Aké kroky vedú od hodín k faktúre?
Fakturovanie z hodín je najmä otázkou pevného postupu. Ak niektorý krok vynecháte, môžete fakturovať príliš málo, priveľa alebo dvakrát.
- Vyberte obdobie, zvyčajne kalendárny mesiac, a nechajte všetkých ho uzavrieť.
- Schváľte hodiny alebo ich skontrolujte sami. Viac v schvaľovaní výkazov.
- Pre každého klienta vyberte fakturovateľné hodiny z daného obdobia, ktoré ešte neboli fakturované.
- Vytvorte z nich návrh faktúry, zoskupený podľa dohody s klientom.
- Skontrolujte návrh: sadzby, súčty, popisy a rozpis.
- Odošlite faktúru a uistite sa, že hodiny sú označené ako fakturované.
Ako zoskupovať hodiny na faktúre a koľko detailov uviesť?
Pevné pravidlo neexistuje; záleží na tom, čo chce klient vidieť a aká je dôvera. Pravidelný klient pri dlhodobej spolupráci často chce jeden riadok na projekt. Nový klient alebo ten, kto musí náklady obhajovať interne, požaduje viac detailov.
Praktický kompromis: na faktúre jeden riadok na projekt alebo činnosť s počtom hodín a sadzbou. Detailné záznamy priložte ako prílohu.
| Úroveň detailu | Kedy sa hodí |
|---|---|
| Jeden riadok s celkovou sumou | Pravidelný klient, rovnaký typ práce, vysoká dôvera |
| Podľa projektu | Viac projektov pre jedného klienta |
| Podľa činnosti | Práca za rôzne sadzby, napríklad poradenstvo a realizácia |
| Podľa záznamu | Nový klient, očakávaná diskusia alebo na žiadosť klienta |
Máte priložiť rozpis hodín?
Nie je to vždy povinné, ale predídete tak väčšine otázok. Rozpis ukazuje dátum, osobu, popis a trvanie každého záznamu. Klient vidí, za čo platí, a vy nemusíte nič vysvetľovať.
Dajte si preto pozor na popisy. Interné skratky, názvy súborov alebo „iné“ nepatria do dokumentu, ktorý číta klient. Čo je dobrý popis, nájdete v fakturovateľných hodinách.
Ktoré hodiny nefakturujete?
Nie všetko, čo je zaevidované, patrí na faktúru. Pred fakturáciou vyfiltrujte.
- Nefakturovateľné hodiny, napríklad administratíva, obchod a interné porady.
- Dovolenky a PN. Sú vo vašich záznamoch pre mzdy, nie pre klienta.
- Cesty a cestovný čas, pokiaľ ste sa s klientom nedohodli inak, napríklad na pevnej sume za cestu alebo nižšej sadzbe za cestovanie.
- Už fakturované hodiny, aj keď boli neskôr upravené.
- Ešte neschválené hodiny, ak pracujete so schvaľovaním.
Ako sa vyhnúť dvojitému fakturovaniu hodín?
Každému záznamu priraďte stav fakturácie: fakturované alebo nie. Nastavte tento stav pri vytvorení faktúry, nie dodatočne ručne. Pri ďalšej fakturácii vyberte len hodiny bez tohto stavu.
Pozor na hodiny upravené po fakturácii alebo dodatočne zaevidované do už fakturovaného mesiaca. Tie nespadajú do vášho výberu podľa obdobia. Preto filtrujte podľa „ešte nefakturované“, nie len podľa dátumu.
Ak používate účtovný softvér, vytvorte najskôr návrh faktúry a odošlite až po kontrole. Zmazať návrh je jednoduchšie ako vystaviť dobropis.
Ako to funguje s rozpočtom, predplatenými hodinami alebo mesačným paušálom?
Pri hodinovom rozpočte jednoducho evidujete hodiny na projekte a sledujete, koľko ešte zostáva. Klienta upozornite skôr, než sa rozpočet vyčerpá, nie až potom. Hodiny nad rozpočet fakturujte len ak je to dohodnuté.
Pri pevnom mesačnom paušále alebo retaineri fakturujete dohodnutú sumu bez ohľadu na počet hodín. Hodiny si však evidujte ďalej – tak vidíte, či cena stále zodpovedá objemu práce.
Ako to Half5 rieši
V prehľadoch Half5 funkcia „Vytvoriť návrhy faktúr z prehľadu“ pripraví návrhy faktúr naraz. Zahrnuté sú len záznamy s fakturovateľnou činnosťou (alebo bez činnosti), ktoré ešte neboli fakturované. Ak je zapnuté „Schvaľovať hodiny pred fakturáciou“, len schválené hodiny. Cesty a dovolenky sa nikdy nestanú fakturačnými riadkami. Paušálne poplatky za cesty (pevná suma za cestu, za km alebo cestovný čas) sa zobrazia v prehľadoch, ale na faktúru ich pridávate sami. Rozpis exportujete do CSV, Excelu alebo PDF; stĺpec so stavom fakturácie ukazuje, čo už bolo fakturované.
Samotná faktúra vzniká vo vašom účtovnom softvéri a integrácie sa líšia. Moneybird prijíma návrh faktúry, môže ju odoslať e-mailom a synchronizuje kontakty a projekty. WeFact prijíma návrh faktúry, odosiela e-mailom, synchronizuje odberateľov, vie vystaviť dobropisy a označiť faktúry ako uhradené. Exact Online prijíma návrh faktúry a synchronizuje účty; finálnu faktúru vytvoríte a odošlete priamo v Exacte. e-Boekhouden návrh neprijíma: Half5 vytvorí faktúru až pri finálnom potvrdení a odosielate ju sami. Kontakty a účty sa synchronizujú.
Projekty majú rozpočet v hodinách, ukazujú čerpanie a upozornenie pri prekročení. Pevný mesačný paušál alebo predplatený balík nie sú v Half5 typom faktúry; tieto fakturujete vo vašom účtovnom softvéri.
Často kladené otázky
Ako často fakturovať z hodín?
Bežné je mesačne, na začiatku nasledujúceho mesiaca. Pri väčších projektoch môže fakturácia po míľnikoch alebo každé dva týždne zlepšiť cashflow.
Musím na faktúru uviesť každý záznam?
Nie. Na faktúre často stačí jeden riadok na projekt alebo činnosť. Detailné záznamy pošlite ako rozpis.
Čo s hodinami, ktoré som zabudol fakturovať?
Pridajte ich do ďalšej faktúry s jasným popisom obdobia. Preto je filtrovanie podľa „ešte nefakturované“ spoľahlivejšie než len podľa dátumu.
Môžem na tú istú faktúru pridať aj cestovné náklady?
Áno, ak ste sa na tom s klientom dohodli. Uveďte ich na samostatnom riadku, aby klient rozlíšil hodiny a cestovné náklady.
Čo ak klient spochybní záznam?
Opravte faktúru dobropisom alebo opravnou položkou a dohodu si zaznamenajte na ďalšie obdobie. Jasný popis pri každom zázname predchádza väčšine sporov.
