half5; le facturezi direct din programul tău de contabilitate.
Întrebări frecvente
Cât de des ar trebui să facturezi din ore?
Cel mai des, lunar, la începutul lunii următoare. Pentru proiecte mari, facturarea pe milestone sau la două săptămâni ajută la cash flow.
Trebuie să pun fiecare pontaj pe factură?
Nu. De multe ori e suficientă o linie pe proiect sau activitate. Detalierea pe fiecare pontaj o trimiți separat.
Ce fac cu orele uitate la facturare?
Le adaugi pe o factură ulterioară, cu o descriere clară a perioadei. De aceea filtrarea după ‘nefacturat’ e mai sigură decât doar după dată.
Pot pune costurile de deplasare pe aceeași factură?
Da, dacă ai agreat asta cu clientul. Pune-le pe o linie separată, ca să fie clar ce sunt ore și ce sunt costuri de deplasare.
Ce fac dacă clientul contestă un pontaj?
Corectezi factura cu o stornare sau o linie de corecție și notezi acordul pentru data viitoare. O descriere clară la fiecare pontaj previne majoritatea discuțiilor.
