Kokie žingsniai skiria darbo valandas ir sąskaitą?
Sąskaitų išrašymas pagal darbo laiką – tai aiški seka. Praleidus žingsnį, galite išrašyti per mažai, per daug arba du kartus.
- Pasirinkite laikotarpį, dažniausiai kalendorinį mėnesį, ir paprašykite visų jį užpildyti.
- Patvirtinkite valandas arba peržiūrėkite jas patys. Žr. darbo laiko patvirtinimas.
- Kiekvienam klientui pasirinkite apmokestinamas valandas iš to laikotarpio, kurios dar nebuvo įtrauktos į sąskaitą.
- Paverskite jas sąskaitos juodraščiu, sugrupuotu taip, kaip sutarta su klientu.
- Patikrinkite juodraštį: įkainius, sumas, aprašymus ir išklotinę.
- Išsiųskite sąskaitą ir įsitikinkite, kad valandos pažymėtos kaip išrašytos.
Kaip grupuoti valandas sąskaitoje ir kiek detalių pateikti?
Nėra vienos taisyklės – priklauso nuo kliento poreikių ir pasitikėjimo lygio. Nuolatiniam klientui dažnai pakanka vienos eilutės už projektą. Naujam klientui ar tam, kuris turi pagrįsti išlaidas, reikia daugiau detalių.
Praktiškas kompromisas: pačioje sąskaitoje – po vieną eilutę už projektą ar veiklą su valandų kiekiu ir įkainiu. Detali išklotinė – prisegama atskirai.
| Detalumo lygis | Kada tinka |
|---|---|
| Viena eilutė su suma | Nuolatinis klientas, vienodas darbas, didelis pasitikėjimas |
| Pagal projektą | Keli projektai tam pačiam klientui |
| Pagal veiklą | Darbas skirtingais įkainiais, pvz., konsultacijos ir įgyvendinimas |
| Pagal įrašą | Naujas klientas, tikimasi diskusijų arba klientas to prašo |
Ar reikia pridėti laiko išklotinę?
Ne visada privaloma, bet dažniausiai iš anksto atsako į klausimus. Išklotinėje matyti data, darbuotojas, aprašymas ir kiekvieno įrašo trukmė. Klientas aiškiai mato, už ką moka, o jums nereikia papildomai aiškinti.
Todėl atkreipkite dėmesį į aprašymus. Vidiniai trumpiniai, failų pavadinimai ar „kita“ netinka dokumentui, kurį skaito klientas. Kas yra geras aprašymas, rasite apmokestinamos valandos.
Kurių valandų neįtraukti į sąskaitą?
Ne viskas, kas užregistruota, turi atsidurti sąskaitoje. Prieš išrašydami filtruokite.
- Neapmokestinamos valandos, pvz., administracija, pardavimai, vidiniai susitikimai.
- Atostogos ir nedarbingumas. Šie duomenys reikalingi darbo užmokesčiui, bet ne klientui.
- Kelionės ir kelionės laikas, nebent su klientu sutarta kitaip – pavyzdžiui, fiksuota suma už kelionę arba mažesnis įkainis.
- Jau išrašytos valandos, net jei jos vėliau buvo redaguotos.
- Nepatvirtintos valandos, jei naudojate patvirtinimą.
Kaip išvengti dvigubo valandų išrašymo?
Kiekvienam įrašui suteikite sąskaitos statusą: išrašyta ar ne. Statusą nustatykite kuriant sąskaitą, o ne vėliau rankiniu būdu. Kitai sąskaitai rinkitės tik tuos įrašus, kurie dar neturi šio statuso.
Atkreipkite dėmesį į valandas, kurios redaguotos po sąskaitos išrašymo, arba įrašytos atgaline data į jau išrašytą mėnesį. Tokie įrašai nepatenka į laikotarpio filtrą. Todėl filtruokite pagal „dar neišrašyta“, o ne tik pagal datą.
