Ποια βήματα μεσολαβούν από τις ώρες ως το τιμολόγιο;
Η τιμολόγηση από ώρες βασίζεται κυρίως σε μια σταθερή σειρά ενεργειών. Αν παραλείψετε κάποιο βήμα, μπορεί να τιμολογήσετε λιγότερο, περισσότερο ή δύο φορές τις ίδιες ώρες.
- Επιλέξτε την περίοδο, συνήθως το ημερολογιακό μήνα, και ζητήστε από όλους να την ολοκληρώσουν.
- Εγκρίνετε τις ώρες ή ελέγξτε τις εσείς. Δείτε έγκριση φύλλων καταγραφής.
- Για κάθε πελάτη, επιλέξτε τις τιμολογήσιμες ώρες της περιόδου που δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμη.
- Μετατρέψτε τις σε προσχέδιο τιμολογίου, ομαδοποιημένες όπως έχετε συμφωνήσει με τον πελάτη.
- Ελέγξτε το προσχέδιο: τιμές, σύνολα, περιγραφές και ανάλυση.
- Στείλτε το τιμολόγιο και βεβαιωθείτε ότι οι ώρες έχουν σημειωθεί ως τιμολογημένες.
Πώς ομαδοποιείτε τις ώρες στο τιμολόγιο και πόση ανάλυση δίνετε;
Δεν υπάρχει απόλυτος κανόνας· εξαρτάται από το τι θέλει να δει ο πελάτης και το επίπεδο εμπιστοσύνης. Ένας τακτικός πελάτης με συνεχή συνεργασία συνήθως προτιμά μία γραμμή ανά έργο. Ένας νέος πελάτης ή κάποιος που πρέπει να δικαιολογήσει τα κόστη εσωτερικά, ζητά περισσότερη ανάλυση.
Ένας πρακτικός συμβιβασμός: στο τιμολόγιο, μία γραμμή ανά έργο ή δραστηριότητα με ώρες και τιμή. Την αναλυτική καταγραφή ανά καταχώρηση την επισυνάπτετε.
| Επίπεδο ανάλυσης | Πότε ταιριάζει |
|---|---|
| Μία γραμμή με το σύνολο | Σταθερός πελάτης, ίδιο είδος εργασίας, υψηλή εμπιστοσύνη |
| Ανά έργο | Πολλά έργα για τον ίδιο πελάτη |
| Ανά δραστηριότητα | Εργασίες με διαφορετικές τιμές, π.χ. συμβουλευτική και υλοποίηση |
| Ανά καταχώρηση | Νέος πελάτης, αναμένεται συζήτηση ή το ζητά ο πελάτης |
Πρέπει να επισυνάπτετε ανάλυση χρόνου;
Δεν είναι πάντα υποχρεωτικό, αλλά προλαμβάνει τις περισσότερες ερωτήσεις. Η ανάλυση δείχνει ημερομηνία, άτομο, περιγραφή και διάρκεια κάθε καταχώρησης. Ο πελάτης βλέπει τι πληρώνει και εσείς δεν χρειάζεται να εξηγείτε.
Προσέξτε λοιπόν τις περιγραφές. Εσωτερικές συντομογραφίες, ονόματα αρχείων ή ‘διάφορα’ δεν ανήκουν σε έγγραφο που διαβάζει ο πελάτης. Τι κάνει μια καλή περιγραφή θα βρείτε στο τιμολογήσιμες ώρες.
Ποιες ώρες δεν τιμολογείτε;
Δεν ανήκουν όλα όσα καταγράφετε στο τιμολόγιο. Φιλτράρετε πριν τιμολογήσετε.
- Μη τιμολογήσιμες ώρες, όπως διοικητικές εργασίες, πωλήσεις και εσωτερικές συναντήσεις.
- Άδειες και ασθένειες. Καταγράφονται για τη μισθοδοσία, όχι για τον πελάτη.
- Μετακινήσεις και χρόνος ταξιδιού, εκτός αν έχετε συμφωνήσει διαφορετικά με τον πελάτη, π.χ. σταθερό ποσό ανά διαδρομή ή ταξίδι με χαμηλότερη τιμή.
- Ώρες που έχουν ήδη τιμολογηθεί, ακόμη κι αν τροποποιήθηκαν αργότερα.
- Ώρες που δεν έχουν εγκριθεί ακόμη, αν δουλεύετε με έγκριση.
Πώς αποφεύγετε τη διπλή τιμολόγηση ωρών;
Δώστε σε κάθε καταχώρηση μια κατάσταση τιμολόγησης: τιμολογημένη ή όχι. Ορίστε την κατάσταση όταν δημιουργείται το τιμολόγιο, όχι αργότερα με το χέρι. Για το επόμενο τιμολόγιο, επιλέξτε μόνο ώρες χωρίς αυτή την κατάσταση.
Προσέξτε ώρες που τροποποιούνται μετά την τιμολόγηση ή καταχωρούνται εκ των υστέρων σε μήνα που έχει ήδη τιμολογηθεί. Αυτές δεν περιλαμβάνονται στην επιλογή περιόδου. Γι’ αυτό φιλτράρετε με ‘δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμη’, όχι μόνο με βάση την ημερομηνία.
