Kateri koraki vodijo od ur do računa?
Izdaja računov iz ur je predvsem stvar ustaljenega zaporedja. Če kakšen korak izpustite, lahko zaračunate premalo, preveč ali celo dvakrat.
- Izberite obdobje, običajno koledarski mesec, in poskrbite, da ga vsi zaključijo.
- Ure odobrite ali jih sami pregledate. Glejte odobritev časovnic.
- Za vsako stranko izberite obračunljive ure iz tega obdobja, ki še niso bile fakturirane.
- Iz njih pripravite osnutek računa, združen tako, kot ste se s stranko dogovorili.
- Preverite osnutek: postavke, zneske, opise in razčlenitev.
- Račun pošljite in poskrbite, da so ure označene kot fakturirane.
Kako ure združujete na računu in koliko podrobnosti vključite?
Ni enotnega pravila; odvisno je od želja stranke in zaupanja. Redna stranka pri dolgoročnem sodelovanju pogosto želi le eno postavko na projekt. Nova stranka ali tista, ki mora stroške interno utemeljiti, običajno pričakuje več podrobnosti.
Praktična srednja pot: na računu po ena postavka na projekt ali aktivnost s številom ur in postavko. Podrobnosti po posameznih vnosih priložite kot prilogo.
| Stopnja podrobnosti | Kdaj je primerna |
|---|---|
| Ena postavka s skupnim zneskom | Redna stranka, enaka vrsta dela, visoko zaupanje |
| Po projektu | Več projektov za isto stranko |
| Po aktivnosti | Delo po različnih postavkah, npr. svetovanje in izvedba |
| Po posameznem vnosu | Nova stranka, pričakovane razprave ali če stranka to zahteva |
Ali naj priložite razčlenitev ur?
Ni vedno obvezno, a prepreči večino vprašanj. Razčlenitev pokaže datum, osebo, opis in trajanje vsakega vnosa. Stranka vidi, za kaj plačuje, vi pa se izognete dodatnim pojasnilom.
Bodite pozorni na opise. Notranje kratice, imena datotek ali ‘razno’ ne sodijo v dokument, ki ga bere stranka. Kaj je dober opis, najdete v obračunljive ure.
Katere ure ne sodijo na račun?
Ni vse, kar je zabeleženo, tudi za na račun. Pred izdajo filtrirajte.
- Neobračunljive ure, kot so administracija, prodaja in interni sestanki.
- Dopust in bolniška. V evidenci so za obračun plač, ne za stranko.
- Potovanja in čas na poti, razen če je s stranko dogovorjeno drugače, npr. pavšal na pot ali nižja postavka za potovanje.
- Ure, ki so že bile fakturirane, tudi če so bile kasneje urejene.
- Ure, ki še niso odobrene, če uporabljate odobritev.
Kako preprečite dvojno fakturiranje ur?
Vsakemu vnosu določite status: fakturirano ali ne. Status nastavite ob pripravi računa, ne naknadno ročno. Pri naslednjem računu izberete le ure brez tega statusa.
Pazite na ure, ki so bile urejene po izdaji računa ali naknadno vpisane v že fakturiran mesec. Te izpadejo iz obdobja. Zato filtrirajte po ‘še ni fakturirano’, ne le po datumu.
Če uporabljate računovodski program, najprej pripravite osnutke računov in jih pošljite šele po pregledu. Osnutek je lažje izbrisati kot izdati dobropis.
Kako je z budžetom, predplačanimi urami ali mesečnim pavšalom?
Pri budžetu v urah ure le beležite na projektu in spremljate, koliko jih je še na voljo. Stranko opozorite, preden se budžet izteče, ne šele po tem. Ure nad budžetom zaračunajte le, če je tako dogovorjeno.
Pri fiksnem mesečnem pavšalu ali retainerju zaračunate dogovorjeni znesek ne glede na število ur. Ure vseeno beležite: tako lahko preverite, ali cena še ustreza dejanskemu obsegu dela.
Tako to reši Half5
V poročilih Half5 funkcija "Pripravi osnutke računov iz poročila" pripravi osnutke računov naenkrat. Vključene so le postavke z obračunljivo aktivnostjo (ali brez aktivnosti), ki še niso bile fakturirane. Če je vključena možnost "Odobri ure pred fakturiranjem", le odobrene ure. Potovanja in dopusti nikoli niso postavke na računu. Stroški poti po stranki (pavšal na pot, na km ali čas na poti) so prikazani v poročilih, na račun jih dodate sami. Razčlenitev lahko izvozite v CSV, Excel ali PDF; stolpec s statusom pokaže, kaj je že bilo fakturirano.
Račun sam nastane v vašem računovodskem programu, integracije pa se razlikujejo. Moneybird prejme osnutek računa, ga lahko pošlje po e-pošti in sinhronizira stike ter projekte. WeFact prejme osnutek, pošilja po e-pošti, sinhronizira dolžnike, omogoča izdajo dobropisov in označevanje plačil. Exact Online prejme osnutek in sinhronizira konta; račun dokončate in pošljete v Exactu. e-Boekhouden ne prejme osnutka: Half5 račun ustvari šele ob potrditvi, pošljete ga sami. Sinhronizirajo se stiki in konta.
Projekti imajo budžet v urah, prikazano je porabljeno in opozorilo ob prekoračitvi. Fiksni mesečni pavšal ali predplačani paket ni tip računa v Half5; te račune izdate v svojem računovodskem programu.
Pogosta vprašanja
Kako pogosto naj izdajate račune iz ur?
Običajno mesečno, na začetku naslednjega meseca. Pri večjih projektih lahko fakturiranje po mejnikih ali na dva tedna izboljša likvidnost.
Ali mora biti vsak vnos na računu?
Ne. Ena postavka na projekt ali aktivnost na računu je pogosto dovolj. Podrobnosti po posameznih vnosih pošljite kot razčlenitev.
Kaj storiti z urami, ki jih pozabite fakturirati?
Dodajte jih na kasnejši račun z jasnim opisom obdobja. Zato je filtriranje po ‘še ni fakturirano’ zanesljivejše kot le po datumu.
Ali lahko na isti račun vključite potne stroške?
Da, če je tako dogovorjeno s stranko. Vključite jih na ločeno postavko, da so ure in potni stroški jasno ločeni.
Kaj če stranka oporeka vnosu?
Račun popravite z dobropisom ali popravljalno postavko in dogovor zabeležite za prihodnje. Jasni opisi pri vsakem vnosu preprečijo večino nesoglasij.