Jei naudojate buhalterinę programą, kurkite sąskaitų juodraščius ir siųskite tik patikrinę. Juodraštį ištrinti lengviau nei išrašyti kreditinę sąskaitą.
Kaip veikia, jei yra biudžetas, išankstinis apmokėjimas ar mėnesinis mokestis?
Turint valandų biudžetą, tiesiog registruokite valandas projekte ir stebėkite, kiek liko. Klientą informuokite dar prieš biudžetui pasibaigiant, o ne po to. Papildomas valandas išrašykite tik jei tai sutarta.
Turint fiksuotą mėnesinį mokestį ar avansinį mokėjimą, išrašykite sutartą sumą nepriklausomai nuo valandų. Vis tiek registruokite valandas – taip matysite, ar kaina vis dar atitinka darbo apimtį.
Kaip tai daro Half5
Half5 ataskaitose funkcija „Sukurti sąskaitų juodraščius iš ataskaitos“ leidžia vienu metu paruošti juodraščius. Įtraukiami tik tie darbo įrašai su apmokestinama veikla (arba be veiklos), kurie dar neišrašyti. Jei įjungta „Patvirtinti valandas prieš išrašant sąskaitą“, įtraukiamos tik patvirtintos valandos. Kelionės ir atostogos niekada netampa sąskaitos eilutėmis. Kliento kelionės mokesčiai (fiksuota suma už kelionę, už km ar kelionės laiką) matomi ataskaitose, bet į sąskaitą įtraukiami rankiniu būdu. Išklotinę galite eksportuoti į CSV, Excel arba PDF; stulpelyje su sąskaitos statusu matysite, kas jau išrašyta.
Pati sąskaita gyvena jūsų buhalterinėje programoje, o integracijos skiriasi. Moneybird gauna sąskaitos juodraštį, gali siųsti el. paštu ir sinchronizuoja kontaktus bei projektus. WeFact gauna juodraštį, siunčia el. paštu, sinchronizuoja skolininkus, gali kurti kreditines sąskaitas ir žymėti apmokėjimus. Exact Online gauna juodraštį ir sinchronizuoja sąskaitas; galutinai išrašote ir siunčiate Exact sistemoje. e-Boekhouden juodraščio negauna: Half5 sukuria sąskaitą tik galutinai patvirtinus, siunčiate patys. Kontaktai ir sąskaitų planas sinchronizuojami.
Projektuose galite nustatyti valandų biudžetą, matyti sunaudotą biudžetą ir gauti įspėjimą viršijus ribą. Fiksuotas mėnesinis mokestis ar išankstinis paketas nėra atskiras sąskaitos tipas Half5; juos išrašote savo buhalterinėje programoje.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip dažnai išrašyti sąskaitas pagal darbo laiką?
Dažniausiai – kas mėnesį, kito mėnesio pradžioje. Dideliems projektams naudinga išrašyti pagal etapus arba kas dvi savaites – tai padeda pinigų srautui.
Ar būtina įtraukti kiekvieną įrašą į sąskaitą?
Ne. Dažnai pakanka po vieną eilutę už projektą ar veiklą. Detalią išklotinę siųskite atskirai.
Ką daryti su pamirštomis neišrašytomis valandomis?
Įtraukite jas į vėlesnę sąskaitą, aiškiai nurodydami laikotarpį. Todėl filtravimas pagal „dar neišrašyta“ yra patikimesnis nei tik pagal datą.
Ar galima kelionės išlaidas įtraukti į tą pačią sąskaitą?
Taip, jei su klientu taip sutarta. Įtraukite jas atskira eilute, kad klientas matytų skirtumą tarp darbo valandų ir kelionės išlaidų.
Ką daryti, jei klientas ginčija įrašą?
Ištaisykite sąskaitą kreditine sąskaita arba korekcine eilute ir užfiksuokite susitarimą ateičiai. Aiškus kiekvieno įrašo aprašymas padeda išvengti daugumos ginčų.