Αν χρησιμοποιείτε λογιστικό πρόγραμμα, δημιουργήστε προσχέδια τιμολογίων και στείλτε τα μόνο αφού τα ελέγξετε. Η διαγραφή προσχεδίου είναι πιο εύκολη από την έκδοση πιστωτικού.
Πώς λειτουργεί με προϋπολογισμό, προπληρωμένες ώρες ή μηνιαία αμοιβή;
Με προϋπολογισμό ωρών, απλώς καταγράφετε ώρες στο έργο και παρακολουθείτε τι απομένει. Ενημερώστε τον πελάτη πριν εξαντληθεί ο προϋπολογισμός, όχι μετά. Τιμολογήστε ώρες πέρα από τον προϋπολογισμό μόνο αν το έχετε συμφωνήσει.
Με σταθερή μηνιαία αμοιβή ή retainer τιμολογείτε το συμφωνημένο ποσό ανεξάρτητα από τις ώρες. Συνεχίστε να καταγράφετε ώρες: έτσι βλέπετε αν η τιμή ανταποκρίνεται στο κόστος της εργασίας.
Έτσι λειτουργεί το Half5
Στις αναφορές του Half5, η επιλογή "Δημιουργία προσχεδίων τιμολογίων από αναφορά" ετοιμάζει προσχέδια τιμολογίων μαζικά. Περιλαμβάνονται μόνο καταχωρήσεις με τιμολογήσιμη δραστηριότητα (ή χωρίς δραστηριότητα) που δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμη. Με ενεργοποιημένη την επιλογή "Έγκριση ωρών πριν την τιμολόγηση", μόνο οι εγκεκριμένες ώρες. Μετακινήσεις και άδειες δεν γίνονται ποτέ γραμμές τιμολογίου. Οι χρεώσεις μετακινήσεων ανά πελάτη (σταθερό ποσό ανά διαδρομή, ανά χλμ ή χρόνος ταξιδιού) εμφανίζονται στις αναφορές, αλλά τις προσθέτετε εσείς στο τιμολόγιο. Εξάγετε την ανάλυση σε CSV, Excel ή PDF· η στήλη κατάστασης τιμολόγησης δείχνει τι έχει ήδη τιμολογηθεί.
Το ίδιο το τιμολόγιο εκδίδεται στο λογιστικό σας πρόγραμμα και οι διασυνδέσεις διαφέρουν. Το Moneybird λαμβάνει προσχέδιο τιμολογίου, μπορεί να το στείλει με email και συγχρονίζει επαφές και έργα. Το WeFact λαμβάνει προσχέδιο, στέλνει με email, συγχρονίζει οφειλέτες και μπορεί να δημιουργήσει πιστωτικά και να σημειώσει τιμολόγια ως εξοφλημένα. Το Exact Online λαμβάνει προσχέδιο και συγχρονίζει λογαριασμούς· η τελική έκδοση και αποστολή γίνεται στο Exact. Το e-Boekhouden δεν λαμβάνει προσχέδιο: το τιμολόγιο δημιουργείται εκεί μόνο όταν το οριστικοποιήσετε και το στέλνετε εσείς. Επαφές και λογαριασμοί συγχρονίζονται.
Τα έργα έχουν προϋπολογισμό σε ώρες, με ένδειξη χρήσης και προειδοποίηση όταν ξεπερνιέται. Η σταθερή μηνιαία αμοιβή ή το πακέτο προπληρωμένων ωρών δεν είναι τύπος τιμολογίου στο Half5· τα τιμολογείτε στο λογιστικό σας πρόγραμμα.
Συχνές ερωτήσεις
Κάθε πότε πρέπει να τιμολογείτε από ώρες;
Συνήθως κάθε μήνα, στην αρχή του επόμενου. Σε μεγάλα έργα, η τιμολόγηση ανά ορόσημο ή ανά δύο εβδομάδες βοηθά τη ρευστότητά σας.
Πρέπει να βάζω κάθε καταχώρηση στο τιμολόγιο;
Όχι. Μία γραμμή ανά έργο ή δραστηριότητα στο τιμολόγιο είναι συχνά αρκετή. Στείλτε την αναλυτική καταγραφή ως ανάλυση.
Τι κάνω με ώρες που ξέχασα να τιμολογήσω;
Τιμολογήστε τις σε επόμενο τιμολόγιο, με σαφή περιγραφή της περιόδου. Γι’ αυτό το φιλτράρισμα με ‘δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμη’ είναι πιο ασφαλές από το φιλτράρισμα μόνο με ημερομηνία.
Μπορώ να βάλω έξοδα μετακίνησης στο ίδιο τιμολόγιο;
Ναι, αν το έχετε συμφωνήσει με τον πελάτη. Βάλτε τα σε ξεχωριστή γραμμή ώστε να διακρίνονται οι ώρες από τα έξοδα μετακίνησης.
Τι γίνεται αν ο πελάτης αμφισβητήσει μια καταχώρηση;
Διορθώστε το τιμολόγιο με πιστωτικό ή διορθωτική γραμμή και καταγράψτε τη συμφωνία για το μέλλον. Μια σαφής περιγραφή σε κάθε καταχώρηση προλαμβάνει τις περισσότερες διαφωνίες.
